Zgodnie z przepisami dopuszczalne jest zawarcie umowy między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu. Może on np. wynająć spółce nieruchomość będącą jego własnością. Kto w takich przypadkach powinien reprezentować spółkę, żeby umowa była ważna? Wyjaśnia dr Marcin Borkowski, radca prawny w GWW.
Podczas zawierania takiej umowy z członkiem zarządu spółkę z o.o. musi reprezentować rada nadzorcza. Często jednak w spółce z o.o. jej się nie powołuje. Wówczas zgromadzenie wspólników powinno wyznaczyć pełnomocnika, którego zadaniem jest podpisanie w imieniu spółki umowy z członkiem jej zarządu. Na konieczność zapewnienia właściwej reprezentacji spółki z o.o. w takich przypadkach zwrócono uwagę w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 3 sierpnia 2020 r. (sygn. akt V ACa 821/19). Jak podkreślono, zawarcie skutecznej umowy jest uzależnione właśnie od zachowania wszelkich wymagań przewidzianych do wywołania skutków prawnych. W sprawie, której dotyczył wyrok, członek zarządu faktycznie zawarł umowę „sam ze sobą”, gdyż to on reprezentował spółkę. Z tego powodu sąd orzekł, że umowa była nieważna i nie wywoływała żadnych skutków prawnych od momentu jej zawarcia.
Ponieważ regulacje prawne nie określają, kto w omawianych sytuacjach może być pełnomocnikiem spółki, więc wspólnicy mają dużą swobodę wyboru. Dopuszczalne jest zatem wyznaczenie przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy innego członka zarządu – jeżeli organ ten jest w danej spółce wieloosobowy. Pełnomocnikiem może być również prokurent.
W praktyce zdarza się, że jedyny wspólnik spółki jest też jedynym członkiem zarządu. W tej sytuacji dopuszczalne jest, aby członek zarządu podpisał umowę, występując zarówno w swoim imieniu, jak również w imieniu spółki jako jej reprezentant. To jedyny przypadek, gdy może on działać „w podwójnym charakterze”. Jednak tego rodzaju szczególna czynność prawna między osobą będącą jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności notariusz musi zawiadomić sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.
Not. KT