Reklama
TEMAT: Niewyjaśnione różnice
PROBLEM: Kiedy można zastosować kompensatę
Rozliczenie inwentaryzacji powinno odbyć się na podstawie decyzji kierownika jednostki poprzedzonej wcześniej ustaleniami co do przyczyn różnic. Obecnie pierwszym krokiem, jaki należy zrobić, to poszukać dokumentów dotyczących przyczyn rozbieżności stwierdzonych w czasie inwentaryzacji na koniec 2019 r. Być może są w jednostce. Z perspektywy biura rachunkowego trudno powiedzieć, czy te różnice podlegają kompensacie, czy należy je zaliczyć do kosztów czy wskazać osoby które powinny pokryć te niedobory.

Reklama
Przypomnę, że to, co księgowym wydaje się najprostsze, tj. kompensata, wymaga spełnienia jednocześnie określonych warunków. I tak można zaproponować rozliczenie nadwyżki jako kompensaty usprawiedliwionego niedoboru, jeżeli są spełnione jednocześnie następujące warunki:
a) niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu;
b) niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej;
c) niedobór i nadwyżka zapasów zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.
Co do zasady, jak podpowiada stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji, niedobory usprawiedliwione to:
a) ubytki naturalne wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych jak: wysychanie, ulatnianie, parowanie, wykruszanie, stłuczka lub inne zjawiska o podobnym charakterze, przy czym powinny się one mieścić w granicach norm ubytków naturalnych określonych we właściwych przepisach, np. w sprawie maksymalnych norm dopuszczalnych ubytków wyrobów akcyzowych lub norm przyjętych zwyczajowo, ustalonych przez kierownika jednostki, a także niedobory powstałe przy kompletacji dostaw i sprzedaży oraz wskutek nieudokumentowanych rozchodów, kradzieży w sklepach samoobsługowych. Obciążają one koszty działalności operacyjnej;
b) ubytki usprawiedliwione przekraczające normy. Obciążają one koszty działalności operacyjnej;
c) niedobory spowodowane niedokładnością urządzeń pomiarowych stosowanych do pomiaru przychodów lub rozchodów zapasów, jeżeli mieszczą się w granicach tolerancji są zaliczane do kosztów działalności operacyjnej;
d) niedobory, spowodowane mniejszym przychodem niż zafakturowany, co nie zostało ujawnione przy odbiorze, ujmuje się jako pozostałe koszty operacyjne;
e) niedobory, uznane za wynikające z pomyłkowej zamiany (przy przychodzie lub rozchodzie) podobnych składników zapasów, mogą być kompensowane ich nadwyżką albo zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej, jeżeli nie ma możliwości kompensaty;
f) niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi takimi jak: pożar, powódź, wichura, zalanie czy kradzież. Obciążają one pozostałe koszty operacyjne.
Natomiast niedobory nieusprawiedliwione, czyli te powstałe wskutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania, można podzielić na:
a) niedobory bezsporne, kiedy osoba odpowiedzialna wyraża zgodę na ich pokrycie. Są one odnoszone w ciężar rozrachunków z pracownikami;
b) niedobory sporne, jeżeli osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie, kierownik jednostki podejmuje decyzję, czy dany niedobór zostanie zaliczony do:
– niedoborów dochodzonych – roszczenie o zwrot szkody w wysokości poniesionej straty wobec osoby uznanej za winną zostaje skierowane na drogę postępowania sądowego. Powstają wówczas roszczenia sporne, od których dokonuje się odpisów aktualizujących;
– niedoborów niedochodzonych, co oznacza, że kierownik jednostki rezygnuje z wystąpienia na drogę sądową, godząc się z poniesieniem straty, a zarazem może zastosować wobec osoby odpowiedzialnej sankcje (upomnienie, pozbawienie premii, odwołanie z funkcji, wypowiedzenie). Obciążają one pozostałe koszty operacyjne.
Z kolei stwierdzone podczas spisu z natury nadwyżki zapasów mogą:
a) wynikać z niedokładności urządzeń pomiarowych, mieszcząc się w granicach tolerancji – wtedy zmniejszają one koszty działalności operacyjnej;
b) być spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie) – w takim przypadku istnieje możliwość kompensaty nimi niedoboru albo zmniejszenia o nie kosztów działalności operacyjnej;
c) powstać wskutek nieudokumentowanych zwrotów z produkcji, likwidacji środków trwałych lub dostaw wyższych od zadeklarowanych w fakturze na pokrycie ewentualnych strat w transporcie. Jeżeli takie straty nie wystąpią, zaistniałe nadwyżki wpływają na zmniejszenie ceny jednostkowej danego asortymentu zapasów lub są ujmowane jako pozostałe przychody operacyjne;
d) należeć do pozostałych nadwyżek, których przyczyn nie udało się jednoznacznie ustalić. Są one zaliczane do pozostałych przychodów operacyjnych.
Rada dla biura:
Zatem jak widać, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych jest uzależnione od tego, jaki był powód rozbieżności. Jeśli kierownik jednostki (zarząd) podpisze rozliczenie w formie kompensaty – to wówczas bierze on za to odpowiedzialność, ale prawdopodobnie w gospodarce magazynowej jest bałagan o te wartości. Proszę sprawdzić system magazynowy – czy tam w ogóle były ujmowane wyniki inwentaryzacji. Różnice niewyjaśnione szczegółowo, gdzie nie jest podjęta decyzja o dochodzeniu ich od np. pracowników, są spisywane w pozostałe koszty operacyjne, a nadwyżki w pozostałe przychody operacyjne. Kosztami podatkowymi mogą być tylko te kwoty, co do których wiadomo, iż powstały w wyniku normalnej działalności – nie było tam winy czy zaniechania ze strony kierownictwa jednostki. Jest to zgodne ze stanowiskiem KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.
Proszę pamiętać, że inwentaryzacja za 2019 r. powinna być rozliczona na 31 grudnia 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 27 ust 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Obecnie mamy rozliczany 2020 r., zatem brak rozliczenia różnic w księgach 2019 r. był błędem. Dlatego w przypadku gdyby kwoty były istotne i w ich konsekwencji sprawozdania za 2019 r. nie można było uznać za wiernie i rzetelnie odzwierciedlającego obraz jednostki, to należy zgodnie z dziś uzyskanymi danymi rozliczyć różnice poprzez konto „Rozliczenie wyniku finansowego za 2019 r.” (za wyjątkiem niedoborów uznanych za roszczenia).
Natomiast jeśli wartość kosztowo lub przychodowo rozpoznanych różnic nie jest znacząca, to należy je ująć poprzez konta pozostałych kosztów operacyjnych lub pozostałych przychodów operacyjnych w zależności od rodzaju różnicy. Nie ma podstaw obecnie do korygowania zużycia materiałów lub wartości sprzedanych towarów, ponieważ rozliczenie obecnie różnic z 2019 r. nie dotyczy wykorzystywania materiałów czy towarów w 2020 r.
Podstawa prawna
komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55)
art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2122)