Awarie techniczne podczas zdalnych zgromadzeń wspólników – jak nie stracić głosu i zapewnić ważność uchwały

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.

Analogiczne zasady obowiązują w spółkach akcyjnych.

Inaczej jest natomiast w przypadku prostej spółki akcyjnej (P.S.A.), gdzie możliwość odbywania zdalnych walnych zgromadzeń musi wynikać z postanowień umowy spółki.

Zasady w regulaminie

Za techniczną stronę posiedzenia odpowiada spółka. Ustawodawca przewidział, że rada nadzorcza w spółce akcyjnej (zaś w razie jej braku w spółce z o.o. – wspólnicy) określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Uwaga! Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń wykraczających poza te, które są niezbędne do identyfikacji wspólników (akcjonariuszy) i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

W przypadku P.S.A. ustawodawca również nakazuje uregulować w regulaminie walnego zgromadzenia szczegółowe zasady uczestnictwa online w nim.

W spółce akcyjnej k.s.h. dodatkowo wprowadza obowiązek przesyłania akcjonariuszom elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu. Na ich wniosek – złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia – spółka musi przesłać akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, jeśli takie potwierdzenie nie zostało wcześniej przekazane akcjonariuszowi (lub jego pełnomocnikowi).

Należyta organizacja zgromadzenia wspólników

W praktyce za dobór odpowiedniego oprogramowania i zapewnienie jego sprawnego działania oraz obsługę techniczną zgromadzeń odpowiada zarząd spółki. Awaria systemu, która uniemożliwi oddanie głosu, co do zasady obciąża spółkę – jeśli nie było to spowodowane okolicznościami leżącymi po stronie wspólnika lub akcjonariusza (np. brakiem zasięgu w miejscu, w którym przebywał).

W każdym jednak wypadku powstaje pytanie, na ile można było wprowadzić rozwiązania technologiczne pozwalające zabezpieczyć się przed awariami technicznymi, atakami hakerskimi itp.

W praktyce, w regulaminach udziału w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawierane są postanowienia, zgodnie z którymi, ewentualne ryzyko związane ze zdalnym uczestnictwem, w tym wystąpieniem awarii i innych zakłóceń, ponosi wspólnik (akcjonariusz).

Zasadniczo zawiadomienia lub ogłoszenia dotyczące zgromadzeń organów właścicielskich przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zawierać informacje odnośnie do sposobu uczestnictwa.

Tajność głosowania

Największe trudności może sprawiać zapewnienie tajności głosowania, by nikt nie mógł powiązać oddanego głosu z konkretną osobą. W przypadku zdalnych głosowań wymaga to nie tylko odpowiedniego systemu, ale też przemyślanej procedury i weryfikacji bezpieczeństwa komunikacji. Kodeks spółek handlowych przewiduje głosowanie tajne przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych.

Poza tym tajne głosowanie należy zarządzić choćby na żądanie jednego ze wspólników (akcjonariuszy) obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu. Za należyte zorganizowanie od strony technicznej głosowania tajnego odpowiada zarząd spółki.

Ważne! W przypadku rad nadzorczych głosowanie, zgodnie z k.s.h., jest jawne – chyba że co innego wynika z umowy (statutu spółki) lub regulaminu rady nadzorczej.

Przerwa w obradach zgromadzenia wspólników?

Jeżeli w trakcie zgromadzenia dojdzie do awarii technicznej, należy przede wszystkim podjąć próbę możliwie najszybszego jej usunięcia. Jeśli nie jest to możliwe, rozwiązaniem – przynajmniej tymczasowym – może być zarządzenie przerwy w obradach. W spółce akcyjnej oraz w prostej spółce akcyjnej, walne zgromadzenie może ogłosić taką przerwę większością dwóch trzecich głosów. Łącznie przerwy nie mogą trwać dłużej niż trzydzieści dni.

Sytuacja komplikuje się w przypadku spółki z o.o., ponieważ ustawodawca nie przewidział wprost takiej możliwości. Jednak dopuścił ją Sąd Najwyższy w wyroku z 7 stycznia 2005 r. (sygn. akt IV CK 381/04). Niemniej nawet zarządzanie przerwy może być problematyczne np. w razie konieczności niezwłocznego uzupełnienia składu osobowego organów spółki.

Możliwe zaskarżenie

W praktyce problemy techniczne na zgromadzeniach mogą być szczególnie uciążliwe w razie istnienia konfliktu interesów pomiędzy wspólnikami czy akcjonariuszami. Jeżeli bowiem z powodu awarii wspólnik lub akcjonariusz nie mógł oddać głosu, a mimo to zgromadzenie kontynuowano i podjęto uchwałę, może on zakwestionować jej ważność. Taka sytuacja jest traktowana jak bezzasadne niedopuszczenie do udziału w zgromadzeniu, co otwiera drogę do zaskarżenia uchwały. Jednocześnie problemy techniczne muszą być obiektywne i możliwe do wykazania – w przeciwnym razie mogłyby stać się narzędziem nadużyć czy tzw. szantażu korporacyjnego.

Uwaga! Ustawodawca daje możliwość zorganizowania zgromadzeń organów właścicielskich w sposób zdalny. Jednak ważne jest zapewnienie przez spółkę właściwych rozwiązań technologicznych, w szczególności w przypadku głosowań tajnych, a zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z konfliktem interesów w spółce. Poza wprowadzeniem regulaminu uczestnictwa w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, warto również testować systemy przed obradami i zapewnić odpowiednie wsparcie techniczne w czasie rzeczywistym. ©℗