Początek roku jest najlepszym czasem na wprowadzanie zmian w planie kont i wdrażanie rozwiązań w zakresie gromadzenia danych dotyczących zrównoważonego rozwoju. Wbrew pozorom nie dotyczy to tylko dużych firm.
Mimo że formalnie małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają jeszcze obowiązku raportowania zrównoważonego rozwoju (dalej: ESG), to okazuje się, że wiele z nich musi już rozpocząć wdrażanie takich procedur. Zazwyczaj przyczyną jest współpraca z dużymi kontrahentami i poszukiwanie przez nich źródeł przewag w biznesie.
Wydawać by się mogło, że z punktu widzenia księgowości nie powinno być większych problemów, bo raportowanie ESG dotyczy zagadnień niebędących bezpośrednio zagadnieniami finansowymi. Można najogólniej wskazać, że jest to raportowanie o sposobie prowadzenia biznesu, ładzie korporacyjnym oraz wpływie działalności jednostki m.in. na środowisko naturalne, prawa pracownicze, prawa człowieka itd. Zostało ono jednak powiązane z raportowaniem finansowym i to zmienia postać rzeczy. Przecież to służby finansowo-księgowe będą dostarczać odpowiednich danych oraz sprawdzać, czy informacje zawarte w raportach niefinansowych są spójne z danymi finansowymi. Ponadto w małych i średnich firmach to zwykle do zadań księgowości należy wprowadzenie zmian w sprawozdawczości jednostki. Dlatego księgowi, zarówno pracujący bezpośrednio w firmach, jak i w biurach rachunkowych, muszą mieć świadomość, że raportowanie niefinansowe zyskuje na znaczeniu nie tylko jako prawny obowiązek, lecz także jako wymóg rynkowy. Działy księgowe będą miały coraz częściej do czynienia z tym obszarem, i to nie tylko w dużych podmiotach, lecz także w tych mniejszych ‒ ze względu na współpracę z większymi kontrahentami. Już obecnie zarządy jednostek w coraz większym stopniu zwracają uwagę na przekazywanie informacji niefinansowych, bo stosując ESG, można osiągnąć przewagę rynkową.
Czekając na przepisy
Warto przypomnieć, że w grudniu 2022 r. przyjęta została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2464 z 14 grudnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 537/2014, dyrektywy 2004/109/WE, dyrektywy 2006/43/WE oraz dyrektywy 2013/34/UE w odniesieniu do sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Dz.Urz. UE z 2022 r. L 322, s. 15). Dyrektywa w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD, ang. Corporate Sustainability Reporting Directive) zwiększyła krąg podmiotów zobowiązanych do raportowania niefinansowego. Oczekujemy jeszcze szczegółowych regulacji prawnych dotyczących zasad jej wdrożenia do polskich przepisów. Przygotowywana jest nowelizacja ustawy o rachunkowości w tym zakresie, szczegóły nie są jeszcze znane. Jednak już wiadomo, że należy rozpocząć wnikliwą analizę sposobu prowadzenia biznesu i wybrać obszary, przede wszystkim dotyczące informacji jakościowych o firmach, w których będą zbierane dane na potrzeby raportowania. Trzeba przeanalizować, w jakich obszarach będzie szansa na uzyskanie przewagi i w jaki sposób skwantyfikować informacje o firmie w zakresie ESG.
Gdzie ujawnienia
Czekamy więc na konkrety w prawie bilansowym. Jak jednak mają radzić sobie jednostki już teraz? Warto przypomnieć, że obecnie sam obowiązek sporządzania raportów o informacjach niefinansowych jest określony w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.), a w szczególności odnosi się do tego art. 49b u.r. Informacje niefinansowe ujawniane są w sprawozdaniu z działalności. Największe podmioty robią to w formie sprawozdania z informacji niefinansowych lub oświadczenia o informacjach niefinansowych (jest częścią sprawozdania z działalności). Najprawdopodobniej zatem także w przypadku mniejszych podmiotów raportowanie ESG będzie włączone w sprawozdanie z działalności jednostki. To sprawozdanie należy przygotować w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Podpisują je elektronicznie wszyscy członkowie zarządu. Dane w tym sprawozdaniu muszą być spójne ze sprawozdaniem finansowym, a zatem musi być konieczność współpracy przy przygotowywaniu obu raportów. Pamiętać też trzeba, że sprawozdanie z działalności jest przedstawiane razem ze sprawozdaniem finansowym w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Na podstawie tych danych organ zatwierdzający podejmuje decyzję o udzieleniu zarządowi absolutorium.
Pomocne treści
Tworząc wskazane wcześniej dokumenty, warto posiłkować się standardami i wytycznymi opracowanymi przez międzynarodowe organizacje, a ich liczba rośnie. Listę tych standardów można znaleźć jako załącznik do Krajowego Standardu Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności” (Dz.Urz. Min.Fin. z 2014 r. poz. 17). Jest to lista standardów, która już dziś może być pomocna, zwłaszcza przy przygotowywaniu sprawozdania o informacjach niefinansowych. Standardy te nie są dokumentami wiążącymi, ale mogą podpowiedzieć, w jakim kierunku warto rozwijać bazy danych dla potrzeb ESG.
Konieczna automatyzacja
Należy zauważyć, że obecnie dane do raportowania najczęściej są wprowadzane ręcznie. Tymczasem istotne staje się wsparcie tego typu czynności narzędziami informatycznymi – od momentu tworzenia bazy danych do pełnego raportowania zgodnego z europejskimi standardami. Oczekiwać należy, że dane te będą podlegały specjalnej taksonomii, aby ułatwić użytkownikom ich „obróbkę analityczną”. Konieczne jest zatem zbudowanie systemu dostarczania informacji niefinansowych w ramach systemu informacyjnego rachunkowości, aby sprostać nowym wymaganiom.
Obszary zainteresowań
W sumie można stwierdzić, że przedmiotem raportowania w ramach informacji niefinansowych może być nieograniczona liczba obszarów. W każdej jednostce trzeba jednak przemyśleć, w jakich obszarach służby finansowo-księgowe mogą gromadzić informacje finansowe, a następnie uzupełniać je o dane jakościowe.
Kto i od kiedy obowiązkowo
Obowiązek raportowania dotyczącego ESG (tzw. raport zintegrowany) od 1 stycznia 2024 r. mają już wybrane spółki giełdowe i firmy z sektora finansowego, przy czym pierwszy raport za obecny rok złożą dopiero w 2025 r. Od 2025 r. obowiązek ten będzie dotyczyć zasadniczo wszystkich podmiotów notowanych na giełdach (z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców), wszystkich instytucji kredytowych oraz ubezpieczeniowych, jak również dużych przedsiębiorstw, które spełnią co najmniej dwa z trzech niżej wskazanych kryteriów, tj.:
• ich suma bilansowa przekroczy 20 mln euro,
• przychody netto ze sprzedaży wyniosą 40 mln euro lub więcej,
• średnia liczba zatrudnionych w roku obrotowym wyniesie 250 osób.
W ich przypadku raport będzie musiał być sporządzony w 2026 r. ©℗
Przykład 1
Klimat
W jednostce jednym z obszarów w ramach ESG jest problematyka związana ze zmianami klimatu. Dlatego w księgach przewidziano przekrój informacyjny dotyczący kosztów, jakie jednostka ponosi w tym zakresie, a także oszczędności wynikających z wdrażanych procedur zmierzających do dbania o środowisko. Ponadto przewidziano nakłady na środki trwałe i wartości niematerialne związane z ochroną środowiska.
W księgach rachunkowych informacje można zbierać poprzez rozbudowę kont analitycznych, wprowadzenie dodatkowych przekrojów w ramach miejsc powstawania kosztów czy też wprowadzenie znaczników do księgowania operacji. To zależy od możliwości systemu informatycznego oraz oczywiście zakresu informacji, jaki będziemy chcieli gromadzić. Informacje o charakterze ilościowym, które też mogą być raportowane, warto gromadzić na kontach pozabilansowych. Trzeba pamiętać, że te informacje ilościowe bardziej przekonują odbiorców informacji niż wartości przychodów i kosztów.
Przykład 2
Oszczędność paliwa
Spółka ASD wprowadziła w księgach rachunkowych – pozabilansowo ‒ zasadę, że rejestrując informację o kosztach paliwa zatankowanego do aut służbowych wprowadza się jednocześnie informację o jego ilości. Spółka rozpoczęła w bieżącym roku szkolenia dla kierowców związane z doskonaleniem techniki jazdy. W spółce jest również prowadzona ewidencja przejechanych kilometrów. Na koniec ubiegłego roku porównano dane dotyczące poszczególnych miesięcy w zakresie relacji między przejechanymi kilometrami i zużytym paliwem. Okazało się, że od momentu, kiedy rozpoczęto cykl szkoleń dla kierowców, przeciętne zużycie paliwa na kilometr zaczęło sukcesywnie spadać. Zarząd spółki podjął decyzję, że należy o tym fakcie poinformować czytelników raportów finansowych.
Należy podkreślić, że właśnie początek roku jest najlepszym czasem na wprowadzanie zmian w planie kont. Dotyczy to też rozwiązań w zakresie gromadzenia danych, które mogą być przydatne do raportowania o zrównoważonym rozwoju.
Przykład 3
Oznaczenie ESG
W jednostce w ramach zmian polityki rachunkowości od 1 stycznia 2024 r. wprowadzono zapis, że jednym z przekrojów informacyjnych przy księgowaniu wszystkich kosztów związanych z produkcją jest adnotacja, czy koszt podlega monitorowaniu ze względu na raportowanie ESG. W spółce wprowadzono zapisy, że przekrojami informacyjnymi w tym obszarze będą określone znaczniki.
Ważną kwestią w zakresie raportowania stają się również zagadnienia społeczne, takie jak szybszy rozwój odnawialnych źródeł energii. W tym zakresie jednostki mogą prowadzić różną politykę, np. zastępować dotychczas stosowane rozwiązania energetyczne nowymi.
Przykład 4
Mniejsze zużycie energii
Zarząd spółki w 2023 r. zakupił dwie nowe maszyny, które według norm technicznych zużywają mniej energii. Wprowadzono też rozwiązania pozwalające monitorować ilość zużywanej energii przez stare i nowe maszyny. Zarząd spółki postanowił, że od 2024 r. pozabilansowo będzie gromadzona informacja o ilości zużywanej energii przez poszczególne maszyny. Uznano, że wiedza o zużyciu energii przez konkretne maszyny przyczyni się nie tylko do dokładniejszej kalkulacji kosztu wytworzenia produktów, lecz także do zwiększenia konkurencyjności. Zarząd rozważa pokazywanie tych informacji w sprawozdaniu z działalności.
Obecnie można zauważyć tendencję, że najbardziej interesujące i pożądane są opracowania raportów uzupełnione realnymi przykładami wdrożeń, szczególnie pochodzącymi z naszego obszaru geograficznego. Główne obszary zainteresowania prezentowane w raportach to:
- emisje bezpośrednie dotyczące spalania paliw w źródłach stacjonarnych będących własnością firmy bądź występujących procesów technologicznych i chłodniczych;
- emisje pośrednie od zakupionej energii elektrycznej, cieplnej i pary technologicznej,
- emisje inne pośrednie jak transport surowców, zagospodarowanie odpadów.
Zagadnienia społeczne
Takie wydarzenia jak wojna w Ukrainie i kryzys humanitarny w Strefie Gazy spowodowały, że coraz większą wagę przywiązuje się do kwestii społecznych. Wiele przedsiębiorstw zaoferowało m.in. wsparcie ukraińskim uchodźcom, a po zakończeniu wojny zapewne włączy się w odbudowę tego kraju. Zgodnie z rekomendacjami Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczącymi sprawozdań za 2022 r. należy te informacje ująć jako „Pozostałe koszty operacyjne” albo – jeśli prowadzona aktywność wpisuje się w ramy społecznej odpowiedzialności biznesu – jako „Koszty zarządu”. W systemie informacyjnym rachunkowości powinny być też wyodrębnione koszty takich działań – nie tylko po to, aby zaprezentować je w sprawozdaniu finansowym, lecz także po to, aby zapewnić odpowiednie ujawnienie w części niefinansowej sprawozdania z działalności.
Przykład 5
Wsparcie rodzin
Spółka AFG w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wspiera rodziny swoich pracowników, które zostały w Ukrainie. W planie kont wprowadzono podziały analityczne dla konta „Pozostałe koszty operacyjne” dotyczące rodzajów tej pomocy:
• koszty żywności,
• koszty wsparcia materialnego,
• koszty pobytu członków rodzin w Polsce.
Zrównoważony rozwój w łańcuchu dostaw
W niektórych firmach, które bardzo ściśle współpracują ze swoimi odbiorcami w ramach tzw. łańcuchów dostaw, konieczne jest uwzględnienie potrzeby równoważonego rozwoju w ramach realizowania działań wspólnie z innymi podmiotami – dostawcami i odbiorcami. To właśnie klienci często wymuszają wdrażanie rozwiązań projakościowych i proekologicznych. W takim wypadku odbiorca nie tylko kontroluje to, czy produkty mu dostarczane spełniają wymogi klienta, lecz także oczekuje, że dostawca będzie przekazywał mu określone dane jakościowe. Mogą być to np. szczegółowe dane o zużyciu energii przy produkcji, o kategoriach zaangażowanych pracowników. Zdarza się też, że w ramach łańcuchów dostaw realizowane są działania związane np. z dążeniem do równowagi w zatrudnieniu kobiet i mężczyzn czy innymi celami ważnymi z punktu widzenia danej branży.
Przykład 6
Drewno
Amerykański odbiorca mebli wymaga m.in. od swoich polskich dostawców informacji o tym, z jakich obszarów pochodzi drewno wykorzystywane do produkcji mebli, które nabywa. W związku z tym polski producent, kupując ten surowiec, identyfikuje dostawy, które będą przeznaczone do produkcji wyrobów dla amerykańskiego klienta. Zarząd polskiej spółki uznał, że skoro jest to informacja ceniona na globalnym rynku, to także w Polsce należy na nią zwracać uwagę. Postanowiono, że dane o pochodzeniu drewna pojawią się w raportach finansowych, a spółka będzie dążyła do zmaksymalizowania zakupów drewna w Polsce. ©℗