Przypomnijmy: instytucją obowiązaną jest podmiot, który musi wykonywać obowiązki nałożone ustawą z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1163; dalej: ustawa o AML), czyli mówiąc w największym skrócie, obowiązki dotyczące identyfikacji i weryfikacji podmiotów lub transakcji, które mogą budzić podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Krąg instytucji obowiązanych jest systematycznie poszerzany i nie dotyczy już tylko banków, funduszy inwestycyjnych czy też zakładów ubezpieczeń, lecz obejmuje również m.in. notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów czy też pośredników w obrocie nieruchomościami.
Co zatem się zmienia? Otóż od 31 lipca 2021 r. wprowadzony został nowy art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy o AML, zgodnie z którym instytucjami obowiązanymi będą również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Aktualnie również małe biura księgowe czy rachunkowe, niezależnie od formy prowadzenia działalności (zarówno spółki kapitałowe i osobowe, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze), oraz niezależnie od jej rozmiaru i liczby pracowników, będą zobligowane do realizacji obowiązków wynikających z ustawy o AML.
O co księgowi pytają na szkoleniach

Biura rachunkowe vs inne instytucje obowiązane

PROBLEM
Czy biura rachunkowe mają jakieś szczególne obowiązki, inne niż pozostałe instytucje obowiązane?
ODPOWIEDŹ
Ustawa przewiduje wiele obowiązków, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane. Do najważniejszych i podstawowych obowiązków możemy zaliczyć :
• stworzenie wewnętrznej procedury,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML,
• dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji,
• stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego,
• raportowanie do generalnego inspektora informacji finansowej (GIIF),
• regularne odbywanie szkoleń,
• wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej,
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków.
Wszystkie obowiązki mają zmierzać do wykrycia i ewentualnego zaraportowania sytuacji lub transakcji, które mogą generować podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a niewykonanie ich może grozić przede wszystkim sankcjami finansowymi lub nawet odpowiedzialnością karną. Niemniej jednak w ustawie o AML nie ma żadnych, szczególnych regulacji, które wyróżniałyby obowiązki biur rachunkowych na tle obowiązków innych rodzajów instytucji obowiązanych.

Moment przeprowadzenia analizy transakcji

PROBLEM
Na jakim etapie współpracy biuro rachunkowe ma obowiązek typowania transakcji podejrzanych? Kiedy w praktyce taka analiza powinna zostać przeprowadzona? Czy obowiązek typowania transakcji dotyczy również obecnych klientów biura rachunkowego, z którymi umowy zawarte zostały przed wejściem w życie nowych przepisów ustawy?
ODPOWIEDŹ
W pierwszej kolejności zaznaczyć należy, że biura rachunkowe jako instytucje obowiązane mają dwa zakresy obowiązków. Pierwszy z nich jest związany z analizą i oceną ryzyka samego klienta i tutaj biura rachunkowe mają obowiązek dokonywania takiej analizy przy każdym nawiązywaniu stosunku gospodarczego, tj. w praktyce przed zawarciem umowy o współpracy z danym klientem (nowi klienci), jak również w każdej sytuacji, w której nastąpi zmiana uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych (dotychczasowi klienci). Z kolei drugi obowiązek dotyczy bieżącego monitorowania i typowania transakcji podejrzanych, w tym przypadku biura rachunkowe powinny dokonywać analizy transakcji na różnych etapach współpracy z klientem, bez względu czy jest to klient nowy, czy też klient, z którym biuro rachunkowe utrzymywało już stosunki gospodarcze. Analiza transakcji powinna być przeprowadzana m.in. na etapach: zawierania umowy o współpracy, weryfikacji faktur, ewentualnego akceptowania przelewów oraz finalnego rozliczenia klienta, tj. w momencie sporządzania rocznej deklaracji podatkowej.

Sankcje za niewypełnienie obowiązków

PROBLEM
Czy biuro rachunkowe może być ukarane za to, że nie zidentyfikowało podejrzanej transakcji?
ODPOWIEDŹ
Artykuł 147 pkt 13 ustawy o AML przewiduje karę administracyjną m.in. za niedopełnienie obowiązku przekazania głównemu inspektorowi informacji finansowej (dalej: GIIF) zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Karze administracyjnej podlega instytucja obowiązana. Natomiast zgodnie z art. 156 ustawy o AML karze pozbawienia wolności od trzech miesięcy do pięciu lat podlega ten, kto działając w imieniu lub na rzecz instytucji obowiązanej, nie dopełnia obowiązku przekazania do GIIF ww. zawiadomień.
Zgodnie z powyższym nieprzekazanie zawiadomienia o podejrzanej transakcji wiąże się z możliwością nałożenia kary administracyjnej na biuro rachunkowe, jak również z możliwością nałożenia kary pozbawienia wolności na osoby działające w imieniu lub na rzecz biura. Należy jednak wskazać, że w obu przypadkach chodzi o ukaranie za niedopełnienie obowiązku przekazania informacji do GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na popełnienie przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Zgodnie z wypowiedzią dyrektora departamentu informacji finansowej Ministerstwa Finansów „(…) Okoliczności i ewentualne podejrzenia ocenia instytucja obowiązana w ramach swoich (udokumentowanych) analiz, stosując w szczególności zasady wynikające z procedury oceny ryzyka. Instytucja obowiązana może być zatem ukarana za niezachowanie procedur, za błędne procedury, za brak analizy i wynikające z tego nieprzekazanie informacji do GIIF”. Nikt natomiast nie oczekuje od instytucji obowiązanej posiadania wiedzy wykraczającej poza jej możliwości i bezbłędnego typowania podejrzanych transakcji. Tym samym nie powinna obawiać się kary ta instytucja obowiązana, która stosuje prawidłowo procedurę oceny ryzyka i procedury analizy/raportowania, ale której nie udało się wychwycić podejrzanej transakcji (zidentyfikowane później jako podejrzana np. przez generalnego inspektora na podstawie posiadanych przez niego dodatkowych informacji). Każdorazowo indywidualnie będzie następowała ocena, czy brak identyfikacji wynikał z braku procedur po stronie instytucji obowiązanej bądź ich niewłaściwego stosowania”.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

PROBLEM
Jednym z obowiązków biur rachunkowych jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizowanie obowiązków wynikających z ustawy o AML. Jak wyznaczyć taką osobę w sytuacji, w której biuro rachunkowe prowadzone jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i nie zatrudnia pracowników?
ODPOWIEDŹ
Zgodnie z art. 9 ustawy o AML w przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, o których mowa w art. 6 i art. 8, wykonuje osoba prowadząca tę działalność. Zgodnie z powyższym w treści procedury wewnętrznej należy wskazać, że wszystkie obowiązki, jakie ustawa nakłada na osoby odpowiedzialne i koordynatorów AML, będzie wykonywała osoba prowadząca działalność gospodarczą, tj. jej właściciel.

Identyfikowanie transakcji podejrzanych

PROBLEM
Ustawa o AML nakłada na biura rachunkowe m.in. obowiązek identyfikowania i zawiadamiania o transakcjach podejrzanych. Czym w praktyce jest taka transakcja i jak ją zidentyfikować?
ODPOWIEDŹ
Prawidłowe wytypowanie transakcji podejrzanej zależy od konkretnej sytuacji, rodzaju stosunków gospodarczych łączących instytucję obowiązaną z klientem, a także od rodzaju przeprowadzanych transakcji oraz zakresu działalności instytucji obowiązanej. Niemniej jednak o transakcji nietypowej mogą świadczyć pewne okoliczności jej realizowania przez klienta, w tym m.in.:
• transakcja nie ma uzasadnienia gospodarczego lub prawnego i w sposób znaczący odbiega od dotychczasowego profilu transakcji danego klienta;
• transakcja jest znacznie bardziej skomplikowana niż dotychczasowe transakcje realizowane przez klienta;
• sposób przeprowadzenia transakcji jest nietypowy w porównaniu do transakcji dotychczas realizowanych;
• transakcja jest o znacznej kwocie i dotychczas takie transakcje nie były w standardzie transakcji realizowanych przez klienta;
• transakcja jest przeprowadzana bez jej jasnej podstawy, tj. brak jest zawartej umowy czy też zamówienia;
• transakcja realizowana jest z krajami o podwyższonym ryzyku prania pieniędzy i finansowania terroryzmu lub dotyczy branży, w której istnieje podwyższone ryzyko (np. obrót dobrami luksusowymi).

Dokonywanie oceny ryzyka

PROBLEM
Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane mają obowiązek dokonywania oceny ryzyka zarówno po stronie swoich klientów, jak również swojej działalności – w jakim stopniu ich działalność może służyć do popełnienia przestępstwa prania pieniędzy i finansowania terroryzmu? Czy istnieje jakiś uniwersalny wzór pozwalający na ocenę tego ryzyka?
ODPOWIEDŹ
Ocena ryzyka zarówno po stronie klientów, jak i samego biura rachunkowego jest sprawą dość indywidulaną i zależną od wielu czynników, w tym w szczególności powinna uwzględniać czynniki ryzyka dotyczące klientów, państw lub obszarów geograficznych, usług i transakcji (zgodnie z art. 27 ustawy o AML). Biura rachunkowe mają obowiązek dostosować ocenę ryzyka do swojej działalności – w przypadku biur mniejszych czy prowadzących mniej narażoną na ryzyko działalność proces ten może być znacznie mniej skomplikowany niż w przypadku dużych biur rachunkowych, który zakres usług jest znacznie szerszy niż mniejszych jednostek.
Podsumowując, każdorazowo ocena ryzyka czy to klientów, czy samego biura rachunkowego będzie zależeć od konkretnej sytuacji, zakresu działalności biura rachunkowego, bazy jego klientów i łączących go stosunków gospodarczych. Co do zasady nie ma uniwersalnego schematu określania stopnia ryzyka i to do obowiązków danej instytucji obowiązanej należy dobór odpowiednich czynników ryzyka i dokonanie ich oceny.
O czym warto pamiętać
! Wszystkie biura rachunkowe, w tym prowadzące tzw. niepełną księgowość, stają się instytucjami obowiązanymi od 31 lipca 2021 r. Natomiast część rozszerzonych obowiązków (dodatkowa weryfikacja beneficjentów rzeczywistych, stosowanie rozszerzonych, wzmożonych środków bezpieczeństwa) wejdzie w życie od 31 października 2021 r.
! Podstawowym obowiązkiem biur rachunkowych jest prawidłowe opracowanie i wdrożenie procedury wewnętrznej w zakresie AML.
! Biura nie mogą zapominać o obowiązku wyznaczenia osób odpowiedzialnych, szkoleniu pracowników oraz prawidłowym opracowaniu procedury zgłaszania nieprawidłowości.