Jak rozliczać świąteczne wydatki w księgach?

Nasi klienci zaczęli dostarczać nam faktury za różne ozdoby świąteczne. Czy można je rozliczyć w kosztach firmy? W jaki sposób należy ująć paczki dla pracowników i upominki dla kontrahentów?

Jednostki w okresie przedświątecznym kupują bombki, choinki, stroiki, lampki i inne ozdoby do dekoracji. Jest to istotne z punktu widzenia wizerunku firmy, bo świąteczny wystrój ma na celu stworzenie atmosfery, która przyczyni się do pozytywnego postrzegania firmy. Z tego powodu nakłady na ozdoby świąteczne są kosztami związanymi z funkcjonowaniem jednostki.

Koszty zakupu dekoracji świątecznych uznawane są w księgach za koszty operacyjne, zatem odnosi się je w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej.

Paczki dla pracowników

Część firm przekazuje pracownikom z okazji świąt paczki lub karty podarunkowe. Świadczenia te mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) lub ze środków obrotowych jednostki.

Jeśli określone świadczenie sfinansowano ze środków ZFŚS, to wydatki na ten cel powinny obciążyć konto „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Należy tylko pamiętać, aby przyznając pracownikom świadczenia z ZFŚS, uwzględnić ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS i ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia w liście płac. Zakup paczek lub artykułów, które w nich będą, albo kart podarunkowych finansowanych ze środków ZFŚS należy ująć w księgach łącznie z niepodlegającym odliczeniu VAT, na podstawie faktury lub innego dowodu dokumentującego zakup.

Z kolei jeśli zakup paczek został sfinansowany ze środków obrotowych, to fakturę lub inny dowód ich nabycia księguje się na koncie „Rozliczenie zakupu” (strona Wn) i koncie „Rozrachunki z dostawcami” (strona Ma).

Potem przekazanie pracownikom można zaewidencjonować następująco:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• Ma „Rozliczenie zakupu”.

W przypadku gdy jednostka prowadzi również układ kalkulacyjny kosztów, to ujmie:

• Wn „Koszty zarządu” lub inne konto układu kalkulacyjnego,
• Ma „Rozliczenie kosztów”.

Przypomnieć należy, że wydanie świątecznych paczek finansowanych ze środków obrotowych zasadniczo podlega opodatkowaniu PIT. Opodatkowaniu mogą podlegać także świadczenia finansowane z ZFŚS – w tym przypadku ważne jest, czy został już przekroczony roczny limit świadczeń 1000 zł. Rozliczając pracownika, należy pamiętać, że podlegającą opodatkowaniu kwotę zalicza się do przychodów pracownika ze stosunku pracy i od ich wartości stanowiącej podstawę opodatkowania potrąca się zaliczkę na PIT. Także wartość przekazanych pracownikowi świadczeń sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy należy wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS.

Upominki dla kontrahentów

Wiele firm nie tylko przekazuje prezenty pracownikom, lecz także obdarowuje upominkami kontrahentów. Niektóre jednostki podtrzymują też zwyczaj przesyłania tradycyjnych kartek świątecznych. Takie wydatki odnosi się również do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki – zwykle na koncie „Zużycie materiałów”, choć niektóre jednostki ujmują je jako „Pozostałe koszty rodzajowe”. W przypadku kartek nie ma zwykle wątpliwości, że są to też koszty podatkowe. Natomiast w odniesieniu do zakupionych dla kontrahentów upominków trzeba pamiętać, że dla celów podatkowych mogą one stanowić koszty reklamy, które zaliczane są do kosztów podatkowych lub kosztów reprezentacji. W tym drugim przypadku są to koszty niestanowiące kosztów podatkowych. Jeśli zakupione upominki mają niewielką wartość, są przeznaczone dla wszystkich kontrahentów i dodatkowo np. opatrzone logo firmy, to w praktyce są traktowane raczej jak koszty reklamy. Inaczej będzie, jeśli prezenty dla kontrahentów są wartościowe, ekskluzywne i/lub są przekazywane określonej grupie kontrahentów. Uznaje się je wtedy za wydatki na reprezentację.

Należy też pamiętać, że nieodpłatne przekazanie upominków kontrahentom może się wiązać z wykazaniem VAT należnego, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia w całości lub w części VAT w związku z ich nabyciem. ©℗

przykład 1

• Wn „Rozliczenie zakupu” 450 zł,
• Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie” 103,50 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 553,50 zł.

• Wn „Zużycie materiałów i energii” 450 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 450 zł.

• Wn „Koszty zarządu” 450 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 450 zł. ©℗

przykład 2

• Wn „Rozliczenie zakupu” 8000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 1840 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 9840 zł.

• Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 8000 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 8000 zł.

• Wn „Podatki i opłaty” 1840 zł,
• Ma „VAT należny” 1840 zł. ©℗