Jak rozliczyć w VAT i podatkach dochodowych wydatki na nabycie dla pracowników garniturów i garsonek z logo firmy

CIT

Koszty uzyskania przychodów

W myśl art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego KUP, musi on spełnić następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za KUP.

Ważne: Nie uważa się za KUP kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 czerwca 2021 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.97.2021.1.MK).

Reprezentację należy rozumieć jako występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (zob. B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, s. 159)

Z kolei pod pojęciem reklamy należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić reklamę towaru, usługi, a także reklamę firmy (przedsiębiorstwa). Zgodnie z ugruntowanym poglądem, koszty reklamy zalicza się do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów.

Organy podatkowe przyjmują, że odzież trwale oznaczona logo spełnia funkcję reklamową, gdyż zmierza do identyfikacji spółki, a co za tym idzie jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 27 maja 2024 r., 0114-KDIP2-2.4010.107.2024.2.ASK). Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 8 marca 2016 r., sygn. IPPB5/4510–59/16-4/BC: „Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót, jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia”.

Z kolei dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 28 października 2024 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG, stwierdził, że „Okolicznościami nie bez znaczenia dla kwalifikacji prawnej przedmiotowych kosztów będą również jakość i cena jednostkowa odzieży wydawanej pracownikom. O ile bowiem koszt zakupu eleganckich, jednorodnych strojów «firmowych» o standardowej jakości, wykorzystywanych przez pracowników firmy podczas świadczenia pomocy prawnej, może stanowić racjonalnie uzasadniony wydatek reklamowy, o tyle koszt nabycia ekskluzywnej odzieży, której wykorzystywanie wiąże się z okazałością, wytwornością w reprezentowaniu Spółki w celu wywołania jak najlepszego wrażenia na Jej partnerach w oficjalnych kontaktach handlowych będzie stanowił wydatek na reprezentację, wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT”.

Ważne: W analizowanym przypadku można uznać, że wydatek na zakup strojów służbowych nie nosi znamion reprezentacji, a zatem nie jest wykluczony z KUP na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Jak wyjaśnię w części dotyczącej VAT, spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu przedmiotowych strojów. Zatem, podatek naliczony wynikający z faktury otrzymanej od firmy Y nie stanowi KUP stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT.

Należy jednak zauważyć, że w świetle przedstawionego stanu faktycznego nabyte stroje służbowe wypełniają definicję środka trwałego. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT nie uważa się za KUP m.in. wydatków na nabycie środków trwałych, natomiast KUP są – zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT – odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT.

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c ustawy o CIT, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT (tj. umowy leasingu), zwane środkami trwałymi (art. 16a ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT). Przy czym obligatoryjnie amortyzacji podlegają środki trwałe, których wartość początkowa przekracza 10 tys. zł. Podatnicy mogą natomiast nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł (tzw. niskocennych składników majątku) – wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas KUP w miesiącu oddania ich do używania (art. 16d ust. 1 ustawy o CIT). Z opisu stanu faktycznego wynika, że spółka nie chce zaliczać nabytych strojów służbowych do środków trwałych, a poniesione wydatki na ich zakup odnieść jednorazowo w ciężar KUP, co może uczynić. Z tego względu pominięte zostaną zasady amortyzacji takich składników majątku (art. 16f 16k ustawy o CIT).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy o CIT nie uważa się za KUP wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, niezaliczanych do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam jednak, że przepis ten nie znajdzie zastosowania w analizowanym przypadku.

Spółka uregulowała fakturę przelewem na rachunek figurujący na białej liście podatników VAT, a wartość faktury (i jak rozumiem jednorazowa wartość transakcji) nie przekracza 15 tys. zł, a więc zaliczeniu tych wydatków w ciężar KUP nie sprzeciwia się art. 15d ustawy o CIT.

Ważne: Spółka może odnieść w koszty uzyskania przychodów poniesione wydatki na nabycie strojów służbowych w cenie netto, tj. 5000 zł, w miesiącu oddania ich do używania, tj. w kwietniu 2025 r.

Przychody

Nieodpłatne przekazanie tych strojów służbowych pracownikom nie rodzi po stronie spółki przychodu podatkowego w rozumieniu art. 12 ustawy o CIT. ©℗

VAT

Podatek naliczony

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podat ku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu m.in. nabycia towarów i usług. W analizowanej sprawie kwotę podatku naliczonego stanowi 1150 zł, tj. kwota wynikająca z otrzymanej faktury dokumentującej zakup strojów służbowych w kwietniu 2025 r.

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Zasada ta wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. W praktyce towary i usługi nabywane na potrzeby pracowników będą zazwyczaj wykazywać pośredni związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną, oczywiście pod warunkiem, że firma taką działalność prowadzi i można z nią powiązać pracę danego pracownika.

Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 listopada 2012 r., sygn. IPPP2/443–886/12-4/AK: „(…) noszenie przez pracowników strojów służbowych udostępnianych przez Spółkę ma na celu reklamę, promocję i eksponowanie produktów Spółki, a także zwiększenie zintegrowania i większej identyfikacji pracowników ze Spółką. Zdaniem Spółki powyższe przekłada się na wzrost przychodów Spółki. (...) stwierdzić należy, iż nabywane przez Spółkę ubrania, następnie udostępniane pracownikom, mają związek pośredni z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem nabywane produkty służą prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Spółka może zatem dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem ubrań, udostępnianych pracownikom jako stroje służbowe w celu reklamowania i promowania produktów Spółki (...)”.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a zatem odliczeniu nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, a jak zakładam, analizowanej sytuacji nie dotyczą też pozostałe wyjątki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Ważne: Wydatki na reklamę mają związek z działalnością gospodarczą. Z opisu stanu faktycznego wynika, że spółka prowadzi wyłącznie działalność opodatkowaną VAT. Zatem należy uznać, że spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego (1150 zł) wynikające z otrzymanej faktury dokumentującej zakup strojów służbowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Otrzymana faktura dokumentuje nabycie strojów służbowych (rzeczy ruchomej). W przypadku dostawy takiego rodzaju towaru obowiązek powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, tj. z chwilą dokonania dostawy towaru. W analizowanym przypadku stroje służbowe zostały sprzedane i odebrane 2 kwietnia 2025 r. Zatem obowiązek podatkowy od jego dostawy powstał w kwietniu 2025 r. Zapłata nastąpiła po dostawie strojów (4 kwietnia 2025 r.), dlatego nie znajdzie zastosowania art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, który dotyczy zaliczek. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia strojów służbowych – w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT – powstało w rozliczeniu za kwiecień 2025 r.

Spółka otrzymała fakturę dokumentującą nabycie strojów służbowych 2 kwietnia 2025 r., a zatem odliczeniu podatku naliczonego wynikającego z tej faktury w rozliczeniu za kwiecień 2025 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że spółka odliczy podatek naliczony w rozliczeniu za kwiecień 2025 r., a nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, tj. nie odliczy podatku naliczonego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy.

Zatem w JPK_V7M za kwiecień 2025 r. spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony od nabycia strojów służbowych w kwocie 1150 zł. Zakup ten ujmuje w ewidencji zakupu JPK_V7M na podstawie otrzymanej faktury (bez dodatkowych oznaczeń). Podatek naliczony należy ująć w polach JPK_V7M dotyczących tzw. pozostałych nabyć. I tak w polach:

• K_42 (ewidencja) i P_42 (deklaracja) wykazuje się wartość nabycia netto, tj. 5000 zł,
• K_43 (ewidencja) i P_43 (deklaracja) – podatek naliczony do odliczenia, tj. 1150 zł.

Podatek należny

Z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie. Ustawodawca jednakże przewidział od powyższej reguły wyjątki, które zostały zawarte w przypadku dostawy towarów w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT oraz w przypadku świadczenia usług w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. I tak, stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z kolei na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracow ników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Opodatkowaniu VAT w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie – tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu, tj. podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia.

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „celów osobistych”, jednak należy uznać, że są nimi takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że celami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem cele osobiste pracownika to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, np.: kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, regulaminów pracy itp.

W analizowanej sprawie nie można jednak mówić o jakimkolwiek zużyciu lub przekazaniu towarów na cele osobiste pracowników. Osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, tj. pracowników, lecz wykorzystanie tych strojów służbowych z logo firmy, które spółka im przekaże, nie służy ich celom prywatnym, gdyż ich wykorzystanie związane będzie niewątpliwie z reklamą firmy i ma miejsce wyłącznie w godzinach pracy. Ponadto w ramach udostępnienia nie dochodzi do dostawy ubrań, gdyż przez cały okres wyposażania pracowników pozostają one własnością spółki.

Udostępniania strojów służbowych nie można również uznać za podlegające opodatkowaniu świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Aby uznać dane świadczenie za zrównane z odpłatnym świadczeniem usług, muszą być spełnione następujące warunki:

• towary muszą być częścią przedsiębiorstwa podatnika,
• towary muszą być użyte do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika,
• podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Tylko łączne zaistnienie wszystkich ww. przesłanek umożliwia objęcie zakresem opodatkowania VAT usług świadczonych nieodpłatnie. W analizowanej sprawie można przyjąć, że udostępnienie strojów służbowych z logo firmy pracownikom jest związane z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, gdyż służy reklamie firmy. Zatem nie można uznać, że udostępnienie ubrań strojów służbowych będzie miało cel osobisty (prywatny) pracownika niezwiązany z działalnością spółki. Tym samym czynności udostępnienia pracownikom strojów służbowych z logo firmy nie można uznać za czynność, która podlega opodatkowaniu w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Ważne: Organy podatkowe akceptują, że udostępnienia pracownikom strojów służbowych z logo firmy (w celu jej reklamy) nie można uznać za czynność, która podlega opodatkowaniu jako nieodpłatna dostawa towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT) lub nieodpłatne świadczenie usług (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT) – por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 8 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.619.2023.ESZ; z 5 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.627.2023.3.KOM).

Zatem w analizowanej sprawie nie wystąpi obowiązek opodatkowania – jako czynności niepłatnej – przekazania (zużycia przez pracowników) strojów służbowych na potrzeby osobiste pracowników. Nie wystąpi więc również podatek należny, a czynności tej nie wykazuje się w ewidencji sprzedaży JPK_V7M.

Podsumowanie

Od zakupu strojów służbowych spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w kwocie 1150 zł, natomiast nieodpłatne ich przekazanie pracownikom do używania w celach służbowych nie podlega VAT. ©℗

PIT

Obowiązki płatnika

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Ważne: Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Przychodami ze stosunku pracy są wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, w tym także świadczenia otrzymywane nieodpłatnie (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Jednocześnie ustawa o PIT nie definiuje pojęcia nieodpłatnych świadczeń. W praktyce przyjmuje się, że jest to każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków) – por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 30 czerwca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.337.2022.2.GG oraz uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 listopada 2002 r., sygn. akt PPS 9/02, z 16 października 2006 r., sygn. akt II FPS 1/06, z 24 maja 2010 r., sygn. akt II FPS 1/10.

Z kolei Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznał, że nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za przychód pracownika tylko, gdy:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Jak wskazał WSA w Warszawie w wyroku z 10 grudnia 2014 r., sygn. akt III SA/Wa 3092/14: „(…) ponoszenie przez pracodawcę wydatków w celu zapewnienia strojów służbowych pracownikom przyjmując wskazane przez Trybunał Konstytucyjny kryterium oceny jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy bo to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonanej przez pracownika pracy”.

Należy zatem przyjąć, że udostępnienie pracownikom strojów służbowych z logo nie spełnia definicji nieodpłatnego świadczenia. Przede wszystkim należy wskazać, że noszenie udostępnionych strojów stanowi de facto obowiązek pracowników. Ponadto, przedmiotowe stroje przez cały okres wyposażenia pozostają własnością spółki (por. interpretacje indywidualne dyrektora IS w Warszawie z 18 czerwca 2015 r., sygn. IPPB4/415–769/12/15-8/S/JK3; dyrektora KIS z 9 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.898.2023.4.MN).

Ważne: Po stronie pracowników obowiązanych do noszenia strojów służbowych z logo firmy nie powstaje przychód podatkowy, a w konsekwencji na spółce nie ciążą obowiązki płatnika w zakresie poboru zaliczki na PIT od tych świadczeń.