Niezależność inspektora to warunek skutecznej ochrony danych osobowych

W ostatnim czasie zapadły dwa ważne rozstrzygnięcia dotyczące niezależności IOD – jedno przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym, drugie w postępowaniu przed prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). W obu przypadkach zostały stwierdzone poważne nieprawidłowości w usytuowaniu IOD, które miały bezpośredni wpływ na skuteczność ochrony danych osobowych.

▶ IOD jako pracownik działu bezpieczeństwa

W pierwszej sprawie, PUODO nałożył na Toyota Bank Polska S.A. karę w wysokości 261918 zł (decyzja PUODO nr DKN.5112.14.2022). Powodem było niewłaściwe umiejscowienie IOD w strukturze organizacyjnej firmy. Wykonywał on swoje obowiązki w departamencie bezpieczeństwa IT, podlegając bezpośrednio dyrektorowi tego działu. Ten z kolei nadzorował procesy przetwarzania danych oraz kontrolę zabezpieczeń. WSA w wyroku z 18 września 2025 r. w ustnych motywach podzielił argumentację PUODO. Zdaniem organów taka organizacja pracy IOD naruszała art. 38 RODO.

Ważne! IOD musi podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu administratora oraz nie może otrzymywać instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań.

Dlatego już sam brak stworzenia odpowiednich warunków niezależności inspektora doprowadził do nałożenia kary na administratora.

▶ IOD jako członek zarządu

W innej sprawie, PUODO zakwestionował pełnienie funkcji IOD przez prezesa zarządu spółki medycznej. Organ uznał to za konflikt interesów i naruszenie art. 38 ust. 6 RODO. Na administratora została nałożona kara w wysokości 11365 zł (decyzja PUODO nr DKN.5131.7.2025). Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO, IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator ma jednak obowiązek zapewnić, że nie powodują one konfliktu interesów. A to nic innego jak sytuacja, w której istnieje obawa negatywnego wpływu określonych okoliczności na bezstronne oraz niezależne wykonywanie obowiązków przez IOD.

Co powinien zrobić administrator, by nie popełnić tych samych błędów i zapewnić niezależność IOD?

Inspektorzy ochrony danych – bez względu na to, czy są pracownikami administratora, czy też nie (działają w ramach outsourcingu usług) – powinni móc wykonywać swoje obowiązki i zadania w sposób niezależny. Zapewnienie tej niezależności jest obowiązkiem administratora. To on odpowiada za stworzenie takich warunków organizacyjnych w firmie, które umożliwią IOD realizację zadań bez konfliktu interesów i nieuzasadnionego wpływu na jego działania.

Jakie są więc podstawowe obowiązki administratorów w tym zakresie i o czym powinni pamiętać, aby zapewnić zgodność z RODO?

Bezpośrednia podległość najwyższemu kierownictwu administratora

IOD musi bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora. W ramach realizowanych zadań nie może być podporządkowany żadnym innym osobom ani jednostkom organizacyjnym wchodzącym w strukturę administratora.

Pojęcie „najwyższe kierownictwo” zależy od rodzaju podmiotu. Przykładowo w administracji publicznej będą to osoby kierujące jej pracami, np. ministrowie odpowiedzialni za poszczególne działy administracji rządowej lub dyrektorzy szkół, a w sektorze prywatnym – osoby prowadzące sprawy danej jednostki tj. członkowie zarządu spółki, wspólnicy spółki jawnej czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.

Ważne! Firmy powinny zadbać o to, aby IOD raportował bezpośrednio do najwyższego kierownictwa (np. zarządu) i nie był podporządkowany osobom spoza tego szczebla (np. kierownikowi działu ds. IT czy compliance).

Samo formalne przypisanie IOD do struktury organizacyjnej na poziomie zarządu nie wystarczy. Jeśli w praktyce IOD uzgadnia swoje działania z kierownikami innych działów, a z zarządem nie ma żadnego realnego kontaktu – mamy do czynienia z tzw. fikcyjną podległością. Taka sytuacja może również zostać uznana za naruszenie zasady niezależności IOD.

Dodatkowe wsparcie od administratora danych osobowych

Administrator ma również obowiązek wspierać IOD poprzez zapewnienie mu niezbędnych zasobów do wykonywania jego zadań. Wynika to z art. 38 ust. 2 RODO. Należy to rozumieć szeroko – od wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa, przez zapewnienie odpowiedniego czasu na wykonywanie zadań, aż po zasoby finansowe, infrastrukturalne i kadrowe. Istotne jest również umożliwienie IOD dostępu do kluczowych działów (tj. IT, HR czy dział prawny), zapewnienie możliwości podnoszenia kwalifikacji oraz formalne zakomunikowanie jego roli w organizacji. W większych strukturach warto rozważyć utworzenie zespołu wspierającego IOD. Brak takich działań może zostać uznany przez organ nadzorczy za naruszenie przepisów RODO.

Dostęp do spraw dotyczących ochrony danych osobowych

To nie koniec obowiązków administratora. Musi on też niezwłocznie i właściwie angażować IOD we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych. Ma to zapewnić inspektorowi pełen dostęp do wszystkich spraw, które mają wpływ na jego działania, a pośrednio przyczyniają się więc do zachowania jego niezależności.

Co więcej, przepisy RODO w określonych przypadkach wprost nakazują administratorowi angażowanie inspektora w podejmowanie określonych czynności i decyzji. Jako przykład można wskazać obowiązek konsultacji z IOD przy ocenie skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych (tzw. DPIA – Data Protection Impact Assessment). Jego stanowisko powinno być zawsze brane pod uwagę, a ewentualne odstępstwa od jego zaleceń – dokumentowane.

Administrator, aby sprostać wspominanemu obowiązkowi, powinien więc przede wszystkim:

• wdrożyć w firmie odpowiednie procedury angażowania IOD w procesy decyzyjne,
• dołożyć starań, aby skutecznie poinformować każdego pracownika o tym, kiedy i w jakich sytuacjach należy skontaktować się z IOD.

IOD nie może otrzymywać instrukcji

Inspektor nie może otrzymywać poleceń dotyczących sposobu realizacji swoich zadań, wyboru środków ani celów, które ma osiągnąć. Samodzielnie decyduje o zakresie i metodach swojej pracy, zgodnie z przepisami RODO.

W praktyce poszanowanie zakazu wydawania instrukcji może być szczególnie trudne w obszarach, gdzie dochodzi do styku z innymi funkcjami kontrolnymi, np. audytem czy obsługą prawną. Rolą tych jednostek może być współpraca, ale nie wydawanie poleceń czy ingerowanie w niezależność IOD. Dlatego organizacje powinny dokładnie analizować zakresy obowiązków na tych stanowiskach i jasno rozdzielić kompetencje w ramach wewnętrznych regulaminów.

Konflikt interesów IOD – najczęstszy błąd firm

Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki, pod warunkiem, że nie prowadzą one do konfliktu interesów. W praktyce oznacza to, że nie może pełnić funkcji, które wiążą się z określaniem celów i sposobów przetwarzania danych (np. nie może kierować działem HR, IT, finansów czy bezpieczeństwa).

Ryzyko konfliktu interesów może dotyczyć również osób zajmujących niższe stanowiska – jeśli mają realny wpływ na decyzje dotyczące przetwarzania danych. Aby tego uniknąć, warto więc opracować wewnętrzną politykę wskazującą stanowiska wykluczające funkcję IOD oraz ogólne zasady zarządzania konfliktem interesów.

Administrator jako IOD?

To jedno z często zadawanych pytań. Pełnienie obu tych ról przez jedną osobę może prowadzić do konfliktu interesów. Administrator podejmuje bowiem decyzje dotyczące celów i sposobów przetwarzania danych osobowych. Natomiast IOD ma monitorować te procesy i doradzać w zakresie zgodności z przepisami. Innymi słowy – trudno oczekiwać, że jedna osoba będzie w sposób niezależny kontrolować własne decyzje.

Sytuacja jest porównywalna do próby łączenia funkcji IOD i członka zarządu. Również w tym przypadku dochodzi do kolizji roli decyzyjnej z rolą nadzorczą, co w praktyce uniemożliwia zachowanie obiektywizmu i niezależności wymaganych przez RODO.

Zalecane jest więc wyznaczenie niezależnego IOD w strukturze organizacyjnej, który nie będzie zaangażowany w decyzje dotyczące przetwarzania danych, lub powierzenie funkcji IOD podmiotowi zewnętrznemu, co może dodatkowo ułatwić zachowanie bezstronności i zminimalizować ryzyko konfliktu interesów.

A może outsourcing?

Inspektorem ochrony danych może zostać zarówno pracownik administratora, jak i osoba spoza tego grona (outsourcing). Na to stanowisko powinna zostać wybrana osoba na podstawie kwalifikacji zawodowych, przy uwzględnieniu jej wiedzy specjalistycznej w zakresie ochrony danych. W przypadku wielu podmiotów, w szczególności tych mniejszych, może się okazać, że wyznaczenie niezależnego IOD, który pełnić będzie również inne funkcje u administratora, jest w praktyce bardzo trudne. Dla wielu organizacji najlepszym rozwiązaniem jest outsourcing. Łatwiej bowiem zapewnić niezależność inspektora w ramach struktur organizacyjnych firmy oraz większy poziom obiektywizmu – co powinni docenić zarówno administratorzy, jak i PUODO.

Zakaz odwoływania i karania za rzetelność

Zachowanie niezależności IOD jest możliwe również w oparciu o art. 38 ust. 3 RODO, zgodnie z którym administrator nie może odwołać ani karać inspektora za wypełnianie przez niego zadań (np. za przedstawienie zaleceń, które są sprzeczne ze stanowiskiem administratora). Zakaz dotyczy zarówno sankcji bezpośrednich, jak i pośrednich, do których należy choćby blokowanie awansu czy ograniczanie dostępu do szkoleń albo benefitów. Wspomniana ochrona nie dotyczy jednak zaniedbań czy naruszeń obowiązków, lecz sytuacji, gdy inspektor działa zgodnie z przepisami (np. wskazuje ryzyka czy zaleca ujawnienie naruszenia danych).

Proces zgłaszania naruszeń

Niezależność IOD musi być zachowana również w procesie obsługi naruszeń ochrony danych osobowych. Wszędzie tam, gdzie pojawia się incydent naruszenia tych danych, powinien się pojawić IOD, ale nie może wykonywać obowiązków za administratora. Zgodnie ze zaktualizowanym w lutym br. poradniku UODO, inspektorzy danych nie powinni:

• zgłaszać naruszeń ochrony danych osobowych prezesowi UODO w imieniu administratorów ani podpisywać i wysyłać takich zgłoszeń,
• zawiadamiać w imieniu administratorów osób, których dane dotyczą, o naruszeniach ochrony danych osobowych;
• dokumentować naruszeń ochrony danych osobowych w imieniu administratorów;
• podejmować zobowiązań dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania w imieniu administratorów;
• działać na podstawie pełnomocnictwa w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.

Uwaga! Nie jest to katalog zamknięty.

Administratorzy muszą więc zadbać o właściwe rozdzielenie obowiązków IOD od zadań personelu zajmującego się obsługą naruszeń.

Jak reagować na naciski przełożonych

Jeśli administrator (zarząd lub inni pracownicy) próbuje wpływać na działania IOD – np. ingerując w jego opinie i zalecenia, ograniczając zakres jego działania, a w skrajnych przypadkach próbując wymuszać nawet zatajenie naruszeń, takich jak wycieki danych – inspektor powinien to udokumentować i przypomnieć o swojej ustawowej niezależności wynikającej z art. 38 RODO. IOD nie tylko ma prawo, lecz także obowiązek działać niezależnie i sygnalizować ryzyka związane z przetwarzaniem danych.

Ryzyko dla firmy

Naruszenie niezależności IOD może skutkować sankcjami administracyjnymi ze strony PUODO, w tym karami pieniężnymi sięgającymi nawet 10 mln EUR lub maksymalnie 2 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu firmy z poprzedniego roku obrotowego – przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Ale ryzyko finansowe to nie wszystko – brak realnego nadzoru IOD nad danymi to także zagrożenie dla reputacji przedsiębiorstwa i zaufania klientów.

Jak zapewnić zgodność z RODO

Jeśli organizacja powołuje IOD, to aby uniknąć błędów, powinna:

• zapewnić IOD bezpośrednią podległość zarządowi lub najwyższemu kierownictwu – nigdy szefowi działu IT, bezpieczeństwa czy HR,
• wykluczyć z zakresu obowiązków IOD pełnienie funkcji decyzyjnych, np. kierowanie systemami informatycznymi, zarządzanie dostępami czy decydowanie o przetwarzaniu danych,
• zagwarantować IOD dostęp do informacji i procesów, możliwość uczestniczenia w spotkaniach decyzyjnych, czas i budżet na wykonywanie obowiązków,
• wdrożyć wewnętrzną politykę współpracy z IOD, określić jego rolę, sposób raportowania, wsparcie organizacyjne i brak możliwości ingerencji w jego działania,
• okresowo przeprowadzać audyt niezależności IOD prowadzony przez zewnętrznych ekspertów, aby sprawdzić, czy wszystkie procedury dotyczące inspektora w firmie zgodne są najnowszymi wytycznymi.

Fundament zaufania

Niezależność IOD to nie tylko formalność. To warunek skutecznej ochrony danych osobowych i zgodności z RODO. Administratorzy, którzy o tym zapominają, narażają firmę nie tylko na kary, lecz także na utratę wiarygodności. Dlatego warto regularnie weryfikować, czy IOD ma w organizacji pozycję, która pozwala mu działać tak, jak przewiduje RODO – bez nacisków, konfliktów i fikcyjnej niezależności. ©℗