Jak sformułować oświadczenie o wypowiedzeniu umowy w przypadku trudnej sytuacji? [Poradnia z zakresu spraw pracowniczych]

Jeden z naszych klientów chce zmniejszyć zatrudnienie z przyczyn ekonomicznych. Zamierza zwolnić jedną osobę z trzyosobowego zespołu, gdzie wszyscy pracują na tych samych stanowiskach. Jak sformułować oświadczenie o wypowiedzeniu umowy? Czy wystarczy wskazanie trudnej sytuacji pracodawcy?

Wymogi, jakie powinno spełniać oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, zostały określone w art. 30 par. 3‒5 kodeksu pracy. Oświadczenie to powinno mieć formę pisemną. W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy oraz pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Jak wielokrotnie podkreśla się w orzecznictwie, celem takich wymogów jest umożliwienie pracownikowi obrony przed wypowiedzeniem. Podana przyczyna powinna być dostatecznie skonkretyzowana i jasna przede wszystkim dla pracownika, aby mógł ją kwestionować przed sądem.

Nieco inna sytuacja występuje, gdy pracodawca nie może zarzucić pracownikowi nieprawidłowego wykonywania obowiązków, a przyczyną wypowiedzenia jest likwidacja stanowiska pracy spowodowana np. sytuacją ekonomiczną. Gdy pracodawca wybiera do zwolnienia jedną z kilku osób zatrudnionych na tym samym stanowisku, musi wskazać, jakimi kryteriami się kierował. Jak podkreślił Sąd Najwyższy np. w wyroku z 3 sierpnia 2023 r., sygn. akt III PSKP 51/22, odpowiedź na pytanie, dlaczego rozwiązano stosunek pracy z konkretnym pracownikiem, a pozostawiono w zatrudnieniu inne osoby, powinna tkwić w przyjętych przez pracodawcę kryteriach doboru pracowników do zwolnienia. Dopiero wskazanie tych kryteriów w oświadczeniu o wypowiedzeniu, jako uzupełnienie ogólnie określonej przyczyny rozwiązania stosunku pracy w postaci zmian organizacyjnych powodujących zmniejszenie stanu zatrudnienia, uwidacznia cały kontekst sytuacyjny, w jakim doszło do zwolnienia konkretnej osoby. Pozwala to pracownikowi się zorientować, dlaczego to jemu pracodawca złożył oświadczenie o wypowiedzeniu, oraz podjąć próbę jego podważenia.

Tak więc sporządzając takie oświadczenie, pracodawca musi wskazać przyczynę wyboru pracownika do zwolnienia z pracy, chyba że jest ona oczywista lub znana pracownikowi z innych względów. Musi być tak sformułowana, aby pracownik wiedział i rozumiał, z jakiego powodu pracodawca dokonuje wypowiedzenia oraz dlaczego wybrał właśnie jego do zwolnienia (tak stwierdził SN w postanowieniu z 3 sierpnia 2023 r., sygn. akt III PSK 90/22).

Na marginesie trzeba dodać, że kwestia tego, czy rzeczywiście pracodawca musi dokonać zmian organizacyjnych, w tym likwidacji stanowiska pracy, nie podlega ocenie sądu pracy. Sąd nie bada racjonalności decyzji pracodawcy, nie jest bowiem powołany do badania zasadności i celowości zmniejszenia stanu zatrudnienia. Tak stwierdził SN w cytowanym wyżej wyroku z 3 sierpnia 2023 r., sygn. akt III PSKP 51/22. ©℗

Zasadniczo pracownicy uprawnieni do urlopu wychowawczego, którzy zamiast korzystać z niego, obniżyli swój wymiar czasu pracy, przez pewien czas podlegają specjalnej ochronie przed zwolnieniem. Zgodnie z art. 1868 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o:

• udzielenie urlopu wychowawczego ‒ do dnia zakończenia tego urlopu;
• obniżenie wymiaru czasu pracy ‒ do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy.

W obu opisywanych wyżej sytuacjach rozwiązanie przez pracodawcę umowy jest dopuszczalne tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jeśli jednak wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego lub o obniżenie wymiaru czasu pracy wpłynął już po dokonaniu czynności zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę, to umowa rozwiązuje się w terminie wynikającym z tej czynności.

Kodeks pracy dopuszcza rozwiązanie umowy o pracy z pracownikiem znajdującym się w przedstawionej sytuacji m.in. w trybie dyscyplinarnym. Chodzi o rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zgodnie z art. 52 par. 1 k.p. jest to dopuszczalne w razie:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Rozwiązanie umowy o pracę nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Decyzja w tej sprawie może być podjęta po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą pracodawca zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu trzech dni. Nie jest to opinia wiążąca, a pracodawca może podjąć decyzję o zwolnieniu nawet wbrew opinii związkowców. Jeśli u pracodawcy nie działa organizacja zawodowa, to z oczywistych względów takich konsultacji się nie przeprowadza.

Nie ma zatem przeszkód formalnych, aby w podanym w pytaniu stanie faktycznym rozwiązać umowę z pracownicą. Inną kwestią pozostaje, czy w razie sporu sąd uzna opisane okoliczności za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. ©℗

Zasady odpowiedzialności pracowników za mienie powierzone wynikają z art. 124‒125 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z art. 124 par. 1 k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

‒ odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w innym mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Od odpowiedzialności tej pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Z kolei art. 125 k.p. określa zasady wspólnej odpowiedzialności pracowników za mienie powierzone. Zgodnie z par. 1 na zasadach określonych w art. 124 pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. Jak wynika z art. 125 par. 1 k.p. pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. W razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

Kodeks pracy nie zakłada zatem, że zawsze odpowiedzialność ponoszą wszyscy pracownicy, którzy podpisali umowę, oraz że odpowiedzialność ta zawsze musi obejmować równe części. Wszystko zależy od okoliczności, w których doszło do strat. Pracodawcę obciąża dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, pracownik musi natomiast udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (tak stwierdził Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 28 czerwca 2013 r., sygn. akt III APa 13/13).

W opisywanym w pytaniu stanie faktycznym pracownik przebywał na zwolnieniach lekarskich, a więc szkoda w mieniu musiała powstać z przyczyn od niego niezależnych. Nie może zatem ponosić odpowiedzialności razem z kolegami, którzy poniosą ją w odpowiednich częściach. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 1989 r., sygn. akt IV PR 306/88. SN zwrócił uwagę, że art. 125 par. 2 zd. 2 k.p. nie wyjaśnia terminu „część szkody”. Zdaniem SN spowodowanie „części szkody” to także przyczynienie się do jej powstania uzależnione przede wszystkim od rodzaju uchybień poszczególnych pracowników i stopnia zawinienia, a wyrażające się udziałem (ułamkowym, procentowym) w spowodowaniu całości niedoboru. ©℗

Zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę zostały określone w art. 87 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z par. 1 z wynagrodzenia za pracę ‒ po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego ‒ podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Zgodnie zaś z art. 87 par. 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Artykuł 91 par. 1 k.p. stanowi zaś, że należności inne niż wymienione powyżej mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Pracownik nie musi jednak tej zgody wyrażać. Jeśli tego nie zrobi, jedynym sposobem odzyskania nienależnie wypłaconej kwoty jest powództwo o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia. Zgodnie z art. 405 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Z uwagi na treść art. 409 k.c. uzyskanie korzystnego wyroku będzie jednak trudne. Zgodnie z tym przepisem bowiem obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.

Odrębną kwestią pozostaje ewentualna odpowiedzialność biura wobec klienta za powstały błąd. ©℗