Od 1 października można rozpocząć inwentaryzację, a wszystkie czynności trzeba zakończyć do 15 stycznia 2024 r. Należy jej dokonać na dzień bilansowy. Choć wydaje się, że zostało jeszcze sporo czasu, to nie warto z tym zwlekać. Zanim się ją zacznie, należy bowiem zaktualizować zasady jej przeprowadzania i uzgodnić szczegóły organizacyjne, a także przeanalizować zapisy w księgach.

szkolenie

PYTANIE 1: Czy w instrukcji można wprowadzić zapis, że szkolenie dla pracowników przed inwentaryzacją jest obowiązkowe?

ODPOWIEDŹ: Nie ma przeszkód, by obowiązek przeprowadzania szkolenia przed inwentaryzacją zapisać w instrukcji inwentaryzacyjnej. Jednak może on też wynikać z zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki albo też z obu tych dokumentów.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619 – dalej: u.r.) nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, przy czym wskazuje ona jedynie na jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników, nie reguluje zaś procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z u.r. powinna opracować i mieć własne wewnętrzne regulacje w tym zakresie, które są dostosowane do jej potrzeb i specyfiki. Mogą one także zawierać zapisy dotyczące szkolenia przedinwentaryzacyjnego pracowników. Przeprowadzenie takiego szkolenia przed rozpoczęciem inwentaryzacji z pewnością zwiększy skuteczność, a także poprawność przeprowadzania wszystkich czynności w tym zakresie.

PYTANIE 2: Kto powinien uczestniczyć w szkoleniu przed inwentaryzacją? Czy należy je ograniczyć do członków komisji inwentaryzacyjnej?

ODPOWIEDŹ: Szkolenie powinno objąć przede wszystkim osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych. Niemniej warto, by uczestniczyły w nim także:

  • osoby zatrudnione przy inwentaryzacji sald środków pieniężnych w bankach oraz rozrachunków inwentaryzowanych za pomocą potwierdzeń sald;
  • osoby zatrudnione przy inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów inwentaryzowanych w drodze porównania i weryfikacji stanów ewidencyjnych z dokumentacją;
  • pozostali pracownicy księgowości;
  • kontrolerzy spisowi, zwłaszcza osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki;
  • osoby przewidziane na ewentualne zastępstwo.

W dokumentacji inwentaryzacyjnej warto dodać protokół ze szkolenia członków np. komisji inwentaryzacyjnej. [wzór 1]

WZÓR 1

Protokół ze szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej

Zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych przy okresowej inwentaryzacji majątku w dniu ……………… 2024 r. zostali przeszkoleni:

1. …………………………………………………..

2. …………………………………………………..

3. …………………………………………………..

4. …………………………………………………..

Szkolenie przeprowadzili:

……………………... – główny księgowy

…………………….. – przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Potwierdzeniem przeprowadzenia szkolenia są oświadczenia o przebytym szkoleniu

Załączniki:

1. Oświadczenia o przebytym szkoleniu ©℗

Jeśli firma współpracuje z biurem rachunkowym, to warto na szkolenie zaprosić pracowników biura. Mogą oni bowiem podpowiedzieć, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę przy przeprowadzaniu spisów z natury. Taka wiedza przyda się potem przy wycenie spisu i oczywiście wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych.

PYTANIE 3: Kto powinien przeszkolić członków komisji inwentaryzacyjnych? Czy jest to zadanie dla głównego księgowego, czy raczej przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej?

ODPOWIEDŹ: Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii związanych ze szkoleniami przedinwentaryzacyjnymi. W wielu jednostkach są one wspólnie organizowane i prowadzone przez głównego księgowego i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zdarza się często i tak, że to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej prowadzi szkolenie, a główny księgowy w nim uczestniczy.

Najważniejsze jest to, aby takie szkolenie się odbyło. Osoby, które mają zająć się inwentaryzacją, poznają na nim bowiem ogólne i wewnętrzne przepisy dotyczące inwentaryzacji (techniki i metody przeprowadzania), dokumentacji, gospodarki majątkiem jednostki, ochrony mienia i kontroli wewnętrznej.

PYTANIE 4: Czy szkolenie przedinwentaryzacyjne może się odbyć online?

ODPOWIEDŹ: W okresie pandemii odbywały się szkolenia inwentaryzacyjne online. Obecnie nie ma przeszkód, aby taką formę nadal stosować. Można nawet się zdecydować, aby przeprowadziła je osoba z zewnątrz. Przy czym przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i główny księgowy powinni zwrócić uwagę, by na szkoleniu zostały poruszone zagadnienia ważne dla danej jednostki. Dzięki temu można uniknąć nieprawidłowości.

Decydując się na zmianę formuły szkolenia z online na stacjonarne, nie ma przeszkód, by dotychczasowe zasady jego prowadzenia zostały te same. Przy czym w dokumentacji inwentaryzacyjnej powinien się znaleźć zapis, który dopuszcza zmianę formuły szkolenia.

podział ról i odpowiedzialności

PYTANIE 5: Jak powołać komisję inwentaryzacyjną? Z ilu osób powinna się składać?

ODPOWIEDŹ: Ustawa o rachunkowości nie wspomina o komisji inwentaryzacyjnej. Jej skład zależy więc od kierownika jednostki oraz od charakteru jednostki, tj. od ilości inwentaryzowanych aktywów i pasywów, czasochłonności oraz geograficznego rozdrobnienia działalności (może się okazać, że należy zinwentaryzować majątek znajdujący się w więcej niż jednej lokalizacji). Zazwyczaj w skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą co najmniej dwie, ewentualnie trzy osoby. Można jednak zastanowić się nad zmniejszeniem tej liczby. Taką możliwość przewiduje komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w kwestii ogłoszenia uchwały komitetu standardów rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska komitetu odnośnie do inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. poz. 55 – dalej: stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji). Jest tam zalecenie, aby w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe przeprowadzała jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Jeśli jednostka wprowadzi odpowiednie procedury zapewniające rzetelność i prawidłowość spisu, to można powołać jednoosobowe zespoły także w większych jednostkach. Liczbę i skład zespołu spisowego reguluje się w przepisach wewnętrznych i tu, jeśli jest to uzasadnione, można zastosować pewne uproszczenia. Oczywiście pod warunkiem, że będą wprowadzone odpowiednie procedury. Przykładowo: jeżeli spis przeprowadza jedna osoba, to każde pole spisowe po zakończeniu czynności, a przed otwarciem magazynu powinno być kontrolowane przez jednego z trzech specjalnie powołanych kontrolerów spisowych.

Kierownik jednostki powinien wskazać w przepisach wewnętrznych, kto konkretnie uczestniczy w spisie. Warto pamiętać, aby osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie miały informacji o wynikających z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku. Nie powinny to być więc osoby:

  • odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury;
  • prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury;
  • niebędące w stanie ‒ z innych względów ‒ zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Kierownik jednostki (lub osoba odpowiedzialna) powołuje też przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją.

W przypadku istnienia składników majątku, których wartość ustala się na podstawie obmiaru lub szacunku (np. zapasy węgla przechowywane w pryzmach), do ich pomiaru powołuje się odrębną komisję, której członkowie muszą mieć odpowiednie uprawnienia. Taką komisję należy też powołać do wyceny niepełnowartościowych składników majątku jednostki.

PYTANIE 6: Kiedy do przeprowadzenia inwentaryzacji warto powołać zespoły spisowe?

ODPOWIEDŹ: Powołanie komisji inwentaryzacyjnej składającej się z większej liczby członków i podzielenie jej na zespoły spisowe jest uzasadnione, kiedy majątek objęty spisem jest duży lub położony w różnych miejscach. Wydzielenie zespołów pozwoli na spisywanie w tym samym czasie różnych składników majątku, dzięki czemu cały spis przebiegnie sprawniej. [wzór 2, s. D2]

wzór 2

Wykaz członków zespołów spisowych

Wykaz członków zespołów spisowych powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na koniec roku obrotowego 20...

Data ……………………….. ……………………………..

(podpis kierownika jednostki) ©℗

Generalnie do zadań poszczególnych zespołów spisowych należy w szczególności przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na wyznaczonym obszarze spisowym (tj. w konkretnym pomieszczeniu, hali, magazynie). Przy czym każdy z tych obiektów może być podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych, o ile jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań gospodarczych jednostki. Ponadto jednym z zadań zespołów jest właściwe zabezpieczenie magazynów na czas spisu przed zmianą miejsca spisywanych składników majątku, a także zorganizowanie pracy w taki sposób, aby umożliwić prawidłową działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej.

Do zadań zespołów spisowych należy też:

  • wzięcie udziału w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
  • pobranie za pokwitowaniem, a po zakończeniu spisów rozliczenie się z arkuszy spisowych;
  • pobranie od osób odpowiedzialnych za powierzone składniki oświadczeń wstępnych i końcowych;
  • dokonanie inwentaryzacji w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z: instrukcją inwentaryzacyjną, zarządzeniem wewnętrznym oraz wytycznymi podanymi w czasie szkolenia;
  • poprawne sporządzanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym arkuszy spisowych, oraz dokonanie korekt popełnionych błędów;
  • dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników oraz stanu ich zabezpieczenia przed wypadkami losowymi i wpływami atmosferycznymi;
  • terminowe przekazanie sporządzonej, przejrzanej i uzupełnionej dokumentacji inwentaryzacyjnej (arkuszy spisowych, protokołów, oświadczeń materiałów pomocniczych, np. obliczeń i obmiarów itp.) po zakończeniu spisów i opracowanie sprawozdania o ich przebiegu – do komisji inwentaryzacyjnej.

Przykład 1

Tylko komisja

Majątek szkoły znajduje się w jednym miejscu (budynku). W szkole jest 10 sal lekcyjnych i sala gimnastyczna. Dyrektor powołał komisję inwentaryzacyjną liczącą cztery osoby (trzech nauczycieli i woźny). Dyrektor nie przewidział możliwości podziału komisji na zespoły spisowe.

Przykład 2

Komisja i zespół

Majątek szkoły znajduje się w dwóch budynkach, przy których są sale gimnastyczne. Szkoła ma kilkadziesiąt sal lekcyjnych wyposażonych w pomoce dydaktyczne. Jej majątek jest duży, obejmuje wiele grup rodzajowych i znajduje się w różnych miejscach. Dyrektor szkoły powołał więc 12-osobową komisję inwentaryzacyjną i podzielił ją na cztery trzyosobowe zespoły spisowe.

PYTANIE 7: Mam sprawować funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Kierownik poinformował mnie, że mam przeprowadzać wyrywkową kontrolę spisu z natury. Jak powinienem to robić?

ODPOWIEDŹ: Nie ma odgórnych, tj. ustawowych wytycznych regulujących te czynności. Zasady przeprowadzenia wyrywkowych kontroli należy więc zapisać w wewnętrznej instrukcji jednostki.

Generalnie spis z natury podlega wyrywkowej kontroli merytorycznej przeprowadzanej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub upoważnionych przez niego członków komisji inwentaryzacyjnej. Kontrolę tę mogą sprawować: główny księgowy, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, powołani kontrolerzy spisowi. Pewne etapy inwentaryzacji może też kontrolować kierownik jednostki. Aby taka kontrola inwentaryzacji była skuteczna, powinna być realizowana zarówno przed przystąpieniem do spisów (kontrola przygotowania do inwentaryzacji), w czasie ich trwania (kontrola prawidłowości ich przebiegu i poprawności przeprowadzania), jak i po ich zakończeniu (zgodność rozliczenia z decyzją, poprawność korekty ewidencji oraz wykorzystania wniosków z inwentaryzacji). Wyrywkowa kontrola merytoryczna polega np. na sprawdzeniu, czy:

1) pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu;

2) zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji;

3) prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników majątkowych, w tym także prawidłowe są obliczenia;

4) spis z natury jest kompletny.

Po takiej weryfikacji osoba kontrolująca zaznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym i podpisuje się przy danej pozycji. W razie stwierdzenia w kontroli wyrywkowej, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej musi zarządzić ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury. [wzór 3]

wzór 3

Protokół z kontroli spisu z natury

Z polecenia ……………………… w dniu …..……….. o godz. .……….... przeprowadzono kontrolę spisu z natury w obszarze ........... Kontrolę przeprowadził:…………………………………………………..……

(imię i nazwisko, funkcja)

Kontrolą objęto niżej wymienione pozycje spisu:

1. ...................................................................................................................

2. ..................................................................................................................

3. ..................................................................................................................

4. ..................................................................................................................

Wnioski: …………………............................................................................ ...................................................……………………………………………….……

……………………………….......... ..............…………………

(podpis przewodniczącego komisji) (podpis kontrolującego) ©℗

PYTANIE 8: Jaką rolę w pracach spisowych odgrywa przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej?

ODPOWIEDŹ: Ustawa o rachunkowości nie precyzuje szczegółów dotyczących obowiązków przewodniczącego lub członków komisji inwentaryzacyjnej. W tych kwestiach należy się więc kierować ogólnie przyjętymi dobrymi praktykami.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej jest odpowiedzialny za prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji. Przy czym powinien nim być pracownik na kierowniczym stanowisku, z wyjątkiem głównego księgowego, naczelnika komórki finansowo-księgowej. Obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej polegają na:

  • kierowaniu pracami komisji, w tym przewodniczenie jej posiedzeniom;
  • przeprowadzeniu szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych;
  • stawianiu wniosków w sprawie zmian lub uzupełnień w składzie zespołów spisowych;
  • ustaleniu zakresu czynności dla członków komisji;
  • kontrolowaniu wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji;
  • prowadzeniu rozliczenia arkuszy spisowych z natury;
  • dopilnowaniu terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie;
  • przygotowaniu dokumentacji przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji (w tym sprawozdań).

Przewodniczący może zlecić wykonanie części czynności innym członkom komisji, jednak nie zwalnia to go z odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie. [fragment instrukcji 1]

Fragment instrukcji inwentaryzacyjnej nr 1

Do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

  • ustalenie zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji inwentaryzacyjnej;
  • przeprowadzenie szkolenia dla pracowników uczestniczących w spisie z natury;
  • zorganizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie (w szczególności sprawdzenie, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe zostały oznakowane i czy w pomieszczeniach, w których się znajdują, wywieszone są aktualne spisy inwentarza, a także przygotowanie odpowiedniej ilości druków i przyrządów pomiarowych niezbędnych w czasie spisu);
  • prowadzenie rozliczenia arkuszy spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania;
  • nadzorowanie przygotowań do spisu z natury oraz jego przebiegu;
  • kontrolowanie pod względem formalno-rachunkowym arkuszy spisu z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji;
  • dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie;
  • ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i sformułowanie wniosków w sprawie ich rozliczenia;
  • przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnionych niedoborów i szkód zawinionych;
  • stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku jednostki;
  • w uzasadnionych przypadkach stawianie wniosków w sprawie:

– zmiany terminu inwentaryzacji,

– zarządzenia inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obmiaru lub szacunku,

– przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony (np. zastąpienie spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym),

– przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych;

  • zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie trwania spisu na danym polu spisowym.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może zlecić wykonanie części wyżej wymienionych czynności innym członkom komisji inwentaryzacyjnej. Nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie. ©℗

PYTANIE 9: Co robić, jeśli w trakcie przeprowadzania spisu zachoruje jeden z członków komisji inwentaryzacyjnej? Czy można wtedy wyznaczyć na jego miejsce inną osobę?

ODPOWIEDŹ: Po pierwsze, można ograniczyć liczbę osób uczestniczących w spisie do tych niezbędnych. Nie może to jednak zmniejszyć jego wiarygodności. Przed spisem można też stworzyć listę osób zastępujących np. członków komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych. Wówczas w razie nieobecności jednego z członków komisji inwentaryzacyjnej lub zespołu spisowego prace nadal będą przebiegały bez zakłóceń. Do wprowadzenia tych rozwiązań są konieczne odpowiednie zapisy w instrukcji inwentaryzacyjnej lub zarządzeniu kierownika w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Trzeba opisać procedurę postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych. Dokumenty te mogą też przewidywać wydłużenie terminów prac, a nawet przerwanie spisu.

Zdarza się także, że w trakcie spisu zachoruje osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury. Tu pomocny będzie pkt 35 KSR w sprawie inwentaryzacji. Zgodnie z nim „jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem”.

PYTANIE 10: Sprawozdanie finansowe naszej jednostki musi badać biegły rewident. Czy uczestniczy on też w inwentaryzacji? Jeśli tak, to jakie ma uprawnienia?

ODPOWIEDŹ: Zgodnie z art. 66 ust. 5 u.r. w podmiotach, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez firmę audytorską, trzeba umożliwić biegłemu rewidentowi lub jego przedstawicielowi uczestniczenie w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Chodzi tu głównie o spis z natury. Jak wskazuje KSR w sprawie inwentaryzacji, to kierownik ma powiadomić „odpowiednio wcześniej o terminie spisu podmiot uprawiony, z którym zawarto umowę o badanie, aby umożliwić biegłemu rewidentowi udział w spisie istotnych składników zapasów”. KSR w sprawie inwentaryzacji przypomina też, że jednostka w szczególności musi zapewnić, aby:

– wybór podmiotu uprawnionego i zawarcie umowy o badanie nastąpiły przed rozpoczęciem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury;

– biegły rewident (podmiot uprawniony) został zawiadomiony o terminach przeprowadzenia spisu z natury;

– biegły rewident (podmiot uprawniony) został poinformowany o przeprowadzaniu spisu z natury w szczególnych warunkach, np. wymagających odpowiednich uprawnień (np. na dużych wysokościach) lub wyposażenia.

Należy przy tym pamiętać, że biegły rewident pełni funkcję obserwatora spisu z natury i nie uczestniczy aktywnie w jego przebiegu. Biegły ma prawo do wglądu w dokumentację inwentaryzacyjną i otrzymania jej kopii. Może wnioskować o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów i prosić o wyjaśnienie od członków zespołu spisowego lub innych osób uczestniczących w spisie. Swoją obecność może potwierdzić na arkuszu spisowym w czasie spisu danego składnika zapasów.

Jeśli jednostka nie powiadomi biegłego o inwentaryzacji i nie weźmie on w niej udziału, to może mieć kłopoty. Biegły nie będzie wtedy w stanie wypowiedzieć się na temat poprawności badanego sprawozdania finansowego. Jeśli brak uczestnictwa w inwentaryzacji będzie uznany za ograniczenie zakresu badania, to może on wydać opinię z zastrzeżeniami. W skrajnych przypadkach może się okazać, że audytor odmówi wystawienia opinii. Taką decyzję może podjąć w sytuacji znacznego ograniczenia zakresu badania i braku pewności co do rzeczywistego stanu aktywów.

PYTANIE 11: Jak powinniśmy postąpić, jeżeli osoba odpowiedzialna materialnie za zapasy będzie składała zastrzeżenia do spisu z natury?

ODPOWIEDŹ: Jeżeli osoba odpowiedzialna zgłasza zastrzeżenia do spisu z natury, to trzeba natychmiast poinformować o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub działającego z jego upoważnienia członka komisji. Po wysłuchaniu stron podejmuje on decyzję, czy spis z natury kwestionowanych pozycji należy powtórzyć, czy też należy odrzucić zastrzeżenia. W powtórnym spisie uczestniczy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji bądź kontroler spisowy. W razie odrzucenia zastrzeżeń sporządza się notatkę uzasadniającą tę decyzję. Podpisują ją przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji, zespół spisowy i osoba odpowiedzialna, która może zgłosić zastrzeżenia.

pozostałe czynności przedinwentaryzacyjne

PYTANIE 12: Czy przed przeprowadzaniem inwentaryzacji trzeba wyznaczać plan sytuacyjny terenu, na którym odbędzie się spis, i pola spisowe?

ODPOWIEDŹ: Nie ma takiego obowiązku wynikającego z u.r., ale warto zastanowić się nad przygotowaniem takiego planu sytuacyjnego (mapy terenu jednostki), bo ułatwi to przeprowadzenie czynności. Plan powinien zawierać odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach. Na taką praktyczną potrzebę wyznaczania wskazuje też KSR w sprawie inwentaryzacji; czytamy w nim, że: „posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia”.

Pola spisowe wyznacza się więc tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności;

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów;

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Jak wskazuje KSR w sprawie inwentaryzacji, w przypadku miejsc składowania zajmujących dużą powierzchnię wskazany jest ich podział na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Pole spisowe powinno być wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Celowe jest też wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. Aby zidentyfikować pola spisowe, nadaje się im określone nazwy i/lub numery. [ramka 2]

RAMKA 2

Przykład 2 z KSR w sprawie inwentaryzacji

Spis z natury w innych jednostkach miary niż stosowane w ewidencji księgowej

W sklepie rowerowym jednym ze spisywanych asortymentów zapasów są śruby stalowe o różnych wielkościach. Ich ewidencję ilościową jednostka prowadzi w sztukach. Jednak ze względu na znaczne ilości zapasu śrub, ich przeliczanie podczas spisu byłoby zbyt czasochłonne. Jednostka zdecydowała się więc przeprowadzić spis z natury – po sprawdzeniu, że są to wyłącznie śruby stalowe – drogą zważenia (a nie liczenia) znajdujących się w sklepie śrub, które następnie przeliczono na sztuki według ustalonej przez zespół spisowy wagi jednostkowej.

W toku spisu stwierdzono, że waga zapasu:

– śrub A (do hamulców) wynosi 1 330 g,

– śrub B (do przerzutek) – 2 740 g.

Waga jednostkowa śrub A wynosi 0,25 g, śrub B – 0,57 g.

Ustalenie liczby spisywanych śrub:

– śruby A: łączna waga 1 330 g : 0,25 g/szt. = 5 320 sztuk,

– śruby B: łączna waga 2 740 g : 0,57 g/szt. = 4 807,02 sztuki ~ 4 807 sztuk

Wynikająca z przeliczenia niecałkowita liczba sztuk śrub B mieści się w granicach dopuszczalnej niedokładności, spowodowanej możliwym błędem pomiaru (skalowanie wagi użytej podczas spisu), jak i tolerancji wagowej przedmiotu, np. waga śruby B może wynosić 0,57 g z dokładnością +/–0,002 g.

PYTANIE 13: Kto wyznacza osoby do przygotowania zapasów do spisu?

ODPOWIEDŹ: Zazwyczaj to kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury zobowiązuje osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. KSR w sprawie inwentaryzacji podpowiada, że może to polegać np. na:

  • posegregowaniu według asortymentów;
  • łączeniu – w miarę możliwości – jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola;
  • formowaniu w bryły składników sypkich;
  • wydzieleniu zapasów obcych;
  • wyodrębnieniu i odpowiednim oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych).

W ramach tych czynności osoby odpowiedzialne powinny sprawdzić też czytelność oznakowania zapasów, jeżeli w jednostce stosuje się system ich znakowania (np. wywieszki magazynowe). Oznakowanie nie powinno jednak zawierać informacji o ilości zapasu.

Warto też sprawdzić, czy znajdujące się na polu spisowym urządzenia pomiarowe mają aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar oraz czy są czynne i sprawne. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy są też zobowiązane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.

Co ważne, jednostki stosujące magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury. Przy czym taka decyzja może zostać podjęta tylko wówczas, gdy system wskazuje miejsca składowania zapasów.

PYTANIE 14: Czy dokumentację inwentaryzacyjną trzeba sporządzać co roku? Czy można zrobić jakieś stałe zapisy?

ODPOWIEDŹ: Zgodnie z KSR w sprawie inwentaryzacji regulacje wewnętrzne to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji drogą spisu z natury, wynikające z zadań nałożonych na niego przez u.r. Co ważne, regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych.

I tak regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do takich regulacji wewnętrznych zalicza się w szczególności zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury.

Z kolei regulacje stałe dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe.

Tu warto zauważyć, że KSR w sprawie inwentaryzacji dopuszcza możliwość ograniczenia przez jednostkę regulacji wewnętrznych do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. W stanowisku jednocześnie zawarto, że wskazane jest opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

PYTANIE 15: Dowiedziałam się, że w jednej z jednostek obowiązuje kilka instrukcji inwentaryzacyjnych. Czy jest to dopuszczalne?

ODPOWIEDŹ: Zgodnie z KSR w sprawie inwentaryzacji instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Jak wskazuje KSR, może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji:

a) zestaw 1 – dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności:

– zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, i zakresy ich odpowiedzialności,

– podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury,

– opis dokumentacji inwentaryzacyjnej,

– zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych,

– sposób przechowywania dokumentów;

b) zestaw 2 – dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów (np. kątowników, prętów, szyn, blach, szyb, tkanin, desek, skór, cegieł, płytek i kształtek betonowych, rur, węgla i koksu, złomu, innych materiałów masowych, których ilości ustala się drogą pomiaru szacunkowego).

PYTANIE 16: Co zrobić, gdy nie można wyłączyć pola spisowego z działalności?

ODPOWIEDŹ: Dzięki takiemu wyłączeniu w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych na danym polu. Jest więc zasadne przeprowadzanie spisu w dni, kiedy jednostka jest nieczynna, albo w godzinach nocnych. Jak wskazuje KSR w sprawie inwentaryzacji, jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, dobrą praktyką jest:

a) utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty. Po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów;

b) wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu;

c) dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną – w porozumieniu z zespołem spisowym – zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim. Odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.

PYTANIE 17: Jak powierzyć podmiotowi zewnętrznemu spis z natury? Czy przeprowadzenie spisu przez zewnętrzną firmę oznacza, że to ona ponosi odpowiedzialność za jego rzetelne przeprowadzenie?

ODPOWIEDŹ: Coraz częściej zdarza się przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przez podmiot zewnętrzny. Jest to rozwiązanie wybierane w jednostkach o mniejszym stanie zatrudnienia, gdzie spis z natury wymagałby oderwania pracowników od ich codziennych zadań i tym samym bardzo utrudniłby bieżące funkcjonowanie. Ponadto osoby doświadczone w pracach spisowych przeprowadzą je szybciej niż pracownicy jednostki.

Kluczowe jest oczywiście prawidłowe przygotowanie umowy z podmiotem zewnętrznym. Z pkt 27 KSR w sprawie inwentaryzacji wynika, że zawarta z podmiotem zewnętrznym umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury powinna co najmniej określać:

  • zakres, przedmiot umowy;
  • daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych;
  • sposób prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów).

Tego rodzaju umowa może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym:

  • przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych),
  • przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Umowa może być również ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

W świetle wyjaśnień zawartych w pkt 9 ww. stanowiska, z uwzględnieniem art. 4 ust. 5 u.r., należy jednak pamiętać o tym, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Nie może on scedować tej odpowiedzialności na inną osobę. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, to odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy członkowie tego organu. W przypadku zlecenia podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury kierownik jednostki powinien więc nadzorować jego przebieg. Bo tylko wtedy będzie miał pewność co do rzetelności wyników spisu.

Ponadto do zadań kierownika jednostki odpowiedzialnego za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury należy m.in.:

  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego;
  • wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu, w tym datę przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych;
  • powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu;
  • rozliczenie wyników spisu;
  • stworzenie warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.

Powyższe zadania ciążą na kierowniku jednostki niezależnie od tego, czy inwentaryzacja drogą spisu z natury jest przeprowadzana przez jednostkę, czy też została powierzona zewnętrznemu podmiotowi.

Warto także pamiętać o tym, że jeśli inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe jednostki, osoby wykonujące czynności spisowe, czyli członkowie zespołów spisowych, nie mogą być bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, a w szczególności nie mogą mieć dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów (por. pkt 28 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji).

W stanowisku KSR w sprawie inwentaryzacji podano także, że cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji są takie same zarówno wtedy, gdy spis jest przeprowadzany własnymi siłami jednostki, jak i wtedy gdy jest ona realizowana przez podmiot zewnętrzny (w ramach outsourcingu). I tak celem inwentaryzacji jest:

  • ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych oraz nieobjętych bieżącą ewidencją księgową;
  • ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi w postaci ewentualnych niedoborów, szkód i nadwyżek;
  • wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym również rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy.

Wszystkie te czynności determinują prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego jednostki. Kierownik jednostki, zlecając podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, powinien więc nadzorować jego przebieg.

PYTANIE 18: Jak zabezpieczyć ewidencję magazynu na czas spisu?

ODPOWIEDŹ: Na czas spisu trzeba zabezpieczyć urządzenia ewidencji magazynowej, zawierające dane o ilości zapasów. I choć w czasie inwentaryzacji nie powinny być wydawane lub przyjmowane w polu spisowym składniki majątku, to w szczególnych przypadkach przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może – w uzgodnieniu z głównym księgowym – na to się zgodzić.

Na czas spisu w magazynach materiałowych kartoteki materiałowe są zazwyczaj deponowane u kierowników tych jednostek w zamkniętych miejscach. Po przeliczeniu danego składnika majątkowego zespół spisowy dokonuje zapisu na wywieszce magazynowej: „Inwentaryzacja rok... podpis”. Pracownik magazynu po zakończeniu inwentaryzacji dokonuje zapisu o inwentaryzacji w kartotekach magazynowych.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji – na czas trwania spisu w magazynach materiałowych – zespół spisowy blokuje magazyny w systemie informatycznym. Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w systemie informatycznym jest możliwe dopiero po rozliczeniu i zaksięgowaniu wyników inwentaryzacji. [fragment instrukcji nr 2]

Fragment instrukcji inwentaryzacyjnej nr 2

Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w magazynach w czasie trwania spisu z natury może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach, za zgodą kierownika i pod warunkiem, że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy. Dowody przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie trwania spisu wymagają specjalnego oznaczenia zapewniającego odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku np. „…przyjęto/wydano w czasie spisu…”. Dowody podlegają księgowaniu po rozliczeniu inwentaryzacji. Adnotacji na dowodach dokonuje przewodniczący zespołu spisowego. ©℗

Osobami upoważnionymi do pobierania kluczy od pomieszczeń magazynowych na czas trwania spisu z natury magazynów są wyłącznie członkowie zespołu spisowego. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest spis z natury, udziela upoważnienia do pobierania kluczy. [wzór 4]

wzór 4

Protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników

Miejscowość………….., data…….………..

W polu spisowym: ……………………………………………………………

Sporządzony dnia: ……………………………………………………………

Przy udziale

– przedstawiciela komisji inwentaryzacyjnej:………………………………………

– zespołu spisowego:

……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..

– osób odpowiedzialnych materialnie:

……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..

Obecni stwierdzają, że urządzenia ewidencji ilościowej inwentaryzowanych składników obejmujące następujące grupy:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………

zostały zabezpieczone w sposób uniemożliwiający korzystanie z nich w czasie spisu, przez ……………………………………………………………………………………………

Zabezpieczone urządzenia mogą być udostępnione decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w uzgodnieniu z głównym księgowym.

Osoba przejmująca ewidencję na przechowanie:...............................................................

Obecni:………………………………………………… ©℗

PYTANIE 19: Czy ocena przydatności składników majątku przed inwentaryzacją jest obowiązkowa?

ODPOWIEDŹ: Jeśli w instrukcji inwentaryzacyjnej danej jednostki przewidziano taki sposób postępowania, że przed inwentaryzacją ocenia się przydatność składników majątku, to będzie to obowiązkowe. Jeśli nie, to i tak warto się zastanowić nad podjęciem działań, które zapewnią sprawny przebieg inwentaryzacji. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu mają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności. Jeśli nie, to należy je oznakować zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce. Następnie ocenia się przydatność poszczególnych składników majątkowych i likwiduje te, które nie nadają się do dalszego użytkowania z powodu uszkodzenia, zniszczenia lub wyeksploatowania. Sposób likwidacji takich składników powinien być określonym np. w zarządzeniu na temat gospodarowania majątkiem trwałym danej jednostki. Przy czym protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) powinien zawierać:

  • datę zniszczenia;
  • nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku ruchomego;
  • przyczynę zniszczenia;
  • podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisywania protokołu.

Następnie trzeba ustalić, czy osoby dysponujące poszczególnymi składnikami mienia jednostki przyjęły na piśmie materialną odpowiedzialność za te składniki. Wykonanie tych czynności może należeć np. do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych, w których gestii znajdują się poszczególne składniki majątkowe jednostki.

PYTANIE 20: Kto decyduje o rozpoczęciu spisu?

ODPOWIEDŹ: KSR w sprawie inwentaryzacji wskazuje, że spis z natury rozpoczyna w wyznaczonym terminie (data, godzina) i miejscu (w jednym lub kilku) przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony przez niego członek komisji po upewnieniu się, że:

a) zespoły spisowe są w kompletnym składzie i są obecne osoby odpowiedzialne za zapasy będące przedmiotem spisu;

b) zespoły spisowe otrzymały za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym wystarczającą liczbę odpowiednio oznakowanych dokumentów (np. arkuszy) spisowych i niezbędne wyposażenie;

c) dane o stanie ilościowym zapasów objętych spisem są niedostępne zespołom spisowym;

d) osoby odpowiedzialne za objęte spisem zapasy złożyły księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały mu przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu.

Jeżeli którykolwiek z ww. warunków nie jest spełniony, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony do tego członek komisji musi podjąć działania zaradcze zapewniające prawidłowy przebieg spisu z natury.

Jeśli z uwagi na lokalizację jednostki (posiada ona zakłady produkcyjne, magazyny, punkty sprzedaży nie znajdujące się na jednym terenie) spis z natury następuje jednocześnie w kilku miejscach, wtedy te wskazówki stosuje się odpowiednio.

Co ważne, zespół spisowy musi mieć możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji.

PYTANIE 21: Jaka jest technika spisu z natury środków trwałych? W jaki sposób dokonywać pomiarów?

ODPOWIEDŹ: Spis z natury polega na ustaleniu drogą pomiaru ilościowego stanu zapasów, na ocenie ich jakości i zapisaniu tych ustaleń w arkuszu spisowym lub na innym nośniku danych utrwalającym wyniki spisu. Zgodnie z KSR w sprawie inwentaryzacji zadaniem zespołu spisowego jest ustalenie ilości i jakości wszystkich składników zapasów znajdujących się na polu spisowym. Następuje to poprzez systematyczny (w porządku odpowiadającym kolejności miejsc składowania) pomiar stanu ilościowego poszczególnych składowanych na danym polu składników zapasów i zapisanie w arkuszu spisowym danych identyfikujących poszczególne spisane składniki zapasów oraz wyniki pomiaru. Już spisane składniki oznacza się, aby zapobiec ich powtórnemu spisaniu.

W przypadku spisu towarów w punktach sprzedaży detalicznej, w których zapasy są objęte tylko ewidencją wartościową w cenach sprzedaży, w arkuszu spisowym zapisuje się także jednostkową cenę sprzedaży i wartość spisanego asortymentu towarów lub opakowań (ustalenie wartości może nastąpić po zakończeniu czynności spisowych).

KSR w sprawie inwentaryzacji wskazuje jeszcze, że jeżeli ten sam asortyment zapasów jest składowany w kilku miejscach jednego pola spisowego, to ilości stwierdzone w poszczególnych miejscach składowania traktuje się wstępnie tak, jakby były to różne składniki zapasów. W tym celu zapisuje się je początkowo w oddzielnych wierszach arkusza spisowego, a następnie ujmuje łącznie w zestawieniach zbiorczych. Jeżeli na jednym polu spisowym składowane są różne rodzaje zapasów – np. materiały i towary albo towary i wyroby gotowe – to wskazane jest przeznaczenie dla każdego rodzaju zapasów odrębnego arkusza spisowego.

Jeżeli zaś chodzi o pomiary, to stan ilościowy każdego składnika zapasów ustala się stosownie do jego charakteru przez liczenie (sztuki), ważenie, pomiar długości, powierzchni lub objętości z użyciem odpowiednich urządzeń pomiarowych. Wyniki pomiaru wyraża się w jednostkach miary przyjętych w ewidencji księgowej zapasów. Zazwyczaj są to jednostki miary stosowane w obrocie towarowym. Tu KSR w sprawie inwentaryzacji podpowiada, że jeżeli właściwy pomiar następuje z użyciem innej jednostki miary niż przyjęta w ewidencji księgowej zapasów, to w arkuszu spisowym zamieszcza się odpowiednią uwagę. Na przykład: ustala się liczbę arkuszy blachy określonej grubości i rodzaju, a następnie mnoży przez wagę arkusza, wyznaczoną przez próbne zważenie jednego lub kilku arkuszy. W przypadku innych składników może być konieczne zastosowanie odpowiednich tabel przeliczeniowych, np. przeliczenie objętości paliwa na kilogramy z użyciem współczynnika uwzględniającego m.in. temperaturę otoczenia.

Z kolei jeżeli waga spisywanego składnika zapasów zmienia się w zależności od czynników atmosferycznych, np. wilgotności powietrza, to w przypadku asortymentu znajdującego się w oryginalnym nienaruszonym opakowaniu (np. bele bawełny, rolki wełny mineralnej) przyjmuje się wagę deklarowaną na opakowaniu. [ramka 2] ©℗

RAMKA 2

Przykład 2 z KSR w sprawie inwentaryzacji

Spis z natury w innych jednostkach miary niż stosowane w ewidencji księgowej

W sklepie rowerowym jednym ze spisywanych asortymentów zapasów są śruby stalowe o różnych wielkościach. Ich ewidencję ilościową jednostka prowadzi w sztukach. Jednak ze względu na znaczne ilości zapasu śrub, ich przeliczanie podczas spisu byłoby zbyt czasochłonne. Jednostka zdecydowała się więc przeprowadzić spis z natury – po sprawdzeniu, że są to wyłącznie śruby stalowe – drogą zważenia (a nie liczenia) znajdujących się w sklepie śrub, które następnie przeliczono na sztuki według ustalonej przez zespół spisowy wagi jednostkowej.

W toku spisu stwierdzono, że waga zapasu:

– śrub A (do hamulców) wynosi 1 330 g,

– śrub B (do przerzutek) – 2 740 g.

Waga jednostkowa śrub A wynosi 0,25 g, śrub B – 0,57 g.

Ustalenie liczby spisywanych śrub:

– śruby A: łączna waga 1 330 g : 0,25 g/szt. = 5 320 sztuk,

– śruby B: łączna waga 2 740 g : 0,57 g/szt. = 4 807,02 sztuki ~ 4 807 sztuk

Wynikająca z przeliczenia niecałkowita liczba sztuk śrub B mieści się w granicach dopuszczalnej niedokładności, spowodowanej możliwym błędem pomiaru (skalowanie wagi użytej podczas spisu), jak i tolerancji wagowej przedmiotu, np. waga śruby B może wynosić 0,57 g z dokładnością +/–0,002 g.

RAMKA 1

Przykład 1 z KSR w sprawie inwentaryzacji

Pola spisowe

W hurtowni spożywczej inwentaryzacją zapasów drogą spisu z natury obejmuje się wszystkie zapasy na wyznaczony dzień. Towary są przechowywane w dwóch chłodniach o różnych temperaturach i jednej hali bez chłodzenia. Za każde pomieszczenie odpowiada inny magazynier. Wszystkie pomieszczenia magazynowe z uwagi na ich rodzaj zostały podzielone na trzy pola spisowe: Chłodnia nr 1, Chłodnia nr 2, Hala. Jednostka powołała trzy zespoły spisowe, przypisując każdemu określone pole spisowe (pomieszczenie).

W celu przyspieszenia spisu można rozważyć powołanie większej liczby zespołów spisowych, zwłaszcza w pomieszczeniach o obniżonej temperaturze. Wówczas w chłodniach należałoby wyodrębnić wybrane obszary, dzieląc pomieszczenie na mniejsze pola spisowe przypisane poszczególnym zespołom spisowym. Wydzielenie pól spisowych w ramach jednego pomieszczenia musi być wyraźne i jednoznaczne, aby wykluczyć podwójne spisanie tego samego towaru przez dwa zespoły lub pominięcie przy spisie jakiegoś towaru.