Podział zamówienia na części, szczegółowe określenie kryteriów równoważności i niedyskryminacyjne wymagania – rekomendacje urzędu mają zwiększyć konkurencję w przetargach na systemy IT.
Choć wartość zamówień na systemy IT jest bez porównania mniejsza niż na roboty budowlane, to jednocześnie jest to druga branża pod względem liczby odwołań składanych na tym rynku. Pokazuje to skalę problemów i konfliktów, jakie na nim występują. Aż 13 proc. wszystkich odwołań wnoszonych do Krajowej Izby Odwoławczej dotyczy właśnie branży informatycznej (budowlanka to 18 proc. odwołań). Przetargi te są uznawane za najtrudniejsze do przeprowadzenia.
Pomóc w ich przygotowaniu mają rekomendacje przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych, a przyjęte właśnie przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji. Co istotne, przy ich tworzeniu poza przedstawicielami UZP pracowali eksperci z branży: Izby Gospodarki Elektronicznej, Polskiego Towarzystwa Informatycznego, Polskiego Związku Ośrodków Przetwarzania Danych, Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji oraz Związku Importerów i Producentów Sprzętu Elektrycznego i Elektronicznego ZIPSEE Cyfrowa Polska. Choć więc są adresowane do zamawiających, to przygotowywali je również reprezentanci wykonawców.
- Opracowane przy udziale ekspertów branży IT rekomendacje mają za zadanie ułatwić zamawiającym formułowanie zapisów dokumentacji postępowania, tak aby pomóc w osiągnięciu pożądanego celu. Dają odpowiedź na to, jak połączyć spełnienie wymagań legislacyjnych z jednoczesnym zaspokojeniem potrzeb zamawiających. Pokazują pozytywne przykłady, jak również dają pod rozwagę kolejne kroki, z których zamawiający mogą skorzystać. Dokument poza wymiarem praktycznym ma również legitymację interesariuszy rynku z uwagi na tryb przygotowywania oraz ze względu na szerokie konsultacje, którym został poddany - mówi Hubert Nowak, prezes UZP.
Dostęp do rynku
W rekomendacjach nie znajdzie się podpowiedzi, jakie rozwiązania techniczne są najlepsze, czy wybrać model w chmurze czy własne serwery, gotowe oprogramowanie czy też systemy szyte na miarę. Na te pytania musi sobie odpowiedzieć sam zamawiający. Dokument jest raczej zbiorem wytycznych, na co zwrócić uwagę, przygotowując opis przedmiotu zamówienia.
Dużą rolę przykłada się w nim do potrzeby zapewnienia jak największej konkurencyjności na tym rynku. Stąd m.in. sporo miejsca poświecono w nich podziałowi zamówienia na części, wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Umożliwia to start w przetargach mniejszym wykonawcom i zapobiega ugruntowywaniu się monopolu kilku największych graczy. W postępowaniach powyżej progów unijnych zamawiający ma obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań, w ramach której musi także ocenić możliwość podziału zamówienia na części. We wszystkich przetargach musi sporządzić uzasadnienie ze wskazaniem powodów, dla których nie podzielił zamówienia. Co więcej, powinny wskazywać one konkretne okoliczności, a nie poprzestawać na ogólnikach. Jednocześnie jednak w rekomendacjach wprost przyznano, że nie zawsze podział zamówienia jest możliwy. Jako przykłady takich zamówień wskazano zakup standardowego oprogramowania ze wsparciem producenta czy dostawę systemów dedykowanych wraz z wdrożeniem i utrzymaniem.
Rozwiązania równoważne
Kluczowy dla konkurencyjności jest jednak opis przedmiotu zamówienia. Powinien być sporządzony w sposób jednoznaczny i możliwie szczegółowy, a przede wszystkim taki, który nie będzie prowadził do uprzywilejowania wybranych firm.
„Zamawiający powinien zwrócić szczególną uwagę na wymagania odwołujące się do technologii i protokołów komunikacji, które mają tzw. charakter własnościowy, a zatem ich dokumentacja nie jest powszechnie dostępna, a możliwość ich implementacji zależy od nawiązania współpracy z producentem. Zamawiający nie powinien konstruować wymagań w taki sposób, że o możliwości złożenia oferty będzie w praktyce decydowała wola podmiotu trzeciego, w szczególności zainteresowanego określonym wynikiem postępowania” - podkreślono w rekomendacjach.
Przepisy co do zasady zabraniają wskazywania znaków towarowych, patentów czy parametrów konkretnych produktów czy usług. Czasem jednak jest to konieczne. Zawsze wtedy zamawiający musi dopuścić możliwość zaproponowania rozwiązań równoważnych. Sporo miejsca w rekomendacjach poświęcono kryteriom tej równoważności. W przeszłości były one bowiem przez niektórych zamawiających uznawane za rozwiązania tożsame, co w praktyce wykluczało konkurencję. Kryteria muszą zostać opisane tak, by wszystkie strony miały pewność, jakie rozwiązanie zostanie uznane za równoważne. Jednym ze sposobów proponowanych przez UZP jest wskazanie efektu funkcjonalego, który musi zostać osiągnięty (np. zdolność współpracy z posiadaną infrastrukturą informatyczną).
Znakiem czasu jest dodanie do rekomendacji osobnej sekcji dotyczącej cyberbezpieczeństwa.
„Z uwagi na zwiększające się cyberzagrożenia, które mogą skutkować naruszeniem poufności i integralności systemów informatycznych, a także zakłóceniem ciągłego funkcjonowania systemu, opis przedmiotu na zamówienie (...) powinien zawierać odpowiednie wymagania w zakresie cyberbezpieczeństwa, uwzględniające m.in. rodzaj systemu, kategorię i istotność danych przechowywanych lub przetwarzanych z jego wykorzystaniem, czy poziom ryzyka związanego z ewentualnym przełamaniem zabezpieczeń” - napisano w dokumencie.
