Raportowanie ESG to nowe wyzwanie także w księgowości

Początek roku jest najlepszym czasem na wprowadzanie zmian w planie kont i wdrażanie rozwiązań w zakresie gromadzenia danych dotyczących zrównoważonego rozwoju. Wbrew pozorom nie dotyczy to tylko dużych firm.

Mimo że formalnie małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają jeszcze obowiązku raportowania zrównoważonego rozwoju (dalej: ESG), to okazuje się, że wiele z nich musi już rozpocząć wdrażanie takich procedur. Zazwyczaj przyczyną jest współpraca z dużymi kontrahentami i poszukiwanie przez nich źródeł przewag w biznesie.

Wydawać by się mogło, że z punktu widzenia księgowości nie powinno być większych problemów, bo raportowanie ESG dotyczy zagadnień niebędących bezpośrednio zagadnieniami finansowymi. Można najogólniej wskazać, że jest to raportowanie o sposobie prowadzenia biznesu, ładzie korporacyjnym oraz wpływie działalności jednostki m.in. na środowisko naturalne, prawa pracownicze, prawa człowieka itd. Zostało ono jednak powiązane z raportowaniem finansowym i to zmienia postać rzeczy. Przecież to służby finansowo-księgowe będą dostarczać odpowiednich danych oraz sprawdzać, czy informacje zawarte w raportach niefinansowych są spójne z danymi finansowymi. Ponadto w małych i średnich firmach to zwykle do zadań księgowości należy wprowadzenie zmian w sprawozdawczości jednostki. Dlatego księgowi, zarówno pracujący bezpośrednio w firmach, jak i w biurach rachunkowych, muszą mieć świadomość, że raportowanie niefinansowe zyskuje na znaczeniu nie tylko jako prawny obowiązek, lecz także jako wymóg rynkowy. Działy księgowe będą miały coraz częściej do czynienia z tym obszarem, i to nie tylko w dużych podmiotach, lecz także w tych mniejszych ‒ ze względu na współpracę z większymi kontrahentami. Już obecnie zarządy jednostek w coraz większym stopniu zwracają uwagę na przekazywanie informacji niefinansowych, bo stosując ESG, można osiągnąć przewagę rynkową.

Czekając na przepisy

Warto przypomnieć, że w grudniu 2022 r. przyjęta została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2464 z 14 grudnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 537/2014, dyrektywy 2004/109/WE, dyrektywy 2006/43/WE oraz dyrektywy 2013/34/UE w odniesieniu do sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Dz.Urz. UE z 2022 r. L 322, s. 15). Dyrektywa w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD, ang. Corporate Sustainability Reporting Directive) zwiększyła krąg podmiotów zobowiązanych do raportowania niefinansowego. Oczekujemy jeszcze szczegółowych regulacji prawnych dotyczących zasad jej wdrożenia do polskich przepisów. Przygotowywana jest nowelizacja ustawy o rachunkowości w tym zakresie, szczegóły nie są jeszcze znane. Jednak już wiadomo, że należy rozpocząć wnikliwą analizę sposobu prowadzenia biznesu i wybrać obszary, przede wszystkim dotyczące informacji jakościowych o firmach, w których będą zbierane dane na potrzeby raportowania. Trzeba przeanalizować, w jakich obszarach będzie szansa na uzyskanie przewagi i w jaki sposób skwantyfikować informacje o firmie w zakresie ESG.

Gdzie ujawnienia

Czekamy więc na konkrety w prawie bilansowym. Jak jednak mają radzić sobie jednostki już teraz? Warto przypomnieć, że obecnie sam obowiązek sporządzania raportów o informacjach niefinansowych jest określony w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.), a w szczególności odnosi się do tego art. 49b u.r. Informacje niefinansowe ujawniane są w sprawozdaniu z działalności. Największe podmioty robią to w formie sprawozdania z informacji niefinansowych lub oświadczenia o informacjach niefinansowych (jest częścią sprawozdania z działalności). Najprawdopodobniej zatem także w przypadku mniejszych podmiotów raportowanie ESG będzie włączone w sprawozdanie z działalności jednostki. To sprawozdanie należy przygotować w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Podpisują je elektronicznie wszyscy członkowie zarządu. Dane w tym sprawozdaniu muszą być spójne ze sprawozdaniem finansowym, a zatem musi być konieczność współpracy przy przygotowywaniu obu raportów. Pamiętać też trzeba, że sprawozdanie z działalności jest przedstawiane razem ze sprawozdaniem finansowym w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Na podstawie tych danych organ zatwierdzający podejmuje decyzję o udzieleniu zarządowi absolutorium.

Pomocne treści

Tworząc wskazane wcześniej dokumenty, warto posiłkować się standardami i wytycznymi opracowanymi przez międzynarodowe organizacje, a ich liczba rośnie. Listę tych standardów można znaleźć jako załącznik do Krajowego Standardu Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności” (Dz.Urz. Min.Fin. z 2014 r. poz. 17). Jest to lista standardów, która już dziś może być pomocna, zwłaszcza przy przygotowywaniu sprawozdania o informacjach niefinansowych. Standardy te nie są dokumentami wiążącymi, ale mogą podpowiedzieć, w jakim kierunku warto rozwijać bazy danych dla potrzeb ESG.

Konieczna automatyzacja

Należy zauważyć, że obecnie dane do raportowania najczęściej są wprowadzane ręcznie. Tymczasem istotne staje się wsparcie tego typu czynności narzędziami informatycznymi – od momentu tworzenia bazy danych do pełnego raportowania zgodnego z europejskimi standardami. Oczekiwać należy, że dane te będą podlegały specjalnej taksonomii, aby ułatwić użytkownikom ich „obróbkę analityczną”. Konieczne jest zatem zbudowanie systemu dostarczania informacji niefinansowych w ramach systemu informacyjnego rachunkowości, aby sprostać nowym wymaganiom.

Obszary zainteresowań

W sumie można stwierdzić, że przedmiotem raportowania w ramach informacji niefinansowych może być nieograniczona liczba obszarów. W każdej jednostce trzeba jednak przemyśleć, w jakich obszarach służby finansowo-księgowe mogą gromadzić informacje finansowe, a następnie uzupełniać je o dane jakościowe.

Przykład 1

W księgach rachunkowych informacje można zbierać poprzez rozbudowę kont analitycznych, wprowadzenie dodatkowych przekrojów w ramach miejsc powstawania kosztów czy też wprowadzenie znaczników do księgowania operacji. To zależy od możliwości systemu informatycznego oraz oczywiście zakresu informacji, jaki będziemy chcieli gromadzić. Informacje o charakterze ilościowym, które też mogą być raportowane, warto gromadzić na kontach pozabilansowych. Trzeba pamiętać, że te informacje ilościowe bardziej przekonują odbiorców informacji niż wartości przychodów i kosztów.

Przykład 2

Należy podkreślić, że właśnie początek roku jest najlepszym czasem na wprowadzanie zmian w planie kont. Dotyczy to też rozwiązań w zakresie gromadzenia danych, które mogą być przydatne do raportowania o zrównoważonym rozwoju.

Przykład 3

Ważną kwestią w zakresie raportowania stają się również zagadnienia społeczne, takie jak szybszy rozwój odnawialnych źródeł energii. W tym zakresie jednostki mogą prowadzić różną politykę, np. zastępować dotychczas stosowane rozwiązania energetyczne nowymi.

Przykład 4

Obecnie można zauważyć tendencję, że najbardziej interesujące i pożądane są opracowania raportów uzupełnione realnymi przykładami wdrożeń, szczególnie pochodzącymi z naszego obszaru geograficznego. Główne obszary zainteresowania prezentowane w raportach to:

• emisje bezpośrednie dotyczące spalania paliw w źródłach stacjonarnych będących własnością firmy bądź występujących procesów technologicznych i chłodniczych;
• emisje pośrednie od zakupionej energii elektrycznej, cieplnej i pary technologicznej,
• emisje inne pośrednie jak transport surowców, zagospodarowanie odpadów.

Zagadnienia społeczne

Takie wydarzenia jak wojna w Ukrainie i kryzys humanitarny w Strefie Gazy spowodowały, że coraz większą wagę przywiązuje się do kwestii społecznych. Wiele przedsiębiorstw zaoferowało m.in. wsparcie ukraińskim uchodźcom, a po zakończeniu wojny zapewne włączy się w odbudowę tego kraju. Zgodnie z rekomendacjami Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczącymi sprawozdań za 2022 r. należy te informacje ująć jako „Pozostałe koszty operacyjne” albo – jeśli prowadzona aktywność wpisuje się w ramy społecznej odpowiedzialności biznesu – jako „Koszty zarządu”. W systemie informacyjnym rachunkowości powinny być też wyodrębnione koszty takich działań – nie tylko po to, aby zaprezentować je w sprawozdaniu finansowym, lecz także po to, aby zapewnić odpowiednie ujawnienie w części niefinansowej sprawozdania z działalności.

Przykład 5

Zrównoważony rozwój w łańcuchu dostaw

W niektórych firmach, które bardzo ściśle współpracują ze swoimi odbiorcami w ramach tzw. łańcuchów dostaw, konieczne jest uwzględnienie potrzeby równoważonego rozwoju w ramach realizowania działań wspólnie z innymi podmiotami – dostawcami i odbiorcami. To właśnie klienci często wymuszają wdrażanie rozwiązań projakościowych i proekologicznych. W takim wypadku odbiorca nie tylko kontroluje to, czy produkty mu dostarczane spełniają wymogi klienta, lecz także oczekuje, że dostawca będzie przekazywał mu określone dane jakościowe. Mogą być to np. szczegółowe dane o zużyciu energii przy produkcji, o kategoriach zaangażowanych pracowników. Zdarza się też, że w ramach łańcuchów dostaw realizowane są działania związane np. z dążeniem do równowagi w zatrudnieniu kobiet i mężczyzn czy innymi celami ważnymi z punktu widzenia danej branży.

Przykład 6