Jak ująć refakturowanie kosztów energii elektrycznej?

Refakturowanie zasadniczo polega na obciążeniu najemcy budynku/lokalu jako ostatecznego odbiorcy kosztami poniesionymi przez refakturującą jednostkę. Wartość wynikająca z faktury otrzymanej od dostawcy energii elektrycznej jest taka sama jak refakturowana kwota, tj. bez doliczania dodatkowych opłat i udokumentowana refakturą. Oznacza to, że koszty i przychody dotyczące refakturowania w księgach rachunkowych należy rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym tak, aby operacja ta była bezwynikowa. Refaktura nie jest odrębnym typem faktury – jest fakturą sprzedaży, którą odnosi się do wcześniej otrzymanego dokumentu kosztowego (można ją rozszerzyć o dodatkowe pozycje).

Ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji dotyczących rozliczania operacji związanych z refakturowaniem kosztów. Zobowiązuje tylko w art. 20 ust. 2 u.r. do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie.

Zatem to specyfika działalności jednostki będzie decydowała, czy przychody z refakturowania będą stanowiły:

• przychody z działalności operacyjnej, czy
• pozostałe przychody operacyjne.

Jeśli refakturowane koszty są pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, kwoty te ujmuje się zatem na kontach pozostałych kosztów, a potem przychody z refaktury zalicza do przychodów operacyjnych.

Jeżeli jednak wynajem i będące jego konsekwencję refakturowanie stanowią podstawowy przedmiot działalności operacyjnej jednostki, to przychód powstały w związku z refakturowaniem opłat za energię na najemcę można zaliczyć do przychodów ze sprzedaży usług ewidencjonowanych na koncie „Przychody ze sprzedaży'. Natomiast wartość refakturowanych kosztów odnosi się w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach kosztów rodzajowych „Zużycie materiałów” i jeśli jednostka prowadzi ewidencję w układzie kalkulacyjnym, to też w zespole 5. Również w takim przypadku w księgach rachunkowych przychody z tytułu refakturowanych usług należy ujmować w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym powstał koszt z tym związany, aby na operacjach tych nie powstał wynik. Jeśli więc wartość wydatków na media obciążała np. koszty października br., to przychód z tytułu refaktury również powinien być wykazany dla celów bilansowych w tym miesiącu. [przykład] ©℗

• Wn„Rozliczenie zakupu” 15 000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 3450 zł,
• Ma„Rozrachunki z dostawcami” 18 450 zł.

• Wn „Zużycie materiałów, paliw i energii” 15 000 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 15 000 zł.

• Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 9225 zł,
• Ma „Przychody ze sprzedaży” 7500 zł,
• Ma „VAT należny” 1725 zł. ©℗