KSeF. Tryb offline jest potrzebny, ale już wywołuje pytania

Zakłada on zmiany w przepisach o KSeF (dziś jest on dobrowolny). Przypomnijmy, że najwięksi podatnicy zaczną obowiązkowo stosować KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od 1 kwietnia 2026 r.

Tryby offline

Najnowsza wersja projektu (podobnie jak ta z kwietnia br.) zakłada wprowadzenie na stałe (a nie tylko w okresie przejściowym) trybu offline, czyli poza KSeF, mimo że faktura będzie wystawiona w formie ustrukturyzowanej.

Tryb offline będzie nie tylko na wypadek awarii systemu czy problemów po stronie podatnika. Podatnik będzie mógł sam wybrać, czy chce w ten sposób wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przy czym zastosuje wtedy tryb offline24.

– Ministerstwo Finansów uwzględniło w tym zakresie postulaty biznesu – mówi Wadim Szczyrski z biura rachunkowego PONITAX Wadim Szczyrski (patrz: komentarz w ramce).

W rezultacie podatnik będzie miał do wyboru wystawienie faktury:

• przy użyciu KSeF,
• w trybie offline – w razie problemów z dostępnością do KSeF,
• w trybie offline24 – niezależnie od awarii systemu.

Przy czym będą trzy warianty trybu offline i trzy trybu offline24. Kajetan Kubicz, adwokat i partner w kancelarii LTCA wymienia:

• offline – stosowany na wypadek krótkiej niedostępności KSeF,
• offline – stosowany na wypadek nieprzewidzianej awarii KSeF,
• offline „masowy”, co oznacza powrót do fakturowania w wersji papierowej lub elektronicznej,
• offline24 „systemowy” – gdy system rozpozna przesłanie e-faktury z opóźnieniem,
• offline24 – stosowany na wypadek problemów z dostępnością do KSeF po stronie podatnika,
• offline24 – stosowany przez podatnika dobrowolnie.

Przepisy zakładające wprowadzenie tych trybów na stałe (a nie przejściowo) były konsultowane, ale zdaniem ekspertów zabrakło poprawek, które pozwoliłyby uniknąć niektórych problemów.

Problem z certyfikatem wystawcy

Jeden z nich dotyczy kodu QR, którym będą opatrywane faktury ustrukturyzowane, wystawione w trybach offline. Będą dwa kody QR, jednym z nich będzie certyfikat wystawcy. Ministerstwo Finansów poinformowało, że przedsiębiorcy będą mogli występować o niego dopiero od 1 listopada 2025 r. Czasu zostanie więc niedużo, jeśli wziąć pod uwagę harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF.

– Przedsiębiorcy będą mieli zaledwie kilka miesięcy na integrację certyfikatów z systemami księgowymi – zauważa Wadim Szczyrski.

Co z przesyłaniem faktur?

Eksperci zwracają też uwagę na kolejny problem – czy fakturę wystawioną w trybie offline24 będzie można przekazywać kupującemu (odbiorcy) w formie papierowej lub PDF?

– Z uzasadnienia do projektu nowelizacji wynika, że faktury wystawione w takim trybie między polskimi podatnikami VAT powinny być przekazywane wyłącznie przez KSeF, czyli bez możliwości wręczenia ich „do ręki” czy przesłania w formacie PDF – zwraca uwagę Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w zespole VAT MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Zarazem jednak dodaje, że nie wynika to wprost z projektowanych przepisów. Nie zawierają one wprost takiego ograniczenia, co może prowadzić do niejasności, a nawet absurdów. Na przykład – jak zauważa ekspert – pracownik będący w delegacji nie dostanie na stacji paliw faktury do ręki, mimo że technicznie (i przy literalnym odczytaniu przepisów) będzie to możliwe.

– Brak możliwości uzyskania takiego dokumentu przy kasie, będzie powodował problemy np. z rozliczeniem kosztów delegacji. Faktura wystawiona przez sprzedawcę trafi do jednego zbioru w KSeF, co przy dużej skali działalności i tego rodzaju zakupów może powodować trudności z przypisaniem danej faktury do właściwych osób – tłumaczy Krzysztof Jaros.

Weryfikowanie odbiorcy

– Problem dotyczy również transakcji zawieranych z podmiotami niezobowiązanymi do korzystania z KSeF, np. zarejestrowanymi dla celów VAT w Polsce, ale bez stałego miejsca działalności – mówi Krzysztof Jaros. Takim podmiotom sprzedawca będzie mógł udostępniać faktury offline jeszcze przed przesłaniem ich do KSeF.

– W praktyce więc sprzedawca będzie musiał każdorazowo weryfikować status nabywcy podającego polski NIP, aby ustalić, czy może przekazać fakturę offline poza systemem – wyjaśnia ekspert. Podkreśla, że brak jasnych wytycznych w tym zakresie stwarza ryzyko błędów i opóźnień w obrocie gospodarczym.

Niezamierzony tryb offline

Kolejne zagrożenie – według ekspertów – może dotyczyć faktur, które choć zostaną wydane za pomocą KSeF, to mogą w niezamierzony sposób zostać uznane za wystawione w trybie offline24.

– Może się tak stać, gdy firma nie chce korzystać z trybu offline24, ale data wystawienia faktury, wpisana w polu P_1 schemy, będzie wcześniejsza niż data faktycznej wysyłki do KSeF – tłumaczy Krzysztof Jaros. Wyjaśnia, że opóźnienie w wysyłce może wynikać np. z wewnętrznych procesów akceptowania faktur w firmie.

W takiej sytuacji – jak mówi – projektowane przepisy przewidują, że nawet faktura przygotowana w systemie online zostanie automatycznie uznana za wystawioną offline.

Zdaniem eksperta z jednej strony jest to dobre rozwiązanie, bo zachowana jest data wystawienia faktury wpisana w polu P_1.

– Z drugiej strony, jeżeli taka faktura nie zostanie przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, to podatnikowi będzie grozić kara do 100 proc. wartości VAT z tej faktury – zauważa ekspert.

Przypomnijmy, że fiskus będzie mógł nakładać kary dopiero od 2027 r.

Tylko jeden dzień roboczy

Wątpliwości ekspertów budzi też zakładany bardzo krótki czas na przesłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline. Co prawda MF odeszło od koncepcji 24 godzin, ale zdaniem doradców jeden dzień roboczy to też za mało.

– To oznacza zupełne oderwanie od rzeczywistości, czyli potencjalnych problemów z dostępnością do systemu. Nie zawsze uda się je rozwiązać w jeden dzień – zauważa Kajetan Kubicz.

On również zwraca uwagę na zagrożenie karą (od 2027 r.).

– Przedsiębiorcy słusznie więc zadają sobie pytanie: co będzie, gdy nie zdążę? – komentuje ekspert. ©℗

Należy koniecznie doprecyzować przepisy

Ministerstwo Finansów uwzględniło postulaty biznesu, wprowadzając na stałe dobrowolny tryb offline24. Umożliwia one wystawianie faktur bez natychmiastowego połączenia z systemem, przy czym faktury wystawione w tym trybie trzeba będzie przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. To znaczna poprawa w stosunku do pierwotnej koncepcji wysłania faktury do KSeF w ciągu 24 godzin niezależnie od tego, czy przypadają one na dzień roboczy czy wolny.

Warto zauważyć, że korzystanie z trybu offline24 będzie wymagało posiadania certyfikatu wystawcy. Ten jednak będzie dostępny dopiero od 1 listopada 2025 r. Z uwagi na harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy będą mieli zaledwie kilka miesięcy na integrację certyfikatów z systemami księgowymi.

Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestię przekazywania faktur poza KSeF. Projekt dopuszcza taką możliwość wyłącznie przy przekazywaniu faktur konsumentom i podmiotom zagranicznym. Natomiast krajowi podatnicy VAT będą dostawać faktury wyłącznie za pomocą systemu. To może generować problemy w punktach sprzedaży wymagających natychmiastowego potwierdzenia transakcji (np. stacje paliw).

Podsumowując, choć wprowadzenie trybów offline jest krokiem w dobrym kierunku, to pilnie należy doprecyzować przepisy, zwłaszcza w zakresie: procedur awaryjnych, wymogów technicznych dla certyfikatów oraz zasad przekazywania faktur poza systemem. Bez tych zmian przedsiębiorcy mogą napotkać istotne trudności operacyjne po pełnym wdrożeniu KSeF.

Trzeba będzie uważać przy trybach offline

Projekt zakłada, że podatnicy będą mogli przesyłać faktury ustrukturyzowane w dwóch trybach offline: na wypadek awarii KSeF i w trybie offline24.

Czy te tryby niosą jakieś zagrożenie? To zależy. Jeżeli podatnik sięgnie po tryb offline24, to będzie musiał zapewne wytłumaczyć fiskusowi, dlaczego skorzystał z tego trybu, a nie przesłał faktury za pomocą KSeF.

Jeżeli dojdzie do awarii po stronie MF, podatnik nie będzie musiał się tłumaczyć. Jeżeli jednak taka awaria potrwa dłużej, a podatnik wystawi w tym czasie wiele faktur, to będzie musiał pamiętać, by zaraz po ustaniu awarii wysłać je wszystkie do KSeF.

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw – skierowany do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów