Ale choć wydawałoby się, że niewielka jest różnica pomiędzy zebraniem online a zebraniem w tradycyjnej formie – to w praktyce pojawia się wiele problematycznych kwestii i wątpliwości natury prawnej. Nietrudno jest popełnić błąd, który skutkować może zakwestionowaniem prawidłowości przebiegu zebrania i w konsekwencji unieważnieniem uchwał. Jako że przedsiębiorcy mają wiele pytań, przedstawiamy dziś, jak prawidłowo należy zorganizować zebranie online w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak powinno ono przebiegać. Wyjaśniamy przy tym najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Co do zasady można internetowo, ale…

Część przedsiębiorców zastanawia się, czy w ich konkretnej sytuacji, biorąc pod uwagę treść umowy spółki, możliwe jest zwołanie zgromadzenia wspólników online, czyli – jak to określa ustawa z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1526; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: k.s.h.) – „przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”, czy też muszą organizować je tradycyjnie – a więc z fizyczną obecnością udziałowców. Odpowiedź na to pytanie jest prosta, ale jednocześnie wcale nie tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.
Od 31 marca 2020 r. stało się regułą, że każda spółka z o.o. może umożliwić udział w zgromadzeniu wspólników również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa spółki wyraźnie wyklucza taki sposób procedowania.
– Przed powyższą datą było dokładnie odwrotnie: to umowa spółki musiała umożliwiać tzw. zdalne zgromadzenie. Obecnie co do zasady to od osoby zwołującej zgromadzenie wspólników zależy, czy obrady odbędą się częściowo wirtualnie – wyjaśnia Karol Maciej Szymański, prawnik, wiceprezes zarządu RKKW – Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy.
„Częściowo wirtualnie”, gdyż określenie zgromadzenie online jest de facto pewnym uproszczeniem. Jak bowiem wyjaśnia Szymański, tak naprawdę chodzi o zgromadzenie hybrydowe, czyli częściowo stacjonarne, a częściowo zdalne.
– Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest prawem, nie zaś obowiązkiem wspólników. Oznacza to, że mimo stworzenia takiej możliwości przy zwoływaniu zgromadzenia współwłaściciele samodzielnie i swobodnie decydują o tym, czy zamierzają pojawić się fizycznie w miejscu obrad i w ten sposób realizować uprawnienia korporacyjne, czy też preferują „zdalną” formułę uczestnictwa – podkreśla prawnik. Inaczej mówiąc: spółka musi dać możliwość wspólnikowi – o ile sobie zażyczy – udziału fizycznego w zebraniu w miejscu jego organizacji.

Przygotowania do zebrania

Zanim dojdzie do zgromadzenia, spółka powinna odpowiednio je przygotować. Trzeba zadbać m.in. o wybór miejsca obrad, zorganizowanie odpowiednich środków komunikacji, przygotowanie porządku obrad, rozesłanie w odpowiednim czasie zaproszeń, przygotowanie listy obecności.
Co do zasady zgodnie z art. 231 par. 1 k.s.h. zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Przy czym w 2021 r., podobnie jak w 2020 r., z uwagi na czas pandemii terminy te są dla większości spółek kapitałowych, w tym sp. z o.o., wydłużone. [ramka 1]
Ramka 1

W tym roku czas do 30 września

W związku z epidemią w tym roku, podobnie jak w ubiegłym, spółki z o.o. mają więcej czasu na sporządzenie sprawozdań finansowych, a co za tym idzie – również na zatwierdzenie ich przez zwyczajne zgromadzenia wspólników. Pozwoliła na to specustawa o COVID-19, a dłuższe terminy określono w znowelizowanym od 30 marca 2021 r. rozporządzeniu ministra finansów z 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r. poz. 570; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 572). Wydłużenie terminów przygotowania sprawozdań o trzy miesiące odnosi się m.in. do spółek handlowych z wyjątkiem jednostek objętych nadzorem nad rynkiem finansowym (par. 3a ust. 1 oraz par. 10a rozporządzenia). Regulacje te oznaczają w przypadku spółki z o.o., że ma ona również dodatkowe trzy miesiące na podjęcie uchwał objętych przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. A zatem w przypadku spółek z o.o., których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, zwołanie zgromadzenia wspólników i zatwierdzenie uchwał powinno nastąpić do 30 września 2021 r. (czyli podobnie jak to było w 2020 r.). ©℗
Oprac. JP
Na zwyczajnym walnym zgromadzeniu wspólnicy powinni rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe, powziąć uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielić członkom organów spółki absolutorium (lub odmówić jego udzielenia). Oczywiście podczas zgromadzenia można zająć się także innymi sprawami.
Ponadto k.s.h. wskazuje, że są też nadzwyczajne zgromadzenia wspólników. Zwołuje się je przede wszystkim wtedy, gdy wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego tego zażądają.
Obrady w sieci też powinny mieć swoje miejsce w realu
O wyborze formy zgromadzenia – tzn. czy będzie tylko fizyczne, czy także online – decyduje zwołujący zgromadzenie, czyli co do zasady zarząd spółki. I tu ważna kwestia: nie można zwołać zgromadzenia wspólników w miejscu określonym jako „Internet”. A to dlatego, że zgodnie z art. 234 k.s.h. zgromadzenie wspólników odbywa się w miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (domyślnie w siedzibie spółki, ale umowa spółki bądź zgoda wszystkich wspólników mogą określić inne miejsce). Pojęcie „miejsca” jest rozumiane jako wycinka przestrzeni w sensie geograficznym, czyli lokalizacja istniejąca fizycznie.
– W konsekwencji każde zgromadzenie wspólników musi mieć swoje miejsce odbywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nawet gdy wszyscy uprawnieni zdecydują się uczestniczyć w nim wirtualnie, leżąc na którejś z karaibskich plaż lub zdobywając kolejny górski szczyt – wyjaśnia Karol Maciej Szymański. Co istotne, wymóg „miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej” dotyczy spółki i samego zgromadzenia, a nie wspólników. Ci mogą łączyć się z najodleglejszych zakątków świata.
Przykład 1
Wspólnik musi mieć możliwość uczestnictwa realnego
Spółka X postanowiła zorganizować zgromadzenie wspólników online. Jeden ze wspólników, Krzysztof Nowak, stwierdził jednak, że „nie zna się na komputerach i smartfonach” i wolałby osobiście przyjść na miejsce obrad.
Nowak ma do tego prawo, a spółka musi mu umożliwić fizyczną obecność w miejscu zgromadzenia – czyli domyślnie: w siedzibie spółki.
Czy można uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników w sposób mieszany, tzn. częściowo fizycznie, a częściowo zdalnie?
Tak, nic nie stoi ku temu na przeszkodzie. – Można brać udział w zgromadzeniu częściowo w sposób „stacjonarny”, a częściowo za pośrednictwem środków online – potwierdza mec. Marcin Barłog, radca prawny w kancelarii Filipiak Babicz. Jest to coraz popularniejsze rozwiązanie, gdyż bywa tak, że wspólnicy wolą pojawić się osobiście w miejscu odbywania zgromadzenia, ale jednocześnie mają ograniczony czas na swoją fizyczną obecność, bo np. o określonej porze muszą być w innym miejscu. Standardem stało się już, że ktoś na początku lub końcu zgromadzenia jest na nim fizycznie, a przez resztę czasu – łączy się z samochodu bądź kawiarni.
Czy wspólnicy mogą wykluczyć zdalne obradowanie w niektórych kwestiach, dopuszczając jednocześnie tę możliwość w innych sprawach?
Tak, to możliwe. Musi to być jednak klarownie wskazane w umowie spółki.
– Wspólnicy mogą zdecydować w tym dokumencie korporacyjnym, że albo wykluczają w ogóle „zdalną” formę udziału w zgromadzeniach, albo zastrzegają, iż nie będzie to dopuszczalne w przypadku decydowania o konkretnych zagadnieniach – wyjaśnia Karol Maciej Szymański. W umowie spółki można więc np. wskazać, że „uchwały w sprawie odwołania członków rady nadzorczej nie mogą zostać powzięte podczas zgromadzenia wspólników przewidującego możliwość udziału z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej”.
Czy spółka może ograniczyć możliwość zdalnego udziału wspólnika w zgromadzeniu do jego wypowiedzi pisemnych, a nie ustnych?
Tak, to możliwe, o ile regulamin będzie przewidywał wykorzystaniem narzędzi umożliwiających komunikację pisemną, a nie ustną. Jednocześnie jednak spółka bezwzględnie musi umożliwić każdemu wspólnikowi stawienie się w miejscu odbywania się zgromadzenia, gdzie ten wspólnik będzie mógł się wypowiedzieć, a nie tylko przedstawić swoje stanowisko na piśmie.
Jeden ze wspólników nie zgadza się, aby inni uczestniczyli w zgromadzeniu zdalnie. Czy w związku z tym wszyscy muszą stawić się fizycznie w miejscu zgromadzenia?
Nie. – Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w trybie online jest dopuszczalne, o ile umowa spółki tego nie zakazuje. O przeprowadzeniu zgromadzenia w tym trybie postanawia organ zwołujący to zgromadzenie, czyli zarząd, rada nadzorcza albo komisja rewizyjna lub inne osoby wskazane w umowie, np. wspólnicy – wyjaśnia Krzysztof Borkowski, prawnik w kancelarii Affre i Wspólnicy.
Jeśli więc tylko z umowy spółki nie wynika ogólny zakaz organizowania zgromadzeń wspólników online bądź umowa spółki nie uzależnia tej możliwości od zgody wszystkim wspólników – brak zgody jednej z osób nie oznacza, że wszyscy muszą dostosować się do jej woli.

Zwołanie zgromadzenia

Za zwołanie zgromadzenia odpowiada zarząd. Robi to za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Trzeba je wysłać do uczestników co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. To ważne, bo zwołanie go z naruszeniem wskazanego terminu może być potem podstawą do zaskarżenia podjętych uchwał.
Skoro zebranie jest organizowane online, to zwykle pojawia się pytanie: czy zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod warunkiem, że uprzednio wyraził on na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. A zatem jeśli zarząd spółki chce w ten sposób zwoływać zgromadzenia, to powinien zadbać, aby uprzednio zebrać zgody od wszystkich zainteresowanych na taki sposób komunikacji i informowania o walnych zgromadzeniach akcjonariuszy. [przykład 2]
Przykład 2

Potrzebna uprzednia zgoda na wysłanie zaproszenia online

Zarząd spółki X wysłał zaproszenie na zgromadzenie wspólników Janowi Kowalskiemu e-mailem, gdyż członkowie zarządu znali adres poczty elektronicznej Kowalskiego. Ten jednak na zgromadzeniu się nie stawił i podniósł argument, że nie został prawidłowo powiadomiony. Kowalski ma rację, jeśli nie wyraził zgody na informowanie go o planowanych zgromadzeniach wspólników drogą e-mailową.
Jak szczegółowy musi być porządek obrad zgromadzenia wspólników, który dostarcza się wspólnikom w zawiadomieniu?
Odpowiedzi na to pytanie często udzielają sądy, które rozstrzygają spory pomiędzy wspólnikami a spółkami. Przyjmuje się, że oznaczenie porządku obrad zgromadzenia wspólników spółki z o.o. musi być na tyle dokładne, żeby było jasne, co będzie rzeczywistym przedmiotem obrad, żeby to umożliwiało realne przygotowanie się do dyskusji i do podjęcia ewentualnych uchwał. Dopuszcza się wprawdzie zwięzłe sformułowanie porządku obrad i nie wymaga wskazywania brzmienia planowanych uchwał, nie można jednak czynić tego ogólnikowo oraz tak niedokładnie, że będzie to wprowadzać wspólników w błąd, a zwłaszcza uniemożliwiać lub ograniczać im rzeczywistą realizację uprawnień ustawowych lub umownych. Poziom szczegółowości zawiadomienia uzależniony jest nie tylko od przedmiotu obrad, lecz także od stopnia orientacji wspólników w sprawach spółki, których zgromadzenie ma dotyczyć. Istotne jest, aby sposób ujęcia porządku obrad w zawiadomieniu umożliwiał wspólnikowi zorientowanie się, czego konkretnie obrady będą dotyczyły, i podjęcie z należytym rozeznaniem decyzji o potrzebie uczestnictwa w zgromadzeniu oraz merytoryczne przygotowanie do niego.Do takich wniosków doszedł m.in. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 17 lipca 2019 r. (sygn. akt I AGa 38/19).

Konieczny regulamin

Artykuł 2341 par. 3 k.s.h. stanowi, że rada nadzorcza, a jeśli jej w spółce nie ma – wspólnicy, [ramka 2] określa w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Ramka 2

Rada nadzorcza w spółce z o.o.

Powołanie rady nadzorczej w spółce z o.o. nie jest obowiązkowe. Jest natomiast możliwe – wówczas ustanowienie takiego organu odbywa się poprzez przyjęcie odpowiedniej regulacji w umowie spółki.
Rada nadzorcza powinna składać się z co najmniej trzech członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Jednocześnie jednak umowa spółki może przewidywać inne zasady powoływania i odwoływania osób zasiadających w tym organie. Członków rady nadzorczej co do zasady powołuje się na rok. Wspólnicy w ramach uchwały mogą w każdym czasie odwołać powołaną wcześniej osobę. ©℗
– Regulamin powinien określać m.in. system lub program, przy użyciu którego przeprowadzane będzie zgromadzenie, zasady udziału w zdalnym zgromadzeniu, czyli na przykład zasady rejestracji i weryfikacji tożsamości uczestników (wspólników) zgromadzenia, sposobu zabierania głosu przez uczestników i głosowania nad uchwałami oraz przeprowadzania głosowań w trybie tajnym – wylicza mecenas Krzysztof Borkowski. I dodaje, że generalnie im szerzej będą uregulowane wszelkie zasady dotyczące zgromadzenia online, tym lepiej. Pozwoli to bowiem ograniczyć ryzyko uchybień i niejasności, które mogłyby skutkować zaskarżeniem uchwały w trybie powództwa o jej uchylenie. Przyjęcie takiego regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Regulamin przeprowadzania zgromadzenia wspólników online powinien zostać przyjęty przed jego zwołaniem, gdyż postanowienia regulaminu mają znaczenie już etapie wysyłania zawiadomienia. Postanowienia regulaminu muszą bowiem mieć przełożenie na brzmienie zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Jak wyjaśnia Krzysztof Borkowski, w zawiadomieniu należy umieścić informacje o sposobie uczestnictwa w zgromadzeniu online, formie wypowiadania się przez uczestników w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wnoszenia sprzeciwu od podjętej uchwały.
– Jeżeli zgromadzenie wspólników jest organizowane przez jeden z powszechnie dostępnych komunikatorów, takich jak np. Microsoft Teams, Zoom albo Skype, wystarczające będzie wysłanie linku, za pośrednictwem którego uczestnik będzie mógł się połączyć na wcześniej zaplanowanym spotkaniu – tłumaczy mec. Krzysztof Borkowski.
Jakie ostatecznie elementy powinien zawierać zatem regulamin określający zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej? Należy w nim określić przede wszystkim następujące kwestie:
1. Sposób połączenia się przez wspólników, w tym określenie narzędzia teleinformatycznego (programu komputerowego), które jest wykorzystywane do połączenia.
2. Sposób oddawania głosów ze wskazaniem, w jaki sposób należy głosować.
3. Metody zapewnienia tajności głosowania.
4. Sposób wypowiadania się przez zainteresowanych wspólników, ze wskazaniem wymogów technicznych (np. posiadanie mikrofonu) oraz porządkowych.
5. Metody zapewnienia bezpieczeństwa połączenia, w tym kwestia ewentualnej ochrony informacji oraz sposób uwierzytelnienia się przez wspólnika (potwierdzenia, że udział w zgromadzeniu bierze uprawniona osoba).
Ramka 3

Możliwy scenariusz zgromadzenia

Zwyczajne zgromadzenie wspólników sp. z o.o. może mieć następujący przebieg:
1. Otwarcie zebrania.
2. Wybór przewodniczącego i protokolanta, ewentualnie komisji skrutacyjnej.
3. Stwierdzenie zdolności zgromadzenia do powzięcia uchwał.
4. Przyjęcie porządku obrad.
5. Dyskusja i głosowania nad poszczególnymi uchwałami. W przypadku dorocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników będą to m.in. uchwały w sprawie:
‒ zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za 2020 r.,
‒ zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki za 2020 r.,
‒ udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków w 2020 r.,
‒ podziału zysku (pokrycia straty) za 2020 r. po rozpatrzenia wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku spółki (lub odpowiednio: pokrycia straty).
6. Wolne wnioski.
7. Zamknięcie zebrania.
Uwaga! Powyższy przebieg jest przykładowy. Może być uzupełniony o inne punkty. ©℗
Oprac. JP

Sposób komunikacji

W art. 2341 par. 2 k.s.h. określa, że udział w zgromadzeniu wspólników online obejmuje w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Kluczowe jest wyjaśnienie, jak należy rozumieć pierwszy z punktów, to znaczy, jak zapewnić „dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym”.
– Ustawodawca ukształtował przepisy dotyczące „zdalnych” zgromadzeń w sposób neutralny technologicznie, co oznacza, że nie narzuca żadnych konkretnych rozwiązań czy systemów, których zastosowanie miałoby być konieczne, aby skutecznie i prawidłowo przeprowadzić zgromadzenie wspólników w omawianej formule. To regulamin stanowi przestrzeń, gdzie tego typu zagadnienia mogą zostać jednoznacznie rozstrzygnięte – mówi dr Radosław L. Kwaśnicki, senior partner i prezes zarządu RKKW – Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy, który brał udział w przygotowaniu nowelizacji k.s.h. z marca 2020 r.
Najpopularniejsze rozwiązanie technologiczne to wykorzystanie aplikacji do przeprowadzania wideokonferencji. – Taki wybór zapewnia kilka dodatkowych korzyści. Najważniejszą z nich jest łatwość identyfikacji poszczególnych uczestników wydarzenia, co daje większą pewność, że prawa korporacyjne wykonywane są w sposób „zdalny” wyłącznie przez osoby do tego uprawnione. Dość często zdarza się w ostatnim czasie, że zwyczajne zgromadzenia wspólników odbywają się z wykorzystaniem platformy Zoom czy Skype, uczestnicy tych wydarzeń komunikują się zaś z pozostałymi, mając za plecami rozciągające się widoki piaszczystych plaż – przyznaje Radosław L. Kwaśnicki.
Ustawodawca nie wprowadził wymogu, aby uczestnicy zgromadzenia wspólników widzieli się i słyszeli. Istotą jest to, by mogli się komunikować w czasie rzeczywistym. Możliwe więc jest wykorzystanie nawet grupowego komunikatora tekstowego. Teoretycznie można sobie wyobrazić przeprowadzenie zgromadzenia akcjonariuszy w spółce z o.o. za pośrednictwem (zapomnianego już powszechnie) Gadu-Gadu. Radosław L. Kwaśnicki dodaje, że w takim wypadku zapis konwersacji można żywcem przenieść do protokołu sporządzanego z obrad organu spółki.
Oczywiście na rynku nie brakuje też komercyjnych rozwiązań, przeznaczonych specjalnie do odbywania zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy w spółkach akcyjnych. Te systemy jednak, z uwagi na koszt zakupu i utrzymania, częściej są wykorzystywane w dużych spółkach, znacznie rzadziej zaś w niewielkich spółkach z o.o.
Czy wykorzystywane do obradowania online oprogramowanie musi spełniać jakieś wymogi, np. w zakresie szyfrowania treści?
Ustawodawca żadnych wymogów tego typu nie stawia. Mogą one zostać określone w regulaminie, ewentualnie – jeśli kwestia ochrony informacji byłaby kluczowa dla podmiotu gospodarczego – w umowie spółki.
Istotą powinno natomiast być, by każdy ze wspólników mógł w możliwie najprostszy sposób uczestniczyć zdalnie w posiedzeniu organu. Nie należy więc uzależniać możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu od posiadania bardzo specjalistycznego i drogiego oprogramowania (poza nadzwyczajnymi przypadkami, np. w sektorze obronności).
Przykład 3

Czat też może być wykorzystany do komunikacji

Wspólnicy spółki X dysponują służbowymi komputerami, ale bez wbudowanych kamer. Postanowiono więc przeprowadzić zgromadzenie wspólników za pośrednictwem grupowego czatu, na którym umieszczane są informacje o porządku obrad i poszczególnych punktach. Każdy z uczestników może wypowiedzieć się, pisząc na czacie to, co chce przekazać, i wysłać do pozostałych uczestników spotkania. Taka formuła obradowania jest wystarczająca w świetle ustawy, w efekcie czego przyjęte uchwały będzie można uznać za ważne.

Przebieg obrad

Dla każdego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. problematycznym momentem może być otwarcie jego obrad. Inaczej niż w spółce akcyjnej, kodeks spółek handlowych nie reguluje tej kwestii. Kluczową rolę odgrywa więc umowa spółki lub przyjęte w niej zwyczaje.
Zgromadzenie wspólników prowadzi przewodniczący zgromadzenia. Kodeks spółek handlowych nie określa żadnych wymogów, jakie musi spełniać osoba wskazana do pełnienia tej roli. Możliwe zatem jest, by zgromadzeniu przewodniczyła osoba, której nie wiąże żadna umowa ze spółką ani nie jest wspólnikiem tejże spółki. Można tę rolę powierzyć np. wynajętemu prawnikowi bądź osobie, która ma doświadczenie w prowadzeniu zgromadzeń.
Przewodniczącego zgromadzenia wybiera się dopiero na samym zgromadzeniu, a nie na etapie zwoływania zgromadzenia. To o tyle istotne, że ktoś musi otworzyć zgromadzenie i przeprowadzić wybór przewodniczącego. Zazwyczaj jest to wspólnik posiadający najwięcej udziałów lub prezes bądź członek zarządu spółki.
Co jednak istotne, umowa spółki może określać kryteria, według których następuje wybór osoby pełniącej funkcję przewodniczącego zgromadzenia. Może np. zawęzić grono potencjalnych przewodniczących jedynie do wspólników.
W przypadku zgromadzeń online rola przewodniczącego może być trudna. Zdarza się bowiem, że uczestnicy spotkania mają kłopoty techniczne wynikające z niestabilnego połączenia internetowego. Może być więc tak, że ktoś wskutek awarii połączenia zostałby pozbawiony możliwości głosowania bądź przedstawienia swoich racji.

Prowadzenie zebrania

Ustawodawca nie określił, jakie obowiązki ma przewodniczący zgromadzenia wspólników. Mogą być one określone w umowie spółki, mogą wynikać z regulaminu, który uchwalą wspólnicy, a bywają też dorozumiane.
Przyjmuje się, że podstawowym zadaniem przewodniczącego jest sprawne przeprowadzenie wspólników przez zgromadzenie. Powinien więc przede wszystkim sprawdzić kworum (o ile jest wymagany odpowiedni udział wspólników [ramka 4]), przedstawiać poszczególne punkty porządku obrad, udzielać głosu, poddawać uchwały pod głosowanie, wskazując jednocześnie, czy głosowanie jest jawne, czy tajne, a także podawać wyniki głosowania.
Ramka 4

Wymogi kworum

Ogólna zasada jest taka, że zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej.
W najważniejszych dla spółek z o.o. kwestiach wymagana jest jednak określona reprezentacja wspólników na zgromadzeniu. I tak np.:
• przy podejmowaniu uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, o dalszym istnieniu spółki w trakcie postępowania likwidacyjnego – konieczna jest obecność wspólników reprezentujących ogół kapitału zakładowego;
• podczas głosowania nad przekształceniem spółki w spółkę osobową – musi być reprezentowane dwie trzecie kapitału;
• przy przekształceniach w inną spółkę czy przy głosowaniu o podziale spółki – jest niezbędna połowa kapitału. ©℗
Ważne Po przeliczeniu głosów nad każdą uchwałą przewodniczący powinien ogłosić, czy uchwała została podjęta, czy nie.
W dobie pandemii koronawirusa kłopotliwe może być pilnowanie przestrzegania wymogów sanitarnych przez uczestników obrad, którzy zdecydują się wziąć w nim udział fizycznie.
Zadaniem przewodniczącego jest dopilnować, aby przestrzegane były wszelkie wymogi prawne. Do posiedzeń zgromadzenia stosuje się identyczne przepisy jak do innych wydarzeń w zamkniętej przestrzeni (chyba że zgromadzenie zostanie zwołane na świeżym powietrzu, co formalnie jest możliwe), w których biorą udział grupy osób. Przewodniczący powinien więc czuwać np. nad tym, by uczestnicy – zgodnie a aktualnym stanem prawnym – mieli założone maseczki zasłaniające usta i nos.
Niedostosowanie się do poleceń sanitarnych może skutkować wyproszeniem wspólnika z miejsca obrad. Natomiast nadal będzie on mógł brać udział w zgromadzeniu w sposób zdalny.
Kto stwierdza prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników oraz zdolność do podejmowania przez nie uchwał?
Koncepcje są dwie. Jedna zakłada, że robi to osoba otwierająca obrady. Druga, że przewodniczący zgromadzenia. Dominująca jest obecnie ta druga koncepcja. Między innymi dlatego, że przewodniczący powinien zbadać również, czy samo zgromadzenie zostało prawidłowo zwołane. Jako że zazwyczaj zwołuje je ten, kto też otwiera obrady, osoba ta byłaby nieobiektywna przy ocenie prawidłowości swojego działania.

Podejmowanie uchwał

Ogólną zasadą jest, że uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że przepisy k.s.h. lub umowa spółki stanowią inaczej. Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają np. większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymogi co do większości.
Co istotne, uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. W efekcie bez zgody wspólnika, którego dotyczą zmiany polegające na spowodowaniu jego gorszego położenia, uchwały takiej ważnie nie można podjąć. W orzecznictwie przyjmuje się jednak, że zasada ta nie ma zastosowania do uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki, określającej przesłanki i tryb przymusowego umorzenia udziałów. Tak więc do podjęcia uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki, określającej przesłanki i tryb przymusowego umorzenia udziałów wystarcza większość dwóch trzecich głosów (tak np. Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 23 sierpnia 2013 r., sygn. akt I ACa 348/13).
Co powinien zrobić przewodniczący w sytuacji, gdy ktoś wskutek awarii połączenia zostałby pozbawiony możliwości głosowania? Czy może prowadzić obrady dalej, czy powinien wstrzymać się i czekać, aż uda się wszystkim wspólnikom bez trudu brać udział w spotkaniu?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Nie reguluje bowiem tego w żaden sposób ustawodawca, a prawnicy podkreślają, że każda sytuacja może być inna.
Przewodniczący musi więc kierować się zwykłym zdrowym rozsądkiem. Jeśli więc istnieje szansa na usunięcie usterki w ciągu kilkunastu minut, to wskazane jest, by zaczekać na wszystkich wspólników. Jeżeli jednak np. jedna z osób, reprezentująca co najwyżej kilkanaście procent głosów w spółce, ma ciągły kłopot wynikający z kiepskiego połączenia w lokalizacji, w której podczas zgromadzenia się znajduje, to można obradować dalej. W przypadku zgromadzeń online stosować należy zasady analogiczne do tych, które stosuje się przy obradach tradycyjnych. Tytułem analogii: jeśli osoba przybywająca na walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej zapomni dokumentu niezbędnego do wzięcia udziału w głosowaniu, przewodniczący ocenia, czy w rozsądnym czasie może ona uzupełnić braki (czyli po prostu pojechać po dokument). W wypadku zgromadzeń online też kluczowym kryterium powinien być czas.

Tajność głosowania

Ogólną zasadą jest, że głosowanie na zgromadzeniu wspólników jest jawne. Od tej reguły przewidziane są jednak wyjątki. Tajność zarządza się:
  • przy wyborach oraz w głosowaniu nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów,
  • w głosowaniu o pociągnięcie członków organów spółki lub likwidatorów do odpowiedzialności,
  • w głosowaniu w sprawach osobowych,
  • na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przez wiele lat nie było wiadomo, jak rozumieć pojęcie „spraw osobowych”. Wyjaśnił to 22 kwietnia 2016 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt II CSK 441/15). Stwierdził on, że pojęcie „spraw osobowych” w kontekście art. 247 par. 2 k.s.h. obejmuje wszystkie sprawy, które dotyczą osób, a jednocześnie nie stanowią wymienionych wprost w tym przepisie głosowań wyborczych, głosowań nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, jak też o pociągnięcie ich do odpowiedzialności. Sprawami osobowymi są więc sprawy osób związanych z organizacją i działalnością spółki, mających wpływ na jej funkcjonowanie. Przy czym przedmiot konkretnej sprawy nie jest istotny. Decyduje to, czy odnosi się ona do członków organów spółki, likwidatorów, wspólników. Przykładami są np. sprawy wyboru przewodniczącego zgromadzenia wspólników, sekretarza tego zgromadzenia, ustalenie wysokości wynagrodzenia członka zarządu, przyznanie wspólnikom praw osobistych, a także zagadnienia dotyczące generalnie wszystkich osób sprawujących określoną funkcję w spółce, niekoniecznie oznaczonych imiennie. O osobowym charakterze sprawy decyduje więc związek funkcjonalny pomiędzy przedmiotem uchwały a interesami osób mających wpływ na działanie tej spółki lub funkcjonowanie spółki i jej organów. Tajność głosowania w tym wypadku gwarantować ma możliwość swobodnego wyrażenia poglądu w poddanej pod głosowanie sprawie, bez narażania się na ewentualne szykany ze strony osób zainteresowanych wynikiem głosowania. W doktrynie prawa handlowego przyjmuje się, że głosowanie tajne to takie, gdy żadna z głosujących osób ani przewodniczący zgromadzenia nie wie ani nie dowie się, jak głosowali inni. W przypadku zgromadzeń przeprowadzanych zdalnie zachowanie tajności głosowania jest bardzo poważnym wyzwaniem.
Urzędnicy, którzy pracowali nad nowelizacją k.s.h. z marca 2020 r., zakładali, że wymóg tajności uda się zachować dzięki wsparciu notariuszy. W „Rekomendacji dobrych praktyk notarialnych” stwierdzono jednak, że „w obecnym stanie prawnym trudno jest uznać za dopuszczalne, że np. notariusz mógłby być gwarantem zapewnienia tajności głosowania poprzez fakt, że posiadając informacje o sposobie głosowania określonej osoby, nie mógłby ich ujawnić ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w art. 18 par. 1 Prawa o notariacie”.
Potrzebne więc jest inne rozwiązanie. Prawnicy podpowiadają kilka.
Rozwiązanie nr 1. Zdaniem Radosława L. Kwaśnickiego spółka może powierzyć procedurę liczenia głosów swemu pracownikowi lub – i tak byłoby najlepiej – osobie trzeciej, np. wykonującej zawód zaufania publicznego (tzw. odbiorca głosów). Odbiorca głosów powinien zostać zobowiązany w odrębnym porozumieniu do zachowania poufności oraz przestrzegania obranej procedury.
– W trakcie posiedzenia przewodniczący powierza tej osobie liczenie głosów, które są jednak szyfrowane przez przewodniczącego. Jak on to robi? Na przykład uchwałę nr 1 oznacza jako &, nr 2 jako €, nr 3 jako $, nr 4 jako @ itd. Potem każdorazowo szyfruje głosy – np. wskazując, że 1 to głos wstrzymujący się, 2 głos za, a 3 przeciw uchwale. Później przewodniczący zarządza, że głosy mają zostać wysłane do odbiorcy głosów jedynie w formie znaku i cyfry – wyjaśnia Radosław Kwaśnicki. W takim przypadku odbiorca głosów nie wie, co kryje się pod daną uchwałą. Po obliczeniu wyników, które mu nic nie mówią, przekazuje je przewodniczącemu. A ten, znając klucz, może ogłosić rzeczywiste wyniki głosowania. Mecenas Kwaśnicki zaznacza, że cała dokumentacja przeprowadzenia tajnego głosowania powinna trafić do zabezpieczonej przed nieuprawnionym dostępem dokumentacji spółki.
Rozwiązanie nr 2. Gdy wszyscy wspólnicy mają równą liczbę głosów, istnieje prostsze rozwiązanie.
– Stworzenie anonimowej ankiety w komunikatorze internetowym z opcjami „za”, „przeciw” oraz „wstrzymuję się” do wybrania. Każdy wspólnik ma wtedy jedną możliwość do wyboru, a przy zapewnieniu anonimowości ankiety oraz pod warunkiem, że wspólnicy mają tyle samo głosów, ustalenie, który głosował w jaki sposób, będzie niemożliwe, a tym samym będą zachowane warunki tajności głosowania – spostrzega mec. Marcin Barłog.
Warto bowiem wiedzieć, że sposób samego oddawania głosów może różnić się od metody uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników. Możliwe jest np. określenie w regulaminie, że obrady można śledzić za pomocą narzędzia do wideokonferencji, ale już głosy oddaje się za pomocą innej aplikacji, np. po to, by zapewnić tajność głosowania.
– Ważne jest, aby dać wspólnikowi możliwość wykonywania prawa głosu, przy czym sposób oddawania głosów przez wspólników uczestniczących w zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w dużej mierze zależy od rodzaju takiego środka. W zależności od formy wystarczyć może oświadczenie „pisemne” (poczta elektroniczna, SMS), ustne (jeśli zapewniona jest fonia) lub np. podniesienie ręki na ekranie (jeśli zapewniona jest wizja) – podkreśla Marcin Barłog.

Pełnomocnik online

Zgodnie z art. 243 par. 1 k.s.h. wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników, o ile ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń.
Przepis kolejny określa, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Przy czym członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.
Te przepisy obowiązują także w odniesieniu do zgromadzeń online. Jeśli więc tylko pełnomocnictwo zostanie udzielone na piśmie i trafi do spółki, to nic nie stoi na przeszkodzie, by podczas wideokonferencji wypowiadał się i zabierał głos pełnomocnik wspólnika.

Notariusz

W spółce z o.o. co do zasady nie ma wymogu, aby zgromadzenie wspólników protokołował notariusz. Może to robić inna osoba, będąca lub niebędąca pracownikiem spółki.
Przy podejmowaniu istotnych decyzji jednak udział notariusza będzie konieczny. Dotyczy to uchwał o:
  • zmianie umowy spółki z o.o.,
  • rozwiązaniu spółki z o.o. lub przeniesieniu jej siedziby za granicę,
  • połączeniu spółki z o.o.,
  • transgranicznym połączeniu spółki z o.o.,
  • podziale spółki z o.o.,
  • przekształceniu spółki z o.o.
Praktyka pokazuje, że wiele spółek zatrudnia notariusza do protokołowania zgromadzenia, nawet jeśli jego obecność nie jest konieczna.
Możliwość obradowania zdalnie stworzyła nieznany wcześniej problem ‒ czy notariusz musi znajdować się w fizycznym miejscu odbywania się zgromadzenia, czy też może, tak jak wspólnicy, przyglądać się podejmowanym decyzjom np. za pośrednictwem telekonferencji.
Kwestia ta nie jest uregulowana w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Zajął się nią za to samorząd notarialny. W „Rekomendacji dobrych praktyk notarialnych” (dokumencie wypracowanym wspólnie przez Ministerstwo Aktywów Państwowych, Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Krajową Radę Notarialną i podpisanym 25 maja 2020 r.) wskazano, że „pozostawienie konieczności organizacji walnego zgromadzenia w ściśle określonym miejscu implikuje, że w miejscu tym musi przebywać fizycznie osoba notariusza sporządzającego protokół”. Innymi słowy, notariusz musi znajdować się fizycznie w miejscu, w którym odbywa się zgromadzenie.
W „Rekomendacji dobrych praktyk notarialnych” zaznaczono też, że ustawodawca nie dokonał zmiany przepisów ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1192; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1177; dalej: p.n.), które wymagają fizycznej obecności notariusza w miejscu, w którym dokonuje on czynności notarialnej, w tym wypadku jest to protokół zgromadzenia wspólników.
„Miejscem dokonywania przez notariusza czynności notarialnych jest co do zasady jego kancelaria notarialna (art. 3 par. 1 p.n.). Czynność notarialna może być dokonana także w innym miejscu, jeśli przemawia za tym jej charakter lub szczególne okoliczności (art. 3 par. 2 p.n.). Zgodnie z powszechnym poglądem doktryny do czynności, których charakter uzasadnia dokonanie ich poza kancelarią notarialną, należą protokoły zgromadzeń spółek. Notariusz może więc sporządzić protokół zgromadzenia poza kancelarią, nie zmienia to jednak faktu, że musi on fizycznie przebywać w miejscu zgromadzenia” – uznali twórcy rekomendacji.
– Protokół ze zgromadzenia wspólników odbywającego się z elementem „zdalnym” może, a czasem musi zostać sporządzony przez notariusza. Wówczas należy spodziewać się, że ten funkcjonariusz publiczny będzie obecny fizycznie w miejscu zgromadzenia wskazanym w zaproszeniu. To konsekwencja przyjęcia przez ustawodawcę, że udział w omawianym wydarzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest prawem, nie zaś obowiązkiem jego uczestników – potwierdza Karol Maciej Szymański.
Organizatorzy zgromadzenia wspólników powinni o tym pamiętać, przygotowując pomieszczenia do przeprowadzenia obrad. Nawet bowiem jeśli wszyscy wspólnicy zadeklarują udział spoza miejsca zgromadzenia, to powinien się w nim znajdować notariusz.
W protokole powinno się stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, podać liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i odnotować zgłoszone sprzeciwy.
Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami fizycznych uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Swoje podpisy pod protokołem powinni umieścić przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant. Co istotne – i w pełni zrozumiałe – podpisy osób uczestniczących w zgromadzeniu zdalnie nie są wymagane.
– Warto pamiętać, że uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów. Nie jest to obowiązek powszechnie znany, lecz przepisy wyraźnie nakazują, aby w każdej spółce z o.o. taka księga istniała. Obowiązek jej prowadzenia spoczywa na zarządzie – przypomina Marcin Barłog.

Zaskarżanie uchwał

Jeśli podczas zgromadzenia wspólników lub na etapie jego zwoływania zostaną popełnione błędy, możliwe jest, że uchwała zostanie uchylona.
Zgodnie z art. 249 par. 1 k.s.h. uchwała wspólników sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika może być zaskarżona w drodze wytoczonego przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały.
Prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników przysługuje:
  • zarządowi, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz poszczególnym ich członkom;
  • wspólnikowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu;
  • wspólnikowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w zgromadzeniu wspólników;
  • wspólnikowi, który nie był obecny na zgromadzeniu, jedynie w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad;
  • w przypadku pisemnego głosowania ‒ wspólnikowi, którego pominięto przy głosowaniu lub który nie zgodził się na głosowanie pisemne albo też który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale w terminie dwóch tygodni zgłosił sprzeciw.
Powództwo o uchylenie uchwały wspólników należy wnieść w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie sześciu miesięcy od dnia dowiedzenia się o niej. W sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników pozwaną spółkę reprezentuje zarząd, jeżeli na mocy uchwały wspólników nie został ustanowiony w tym celu pełnomocnik.
Spółka nie poradziła sobie z zapewnieniem tajności głosowania podczas zorganizowanego zgromadzenia w sposób zdalny. Czy to powód do unieważnienia lub uchylenia uchwały?
To zależy. W orzecznictwie odróżnia się uchybienia dotyczące treści uchwały (uchybienia materialne) od uchybień, odnoszących się do sposobu zwoływania i obradowania zgromadzenia wspólników oraz trybu podejmowania uchwał (uchybienia formalne). Uchybienia formalne (w przeciwieństwie do materialnych) mogą stanowić przyczynę nieważności uchwał wspólników lub akcjonariuszy spółki tylko wtedy, gdy mogły mieć wpływ na treść uchwały. Uchybienie może mieć wpływ na treść uchwały wtedy, gdy w razie jego niepopełnienia jest możliwe, że uchwała o danej treści nie zostałaby podjęta.
Tym samym naruszenie zasady tajności głosowania nad uchwałą prowadzi do nieważności uchwały tylko wówczas, gdy uchybienie to mogło mieć wpływ na podjęcie uchwały o określonej treści (tak np. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 24 maja 2018 r., sygn. akt VII AGa 932/18).
Jeśli więc niezachowanie tajności mogło przełożyć się na to, że któryś ze wspólników zagłosował inaczej, niż by chciał, np. z obawy przed innym wspólnikiem, to taka uchwała może upaść przed sądem. Jeżeli jednak skarżący nie przekona sądu, że pełna tajność głosowania wpłynęłaby na inny rezultat głosowania, to uchwała pozostanie w mocy.
Czy małe spółki z o.o. są zobowiązane stosować równie restrykcyjne wymogi jak największe spółki akcyjne?
To pytanie DGP zadał twórcom przepisów tuż po ich uchwaleniu. Janusz Kowalski, były już wiceminister aktywów państwowych, który pilotował projekt nowelizacji, wskazał, że choć formalnie przepisy są takie same dla wszystkich, to wierzy, iż sądy przychylniejszym okiem spojrzą na mniejsze spółki. – Gdy projektowaliśmy przepisy, myśleliśmy o ułatwieniach dla spółek. Zrozumiałe jest, że dla wielu podmiotów początki z e-zgromadzeniami mogą nie być łatwe. Wierzę, że sądy podejdą do ewentualnych uchybień liberalnie i istotą dla nich będzie ocena, czy podjęta uchwała odzwierciedla wolę większości uczestników zgromadzenia, a nie czy przypadkiem nie doszło do jakiegoś drobnego błędu, który jednak nie miał wpływu na wynik głosowania – zaznaczał wiceminister aktywów państwowych.
Zarząd spółki wiedział, że wspólnik posiadający najwięcej udziałów przebywa w szpitalu w związku z powikłaniami po COVID-19. Mimo to ograniczono się do wysłania zawiadomienia o nadchodzącym zgromadzeniu wspólników listownie, nie informując chorego dodatkowo o terminie i sposobie połączenia. Powstał konflikt: zarząd twierdzi, że dochował ustawowego wymogu, wspólnik zaś nie przybył na zgromadzenie i teraz kwestionuje podjęte uchwały. Kto ma rację?
Jakkolwiek nie da się jednoznacznie przyznać racji wspólnikowi, to miałby on spore szanse w sądzie doprowadzić do uchylenia podjętych na zgromadzeniu uchwał. Jak bowiem stwierdził Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 12 czerwca 2018 r. (sygn. akt I AGa 97/18), brak wymogu pisemnego odbioru listu czy przesyłki nie powoduje, że samo wysłanie zawiadomienia listem poleconym czy przesyłką kurierską pozbawia wspólników wystąpienia z powództwem o uchylenie podjętych na zgromadzeniu uchwał.
W sytuacji gdy wspólnik nie będzie w stanie z przyczyn obiektywnych otrzymać zawiadomienia (np. miał nieprzewidziany wyjazd za granicę w sprawach rodzinnych, jest chory i przebywa w szpitalu bądź też został tymczasowo aresztowany i przebywa w areszcie śledczym, co uniemożliwia mu nawet dowiedzenie się o wysłanym zawiadomieniu), nie można uznać, że wystarczające dla prawidłowego zwołania zgromadzenia jest jedynie nadanie przesyłki na poczcie czy kurierowi.
Zdaniem poznańskiego sądu nie można uznać, by w sytuacji, gdy interes wspólnika wymaga ochrony i bez swojej winy nie jest on w stanie stawić się na zgromadzenie czy też nawet ustanowić pełnomocnika działającego w jego imieniu, bądź też zbyt późno otrzymał zawiadomienie, by podjąć jakąkolwiek decyzję, można było uznać, że wspólnik nie może skorzystać z ochrony.
Jeden ze wspólników został wyproszony z miejsca odbywania się zgromadzenia wspólników, gdyż odmówił założenia maseczki. Teraz wspólnik ten żąda uchylenia uchwały, gdyż nie dopuszczono go do udziału w zgromadzeniu. Czy ma rację?
Ostatecznej interpretacji oczywiście dokona sąd, ale można zakładać, że wspólnik nie ma racji. Ustawodawca wskazał bowiem, że uprawnionym do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały jest wspólnik bezzasadnie niedopuszczony do udziału w zgromadzeniu wspólników. Trudno uznać decyzję przewodniczącego zgromadzenia o wyproszeniu z sali osoby, która nie stosuje się do powszechnie obowiązującego wymogu zakrywania ust i nosa maseczką, za bezzasadną. Należy więc uznać, że wspólnik ten w ogóle nie jest uprawniony do wytoczenia powództwa. ©℗