Składniki wyposażenia powinny podlegać ewidencji

Spółka nabywa zestawy mebli do biura w cenie od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Pojedyncze meble o wartości do 10 000 zł mogą być samodzielnie, niezależnie od innych użytkowane. Czy spółka powinna wprowadzać je do ewidencji? Jeśli tak, to do jakiej?

Wyposażenie sprawia księgowym wiele problemów. Z jednej strony chcą ograniczyć rozbudowywanie ewidencji środków trwałych, a z drugiej mają świadomość, że czasem potrzebna jest bieżąca wiedza na temat tego, jakie składniki są użytkowane w jednostce. Stają więc przed dylematem, czy drobne wyposażenie o wartości jednostkowej poniżej 10 000 zł (granica do zaliczania w koszty w przepisach podatkowych) wprowadzać do ewidencji, czy nie. Odpowiedź na to pytanie zależy głównie od tego, jakiej wiedzy na bieżąco na potrzeby kontrolne może potrzebować jednostka. I czy te informacje mogą być uzyskane z ewidencji pozabilansowej czy tylko z ewidencji środków trwałych.

Składnik majątku może zostać zakwalifikowany jako środek trwały, jeśli spełnia kryteria wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, które są kompletne i zdatne do użytku oraz przeznaczone na potrzeby jednostki, a przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Kwalifikując dany składnik do środków trwałych, należy sprawdzić, czy w ramach uproszczeń wynikających z polityki rachunkowości uwzględniających zasadę istotności, o której mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości, można nie uznać tego składnika za środek trwały. Właśnie do uproszczeń dotyczących środków trwałych o niskiej wartości początkowej należy m.in. dokonywanie jednorazowych lub zbiorczych odpisów amortyzacyjnych albo odnoszenie ich wartości w koszty.

Ani w ustawie o rachunkowości, ani w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” nie określono konkretnych wartości, według których należałoby składniki majątku spełniające definicję środków trwałych ujmować w ewidencji bilansowej. Jednostka we własnym zakresie ustala i zapisuje w polityce rachunkowości wartości, według jakich dzieli składniki majątku trwałego na niskocenne, których wartość odnosi bezpośrednio w koszty, czyli kwalifikuje jako wyposażenie, i pozostałe, zaliczone do środków trwałych. Wprowadzanie do ewidencji środków trwałych i dokonywanie jednorazowego odpisu ma sens, jeśli ze względu na charakter składnika i powiązane z nim umowy trzeba objąć go większą kontrolą, by mieć wiedzę o sposobie i miejscu jego użytkowania. Z reguły takie rozwiązanie jest stosowane wtedy, gdy ewentualna ewidencja pozabilansowa nie dawałaby możliwości pozyskania wszystkich informacji niezbędnych do monitorowania takich składników. Czasem takie rozwiązanie wprowadza się dla podniesienia znaczenia składników i uświadomienia pracownikom, którzy za nie odpowiadają, że otrzymali środki trwałe, które mają służyć firmie wiele lat. Warto też pamiętać, że w przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym bez względu na ich wartość inwentaryzację spisem z natury wystarczy przeprowadzać raz na cztery lata.

Przykład 1

Jeśli składnik majątku spełniający warunki dla środków trwałych ze względu na niską wartość początkową nie zostaje zakwalifikowany do środków trwałych, to nie będzie figurował w ewidencji bilansowej. Jego wartość odpisuje się jednorazowo w ciężar kosztów działalności operacyjnej jako materiał pod datą oddania go do używania.

Przykład 2

Odnosząc wartość niskocennego składnika majątku w koszty, można w celach kontrolnych taki przedmiot objąć ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową. Rozwiązanie to jest z reguły stosowane do takich składników majątku jak: elektronarzędzia, aparaty fotograficzne, sprzęt kuchenny. Ewidencja pozabilansowa powinna umożliwić identyfikację poszczególnych przedmiotów wraz ze wskazaniem miejsca ich używania i osób za nie odpowiedzialnych. Wprowadzenie do ewidencji pozabilansowej danego składnika może odbywać się np. na podstawie dowodu PK jednostronnym zapisem: Wn konta „Niskocenne składniki majątku”.

Ustawa o rachunkowości nie obliguje jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji wyposażenia objętego ewidencją pozabilansową, jednak jest zalecane dobrowolne dokonywanie ich spisu z natury z dowolną częstotliwością. Jednostka może też wyznaczyć taki poziom wartości początkowej rzeczowych składników aktywów o cechach środków trwałych, że objęcie tych przedmiotów kontrolą jest niezasadne. Wartość początkowa takich składników aktywów jest odpisywana w ciężar kosztów działalności operacyjnej, a składniki te nie są objęte ewidencją bilansową ani pozabilansową. ©℗