Podatnik czy biuro rachunkowe? Kto odpowiada za błąd w JPK?

Problem: błąd w JPK podczas urlopowego zastępstwa księgowej

Biuro rachunkowe obsługujące spółkę z o.o. wysłało plik JPK_V7M za lipiec 2025 r. Odpowiedzialna księgowa była na urlopie, a jej obowiązki przejęła inna księgowa. W pliku pojawił się błąd – omyłkowo ujęto fakturę kosztową z innego miesiąca. Urząd skarbowy wykrył niezgodność i wezwał spółkę do złożenia korekty. Dyrektor chce wiedzieć, kto ponosi odpowiedzialność – biuro rachunkowe czy zastępująca księgowa – oraz jak uniknąć takich sytuacji.

Odpowiedź: kto odpowiada za błąd w JPK – podatnik czy biuro rachunkowe

Za prawidłowość danych w JPK odpowiada podatnik, natomiast biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność cywilną wobec klienta zgodnie z umową. Błąd popełniony przez zastępującego pracownika jest błędem biura jako podmiotu obsługującego księgi. Aby uniknąć podobnych sytuacji, warto wprowadzić procedurę zastępstw i podwójnej weryfikacji plików JPK przed wysyłką.

Księgi i ewidencje będą musiały być dostosowane do nowego JPK
Księgi i ewidencje będą musiały być dostosowane do nowego JPK

Zobacz również

Uzasadnienie. Co powinien zrobić przedsiębiorca?

1. Odpowiedzialność podatnika wobec urzędu skarbowego za błędy w JPK

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów oraz przesyłania JPK_V7. Nawet jeśli czynności te powierzy biuru rachunkowemu, urząd skarbowy i tak traktuje podatnika jako podmiot odpowiedzialny za prawidłowość danych i terminową wysyłkę. Ewentualne sankcje podatkowe czy odsetki naliczane są podatnikowi.

2. Odpowiedzialność biura rachunkowego wobec klienta

Na gruncie prawa cywilnego (art. 471 kodeksu cywilnego) biuro odpowiada wobec klienta za nienależyte wykonanie umowy, w tym błędy w prowadzeniu ksiąg i wysyłce JPK. Odpowiedzialność ta obejmuje również błędy popełnione przez pracowników biura, w tym osoby zastępujące.

3. Błąd w zastępstwie księgowej – ryzyko w plikach JPK

Częstym problemem w okresie urlopowym jest brak dokładnego przekazania obowiązków i informacji o dokumentach. W tym przypadku błąd polegał na zaksięgowaniu faktury z innego miesiąca, co spowodowało niezgodność pliku JPK z rejestrami VAT.

Skutki błędu w JPK:

  • obowiązek złożenia korekty,
  • potencjalne odsetki od nieterminowej zapłaty VAT,
  • ryzyko kary pieniężnej za błędne dane (art. 109 ust. 3f-3h ustawy o VAT).

4. Jak uniknąć błędów w JPK – procedura zastępstw w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe mogą:

  • stosować listę kontrolną przy zastępstwach (checklistę dokumentów i czynności),
  • wprowadzić zasadę podwójnej weryfikacji plików JPK przed wysyłką (osoba wysyłająca + osoba sprawdzająca),
  • gromadzić dokumentację przekazania obowiązków (notatka, e-mail),
  • w razie wątpliwości – wstrzymać wysyłkę i skonsultować się z klientem.

Ważne

Urząd skarbowy pociąga do odpowiedzialności podatnika, ale biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność cywilną za błędy swoich pracowników. Dlatego warto mieć dobrze opisaną procedurę zastępstw i polisę OC.

Jak biuro rachunkowe powinno reagować na błąd w JPK?

  1. Niezwłocznie poinformuj klienta o wykrytym błędzie.
  2. Przygotuj korektę JPK i pomóż klientowi w jej złożeniu.
  3. Udokumentuj zdarzenie – sporządź notatkę służbową i zachowaj e-maile.
  4. Sprawdź, czy błąd spowodował zaległość podatkową i poinformuj o odsetkach.
  5. Ustal, czy konsekwencje finansowe mogą być objęte polisą OC biura.
  6. Wprowadź lub zaktualizuj procedurę zastępstw i checklistę kontroli JPK, by uniknąć podobnych sytuacji.

Co powinien zrobić przedsiębiorca, gdy biuro rachunkowe popełni błąd w JPK?

  1. Nie zwlekaj z korektą – urząd i tak pociągnie do odpowiedzialności.
  2. Zachowaj korespondencję z biurem – to podstawa przy ewentualnych roszczeniach.
  3. Sprawdź umowę z biurem – upewnij się, że zawiera zapisy o odpowiedzialności i OC.
  4. Zażądaj wyjaśnień i planu naprawczego – jak biuro zamierza uniknąć podobnych błędów.
  5. W razie szkody rozważ roszczenie odszkodowawcze wobec biura lub jego ubezpieczyciela.

Podstawa prawna

  • art. 109 ust. 3, ust. 3f-3h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)
  • art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.)