Wprawdzie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dopiero od 1 lipca 2024 r., lecz już teraz podatnicy mogą zarówno zapoznać się z docelową strukturą logiczną e-faktury FA(2), jak i z niej korzystać - pisze Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w zespole VAT MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Pojęcie faktury ustrukturyzowanej pojawiło się w polskim porządku prawnym wraz z wejściem w życie ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076), która wprowadziła KSeF w formule dobrowolnej. Nabierze ono jeszcze większego znaczenia od lipca przyszłego roku, gdy zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598) faktury dla podmiotów gospodarczych będą co do zasady obowiązkowo wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 106nc ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa VAT) faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 57; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1703). Wzór faktury ustrukturyzowanej – zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT – jest udostępniany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Docelowo, po wejściu w życie przepisów o obowiązkowym KSeF, regulacje te znajdą się w art. 106gb ustawy o VAT.

Można zatem stwierdzić, że faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem faktury, który musi zostać wystawiony w określony w ustawie sposób i w określonej formie, tj. w formie elektronicznego dokumentu zgodnego ze wzorem opublikowanym przez ministra finansów wystawianego za pomocą oprogramowania interfejsowego. Jest to zatem kolejny, równorzędny typ faktury obok faktur elektronicznych i papierowych, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym, a od 1 lipca 2024 r. stanie się podstawowym rodzajem faktury stosowanym obowiązkowo przez podatników z pewnymi nielicznymi wyjątkami.

Faktura jako plik xml

Wzór faktury ustrukturyzowanej w praktyce sprowadza się do tzw. schemy, czyli pliku w formacie XSD zawierającego pełny opis elementów, jakie muszą lub mogą znaleźć się w fakturze ustrukturyzowanej. Innymi słowy jest to wzorzec, z którego część elementów należy obowiązkowo wykorzystać, a część można użyć, jeśli zajdzie taka potrzeba. W schemie znajdują się następujące informacje:

  • określenie stosowanych w schemie typów danych (np. tekstowe, liczbowe, daty etc.);
  • lista wszystkich możliwych pól faktury ze wskazaniem typu danych i statusu danego pola (obligatoryjne, fakultatywne, warunkowe);
  • lista stosowanych w schemie słowników wraz z listą wartości, jakie mogą przyjąć pola słownikowe (np. kody walut).

Na podstawie schemy XSD tworzony jest plik XML będący właściwą fakturą, przy czym – co istotne – dla poprawności pliku XML nie jest konieczne, aby zawierał on wszystkie elementy wymienione w schemie XSD, a jedynie te, które są obligatoryjne. W ten sposób, tworząc fakturę ustrukturyzowaną w postaci pliku XML zawierającą wszystkie obligatoryjne pola, można wygenerować dokument poprawny pod względem technicznym, ale nie oznacza to jeszcze, że dokument jest poprawny merytorycznie, tj. spełnia wymogi dotyczące zawartości faktury określone w przepisach ustawy o VAT.

W KSeF będzie bowiem weryfikowana jedynie tzw. poprawność semantyczna, czyli zgodność pliku XML z wymogami określonymi w schemie XSD, jednak należy pamiętać, że zakres danych, jakie powinna zawierać faktura – wymienionych przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT – pozostaje niezmieniony. Tym samym KSeF może przyjąć fakturę, która technicznie będzie poprawna, jednak merytorycznie będzie wadliwa, gdyż nie będzie zawierała wszystkich wymaganych danych.

Statusy i rodzaje elementów

Schema XSD i tworzona na jej podstawie faktura w postaci pliku XML składają się z elementów, które można podzielić na węzły i pola. Węzły w pewnym uproszczeniu są zbiorami dalszych elementów (węzłów lub pól) i same w sobie nie przyjmują żadnych wartości. Pola natomiast są elementami, które przechowują konkretne wartości w określonym typie danych.

Oprócz węzłów i pól, w schemie można również wyróżnić elementy wyboru, w ramach których możliwe jest wykorzystanie wyłącznie jednego z pól składających się na sekcję wyboru. Przykładowo w sekcji zawierającej adnotacje dotyczące zwolnienia z VAT fakt zastosowania zwolnienia lub jego brak oznacza się poprzez zaznaczenie jednego pól z pary P_19 i P_19N.

W kwestii możliwych statusów elementów faktury ustrukturyzowanej można wyróżnić trzy podstawowe statusy, tj.:

  • obligatoryjny,
  • opcjonalny,
  • fakultatywny.

► Status obligatoryjny oznacza, że dany element (węzeł lub pole) musi zawsze wystąpić w dokumencie faktury, aby była ona poprawna z technicznego punktu widzenia. Taki status mają elementy przeznaczone na dane wymagane przepisami ustawy o VAT, takie jak numer faktury czy data wystawienia, a także pola niezbędne z technicznego punktu widzenia, jak np. pole z danymi o wersji schemy.

► Elementy opcjonalne nie są niezbędne do wygenerowania poprawnej technicznie faktury, lecz służą podawaniu danych wymaganych przepisami ustawy, które jednak nie muszą wystąpić na każdej fakturze. Dobrym przykładem są tu elementy przeznaczone na podsumowanie wartości sprzedaży według poszczególnych stawek, tj. P_13_1, P_13_2 etc. Nie na każdej fakturze występują bowiem wszystkie stawki podatku, zatem jeśli dana faktura dotyczy dostaw opodatkowanych wyłącznie stawką podstawową, nie ma konieczności zamieszczania w niej „zerowych” pól na pozostałe stawki czy rodzaje sprzedaży.

►Elementy o statusie fakultatywnym, podobnie jak elementy opcjonalne, nie są niezbędne dla poprawności technicznej faktury, natomiast w odróżnieniu od nich służą podaniu danych całkowicie dobrowolnych lub wymaganych przepisami innych ustaw. Przykładowo węzły Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka są węzłami całkowicie dobrowolnymi, a ich uzupełnienie zależy wyłącznie od woli czy potrzeb podatnika.

Oprócz statusów wymienionych powyżej, które wprost zostały wskazane w dokumentacji schemy faktury ustrukturyzowanej, można wyróżnić jeszcze elementy o statusie warunkowym, przez niektórych nazywanym logicznym. Dotyczy to elementów, które muszą zostać wypełnione dla poprawności technicznej faktury z powodu wykorzystania danego elementu. Dobrym przykładem jest tu węzeł Rozliczenie, który może zawierać węzły Odliczenia, Obciazenia oraz pola DoZaplaty lub DoRozliczenia. Chcąc wskazać na fakturze dane o dodatkowym obciążeniu, np. odsetkach za opóźnienie w płatności, należy w węźle Obciazenie wypełnić pola Kwota i Powod. W przypadku gdy jedno z tych pól nie zostanie wypełnione, faktura będzie niepoprawna semantycznie i zostanie odrzucona przez KSeF.

Zmiany w schemie

Obowiązkowy KSeF będzie funkcjonował na bazie schemy faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2), która od września może być już stosowana w systemie dobrowolnym w miejsce dotychczasowej schemy w wersji FA(1). Warto zatem omówić najważniejsze zmiany, jakie wprowadzono pomiędzy wskazanymi wersjami.

Różnice pomiędzy wersjami schemy mają w większości charakter kosmetyczny/redakcyjny, gdyż zmodyfikowane zostały opisy części elementów, w kilku przypadkach zmieniono typ elementu, zwiększając limit znaków, czy też zmieniono układ niektórych węzłów. Nie zabrakło jednak istotnych zmian, niektórych pożądanych przez podatników, choć nie są one bardzo liczne. Przede wszystkim na wiele elementów schemy wpływa zmiana sposobu podawania danych adresowych. Węzeł składający się z szeregu pól przeznaczonych odrębnie do wskazania ulicy, kodu pocztowego, nazwy miejscowości etc. zastąpiono węzłem składającym się z pola wskazującego na kod kraju oraz dwoma polami tekstowymi, w których można zamieści adres opisany w zasadzie w dowolny sposób.

Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest zmiana konstrukcji elementu przeznaczonego do podania danych faktury korygowanej, tj. elementu DaneFaKorygowanej, w którym umożliwiono podanie danych faktur wystawionych zarówno w KSeF, jak i poza KSeF.

Istotną zmianą jest również ograniczenie liczby dopuszczalnych wierszy faktury w elementach FaWiersze oraz w części zawierającej dane o zamówieniu, wykorzystywanej w fakturach zaliczkowych, a także liczby dopuszczalnych elementów przeznaczonych na dodatkowy opis, gdzie wprowadzono limit 10 000 wystąpień. Taki sam limit, tj. 10 wystąpień, wprowadzono również w odniesieniu do elementu NowySrodekTransportu. Ponadto ograniczeniu uległa również liczba możliwych wystąpień pola WZ, gdzie limit wynosi 1000 wystąpień.

Przydatną zmianą jest wprowadzenie dodatkowego pola w węzłach FaWiersz i ZamowienieWiersz o nazwie odpowiednio Indeks oraz IndeksZ, które można wykorzystać do podania wewnętrznego kodu towaru lub usługi albo do dodatkowego opisu.

Rodzaje faktur dostępnych w ksef

Schema faktury ustrukturyzowanej FA(2) jest uniwersalna dla wszystkich rodzajów faktur występujących w obrocie gospodarczym, z wyjątkiem faktur VAT RR, wystawianych przez nabywców towarów od rolników ryczałtowych. Dla faktur VAT RR przewidziano bowiem odrębną schemę, przy czym rozwiązanie w tym zakresie ma charakter fakultatywny. Od strony technicznej w schemie faktury ustrukturyzowanej przewidziano obowiązek wskazania jednego z rodzajów faktury. W tym celu w fakturze należy wypełnić obligatoryjne pole RodzajFaktury, które jest polem słownikowym, mogącym przyjąć jedną z poniższych wartości:

  • „VAT” – służy do oznaczenia podstawowego rodzaju faktury, czyli dotyczącej zwykłej dostawy towarów lub świadczenia usług;
  • „KOR” – jest przeznaczony dla faktur korygujących faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług;
  • „ZAL” – służy do oznaczenia faktur dokumentujących otrzymanie zaliczki;
  • „ROZ” – służy do oznaczenia tzw. faktur rozliczeniowych, tj. wystawianych po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku gdy otrzymane wcześniej zaliczki nie pokrywały całości wynagrodzenia;
  • „UPR” – służy do oznaczenia faktur uproszczonych przewidzianych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. dokumentujących transakcje o wartości nie przekraczającej 450 zł lub 100 euro;
  • „KOR_ZAL” – jest przeznaczony dla faktur korygujących faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki;
  • „KOR_ROZ” – jest przeznaczony dla faktur korygujących faktury rozliczeniowe.

Wszystkie wyżej wymienione rodzaje faktury mają zastosowanie zarówno do transakcji krajowych, jak i transgranicznych. Warto natomiast nadmienić, że dla faktur dokumentujących transakcje zwolnione z VAT, objęte procedurą marży lub odwrotnym obciążeniem nie przewidziano odrębnych rodzajów faktur. W odniesieniu do tego rodzaju faktur w polu RodzajFaktury należy wskazać jeden z rodzajów przewidzianych w słowniku, natomiast wskazanie zastosowania szczególnych reguł odbywa się poprzez wypełnienie odpowiednich pól w schemie w sekcji Adnotacje. ©℗

WAŻNE Od 1 września 2023 r. faktury przekazywane do KSeF będą prawidłowo przetworzone, jeśli zostaną wystawione zgodnie z nową strukturą logiczną FA(2).