Zmianą objęte zostały także niektóre funkcje sprzedażowo - marketingowe oraz produkcyjne. Zmiana modelu operacyjnego w polskich spółkach jest częścią globalnego działania, które w przypadku HR, jak i finansów polega najogólniej rzecz biorąc na przeniesieniu
większości procesów w tych obszarach do firm zewnętrznych, obsługujących je z centrów usług wspólnych. W fabrykach od kilku lat wdrażana jest kultura zarządzania, według której doskonalone są procesy i modelowane postawy ludzi i ich sposób działania. Jest to ciągła praca, w którą angażuje się nie tylko kierownictwo fabryk i funkcji wspierających, ale wszyscy pracownicy, bez których budowanie nowego sposobu działania nie byłoby możliwe. Nagromadzenie tylu dużych zmian w jednym czasie, wpływających bezpośrednio na to, jakie pracownicy wykonują obowiązki i w jaki sposób to robią, jest ogromnym wyzwaniem dla organizacji, a zmiany o takim zasięgu nie były dotąd przeprowadzane ani w polskich spółkach należących do Imperial Brands, ani w całej Grupie.
Od samego początku tego procesu HR w spółkach Imperial w Polsce znalazł się w bardzo szczególnej roli: działu, który nie tylko musi sprawnie poradzić sobie ze zmianami dotyczącymi własnych sposobów pracy, zmiany funkcji, struktur i sposobu myślenia i działania, co stanowiło wyzwanie samo w sobie, ale jednocześnie odnaleźć się jako zespół pracowników, którzy skutecznie wspierają pozostałe obszary organizacji, nie tylko w zakresie normalnego ich funkcjonowania, ale także zmian zachodzących w innych działach. HR wchodził w zmianę stanowiąc trzy odrębne zespoły działające od wielu już lat w strukturach dwóch fabryk (w Radomiu i podpoznańskim Tarnowie Podgórnym) oraz pionu handlowego. Naturalnym sposobem rozpoczęcia procesu zmian było więc od początku budowanie zespołu 1HR,
polegające przede wszystkim na usprawnieniu komunikacji i współpracy pomiędzy członkami poszczególnych zespołów oraz na stworzeniu grup roboczych, których zadaniem stało się jak najsprawniejsze przekazanie istniejących procesów HR do firmy zewnętrznej,
a także zapewnienie skutecznej komunikacji i edukowania naszych pracowników w zakresie nowych sposobów pracy.
Te wszystkie działania nie zwalniały nas rzecz jasna od standardowej pracy, tj. wspierania przełożonych i pracowników w zakresie wszelkich spraw związanych z szeroko rozumianym obszarem HR. Pojawiło się wiele nowych zadań, które wiązały się ze zmianami
w sprzedaży i marketingu oraz finansach: od wsparcia przy wprowadzaniu nowych struktur, poprzez zapewnienie skutecznej komunikacji z pracownikami, po dialog z organizacjami związkowymi. Od samego początku skoncentrowaliśmy się na otwartej, szczerej i regularnej
komunikacji dotyczącej zmiany ze wszystkimi pracownikami naszych spółek, wykorzystując przy tym zarówno wypracowane i stosowane przedtem kanały komunikacyjne, jak i tworząc nowe, służące stricte przekazywaniu zmian związanych z nowym modelem operacyjnym. Stosujemy przy tym zasadę regularnego komunikowania działań w zmianie : przekazujemy wiadomości nawet wtedy, kiedy proces transformacji znajduje się akurat w fazie, która nie niesie ze sobą wyjątkowych wydarzeń. Większość naszych pracowników, związanych
z obszarem produkcji i logistyki, nie posiada dostępu do poczty elektronicznej, co wiąże się też z tworzeniem takich kanałów komunikacji, które będą łatwo dla nich dostępne, jak na przykład drukowane newslettery czy informacje na ekranach LCD, umieszczonych w obszarach
produkcyjnych. To podejście – komunikujemy dobre i złe informacje, jak również brak nowych informacji – jest bardzo dobrze odbierane przez naszych pracowników. W listopadzie zeszłego roku przeprowadziliśmy wśród pracowników badanie, którego zadaniem było sprawdzenie, jak proces zmian modelu operacyjnego jest przez nich odbierany. Nie wchodząc w szczegóły tego badania, można powiedzieć, że wyniki wypadły zadowalająco, stając się jednocześnie podstawą do wypracowywania, wspólnie z pracownikami obszarów objętych zmianą, rozwiązań, które posłużą dalszemu usprawnianiu procesu transformacji.
Zespół HR przez ostatnie lata zawsze osiągał bardzo wysokie rezultaty w prowadzonych regularnie w naszych organizacjach badaniach zaangażowania. W naszym przekonaniu rzeczywistym sprawdzianem wiarygodności tych wyników stał się prowadzony obecnie proces
zmian i możemy śmiało powiedzieć, że ten sprawdzian członkowie tego zespołu zdają bardzo dobrze.