Czy biuro rachunkowe może zrezygnować z pilnowania terminów płatności?

Chcemy renegocjować umowy z klientami i zaproponować im, by terminów płatności związanych z księgowaniem faktur pilnowali sami. Czy jest to możliwe?

Czasem biura rachunkowe szukają możliwości przyśpieszenia pracy dla swoich pracowników. Robią to kosztem wprowadzania niektórych informacji do systemu FK. Wydaje się, że zaoszczędzone minuty np. na wprowadzaniu danych o klientach pozwolą optymalizować pracę. Niestety jest to błędne myślenie, bo dbanie o terminy płatności przy rozliczaniu klientów to przecież jedno z ważniejszych zadań księgowych. Niedociągnięcia i nieprawidłowości przy ewidencjonowaniu rozrachunków w biurze rachunkowym mogą skutkować problemami w zakresie rozliczeń w VAT i podatkach dochodowych, ale też mogą narazić klienta na kłopoty związane z płynnością i wypłacalnością. Zatem bardzo ważne jest, aby pracownicy biur rachunkowych zwracali uwagę na ujmowanie w systemach FK nie tylko daty operacji gospodarczej, daty wystawienia dokumentu, daty otrzymania tego dokumentu, ale też daty terminu płatności. Jeśli data terminu płatności wynika z odrębnych ustaleń, np. zawartych w umowach klienta biura rachunkowego, to należy zwrócić szczególną uwagę, że to w interesie klienta jest przekazanie szczegółowych wytycznych na ten temat firmie obsługującej księgowość.

Konieczna analityka

Przypomnieć należy, że należności i zobowiązania klientów prowadzących księgi rachunkowe są przedmiotem ewidencjonowania zarówno na kontach księgi głównej, jak i w poświęconej im księdze pomocniczej. Wynika to z art. 17 ust. 1 pkt 2 u.r., który zobowiązuje jednostki do prowadzenia księgi pomocniczej obejmującej rozrachunki z kontrahentami. Jak wskazują zapisy u.r., na kontach księgi głównej rejestrowane są operacje powstania i zapłaty lub innej formy wygaśnięcia należności i zobowiązań. To w ewidencji analitycznej funkcjonuje rozbicie na poszczególnych kontrahentów. Następnie na podstawie tej ewidencji sporządzone zostaje zestawienie obrotów i sald. Dostarcza ono podstawowych danych o stanie rozrachunków z danym kontrahentem, czyli przede wszystkim saldo na koniec miesiąca należności, zobowiązań, a także jakie były obroty w danym okresie. Każdy doświadczony księgowy wie, że nie są to jednak dane wystarczające ani do bieżącego zarządzania portfelem rozrachunków, ani do potrzeb rozliczeniowych. Konieczne jest dalsze uszczegółowienie danych, w tym zwłaszcza możliwość pokazania rozrachunków w rozbiciu na poszczególne tytuły płatności (np. faktury, faktury korygujące, noty itd.). Rzetelne, bieżące oraz bezbłędne prowadzenie takiej analityki jest wymagane w procesie zarządzania. Jest ona niezbędna w realizacji procesów monitorowania, egzekwowania, zarządzania relacją z klientem oraz w obszarze sprawozdawczym. To na podstawie tych danych szacowane są przecież odpisy aktualizujące. Nie bez znaczenia jest też aspekt podatkowy w szczególności dotyczący tzw. ulg na złe długi w VAT i podatku dochodowym.

Obecnie każdy system finansowo-księgowy zawiera zintegrowane z księgą główną narzędzia do prowadzenia ewidencji analitycznej rozrachunków. Z reguły są to rozbudowane i elastyczne narzędzia informatyczne służące nie tylko do uzyskania specyfikacji rozrachunków bieżących według tytułów płatności na dany dzień, lecz także ich analizy pod kątem przeterminowania, rotacji, rozbicia na waluty i wiele innych. Poprawnie zaprojektowana (sparametryzowana) ewidencja rozrachunków pozwala na ich wielopłaszczyznową analizę, zaś przedstawienie klientowi potencjalnych możliwości w tym zakresie powinno dać biuru rachunkowemu dodatkowy, cenny atut. Aby jednak możliwości takiego systemu mogły być wykorzystywane, muszą być wprowadzane do niego potrzebne dane. Mogą być też zaprogramowane dodatkowe raporty, które pozwolą klientowi lepiej zarządzać swoimi płatnościami. Podkreślić należy, że sposób raportowania rozrachunków (częstotliwość, zawartość raportów, szczegółowość danych) należy każdorazowo uzgodnić z klientem podczas opracowywania umowy o obsługę księgową.

Potrzeby klientów w tym zakresie są bardzo różne. Klient może potrzebować danych o należnościach przeterminowanych na dany dzień lub o należnościach przeterminowanych powyżej określonego czasu. Terminowe przekazywanie takich informacji może być dla niego bardzo ważne, bo np. klient potrzebuje tych informacji do podejmowania decyzji o wstrzymaniu dostaw do opóźniającego się z zapłatami kontrahenta, o skierowaniu należności na drogę postępowania sądowego, o przyznaniu lub nie premii, skont za terminowe płatności itp.

Na koniec roku obrotowego na podstawie danych z ewidencji biuro rachunkowe powinno wskazać klientowi należności, które są nieopłacone i należałoby je objąć odpisem aktualizującym. Przypomnieć należy, że na podstawie ewidencji muszą być też identyfikowane należności i zobowiązania, dla których minął podstawowy termin przedawnienia – powinny one zostać odpisane.

Ewidencja rozrachunków powinna być prowadzona starannie. Nierozliczane na bieżąco pozycje mają tendencję do kumulowania się. Dotyczy to przykładowo sald wynikających z brakujących dokumentów, niestandardowych metod płatności, przypadków zapłaty rozrachunku w danej walucie inną walutą.

Ważne dla podatków

Ważnym obszarem podatkowego zarządzania rozrachunkami są korekty dochodu w PIT i CIT na warunkach wskazanych w art. 18f i art. 25 ust. 19 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 26i i art. 44 ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami podatnik ma prawo zmniejszyć podstawę opodatkowania w przypadku braku zapłaty należności lub ma obowiązek zwiększyć tę podstawę w przypadku nieuregulowania zobowiązań. Tutaj, podobnie jak dla celów VAT, należy śledzić rozrachunki, których opóźnienie w zapłacie zbliża się do 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie. W sytuacji gdy podatnik nie skorzystał z ulgi na złe długi w podatku dochodowym, ma możliwość po spełnieniu odpowiednich warunków (które również wymagają monitorowania) rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów odpisu aktualizującego należność.

Tu trzeba przypomnieć znaczenie art. 89b ustawy o VAT, który wskazuje na zasady korekty VAT naliczonego wynikającego z niezapłaconej faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju, gdy minął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności. Biuro rachunkowe powinno zatem pamiętać o monitorowaniu zobowiązań z punktu widzenia:

• prewencyjnego – trzeba pilnować, czy okresy przeterminowania określonych zobowiązań zbliżają się do poziomu powodującego obowiązek dokonania korekty – takie stany należy klientowi odpowiednio wcześniej raportować, by mógł podjąć decyzje co do ich zapłaty,
• wykonawczego – biuro zobowiązało się do prawidłowego ustalania podatku VAT, a więc ma obowiązek uwzględniać w JPK i deklaracjach VAT klienta skutki sytuacji opisanych w ustawie, czyli pomniejszyć VAT naliczony w okresach, w których upłynęło 90 dni od terminu płatności.

Monitorowanie z punktu widzenia VAT dotyczy też oczywiście należności. Tu chodzi o możliwość zastosowania prawa do obniżenia VAT należnego w przypadku uprawdopodobnienia nieściągalności na warunkach wskazanych w art. 89a ustawy o VAT. Tu korekta podatku należnego w związku ze stwierdzeniem nieściągalności wierzytelności jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Ale biuro rachunkowe powinno wskazywać klientowi możliwość skorzystania z tego prawa w terminie, w którym jest to możliwe.

Nie można oczywiście zapominać, iż właściwe prowadzenie rozrachunków jest szczególnie ważne także przy stosowaniu przez klienta kasowych metod rozliczania VAT. W przypadku faktur otrzymanych od podatników rozliczających się metodą kasową można bowiem odliczyć VAT naliczony dopiero wtedy, gdy zobowiązanie wobec nich zostanie uregulowane. Z kolei sami podatnicy rozliczający się metodą kasową muszą pamiętać o rozliczaniu VAT należnego w dacie otrzymania zapłaty, ale nie później niż w ciągu 90 dni od dnia sprzedaży.

Odstępstwa

W praktyce spotykam się czasem z pytaniami biur rachunkowych dotyczącymi tego, czy można odstąpić od monitorowania rozrachunków klienta w zakresie podatkowego rozliczenia ulgi na złe długi. Teoretycznie jest to możliwe. Klient musi złożyć wtedy oświadczenie w tym zakresie w umowie. Nie zwalnia to jednak klienta z obowiązku samodzielnego monitorowania stanu należności i zobowiązań. Powinien on wtedy informować o niedotrzymanych terminach płatności biuro rachunkowe, na wyraźnie określonych zasadach, w celu prawidłowego rozliczenia skutków braku płatności w VAT i podatku dochodowym. Takie rozwiązanie jest jednak mało wygodne i też niesie wiele niepewności dla biura, które de facto ma dodatkową pracę związaną z wprowadzaniem do systemu FK informacji od klienta i sprawdzaniem ich poprawności. ©℗