W jaki sposób ująć księgowo polisę sprzedanego majątku?

Jak należy zaksięgować kwoty składek ubezpieczeniowych ujęte na rozliczenia międzyokresowe kosztów, jeśli sprzedano środek trwały, którego dotyczyły?

Umowy ubezpieczenia majątku zwykle dotyczą co najmniej dwóch lat obrotowych. W związku z tym ‒ zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów – koszty te jako dotyczące przyszłych okresów rozlicza się w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości i art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dwa sposoby

Jeśli jednostka stosuje ewidencję kosztów w zespole kosztów rodzajowych i kalkulacyjnych, to zazwyczaj koszty polis ubezpieczeniowych ujmuje się na koncie zespołu 4 jako koszty „Usług obcych” lub „Pozostałe koszty rodzajowe” zależnie od polityki rachunkowości. Następnie przenosi je na konto zespołu 6 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”. Z konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne” odpisuje się wartość kosztu w odpowiednim okresie sprawozdawczym na konto zespołu układu kalkulacyjnego. W ewidencji księgowej może to wyglądać następująco:

1. Polisa ubezpieczeniowa ‒ łączna wartość składki:

• Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki”.

2. PK ‒ przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:

• Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”,
• Ma „Rozliczenie kosztów”.

3. PK ‒ zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:

• Wn konto zespołu 5, np. koszty zarządu,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”.

Praktykowany jest również sposób uproszczony polegający na ujmowaniu kosztów przewidzianych do rozliczenia w czasie z pominięciem wstępnej ewidencji w zespole 4. W takim przypadku zapisy przebiegają następująco:

1. Polisa ubezpieczeniowa ‒ łączna wartość składki przeniesiona do rozliczenia w czasie:

• Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki.

2. PK ‒ zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:

• Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”.

oraz równolegle:

• Wn konto zespołu 5, np. koszty zarządu,
• Ma „Rozliczenie kosztów”.

Zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadnione charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Jednostka sposób dokonywania rozliczeń międzyokresowych kosztów powinna określić w polityce rachunkowości. W praktyce składki ubezpieczeniowe obejmujące dwa lata obrotowe często są odpisywane w koszty w równych ratach co miesiąc.

W polityce rachunkowości można również przyjąć uproszczenie polegające na odstąpieniu od rozliczania comiesięcznego składek ubezpieczeniowych, gdy ich wartość nie jest istotna. Wówczas część składki dotyczącą roku bieżącego odnosi się w koszty bilansowe w momencie poniesienia, część dotyczącą roku kolejnego ujmuje zaś na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne” i odnosi w koszty bilansowe w styczniu tego kolejnego roku obrotowego.

W wyjątkowych przypadkach można rozważyć uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w bieżące koszty wydatku na ubezpieczenie, gdy ma on nieistotną wartość. Rozwiązanie to nie jest jednak często praktykowane ze względu na to, że koszty ubezpieczeń należy rozliczyć w rachunku podatkowym na lata, których dotyczą (są to koszty pośrednio związane z przychodami).

Zwrot składki

W przypadku gdy w momencie sprzedaży majątku objętego ubezpieczeniem na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne” figuruje nierozliczone saldo z tytułu składki na jego ubezpieczenie, generalnie rozlicza się je jednorazowo w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”.

W jednostkach stosujących pełny rachunek kosztów i porównawczy rachunek zysków i strat zapisu tego należy dokonać z wykorzystaniem kont obrotów wewnętrznych oraz kosztów obrotów wewnętrznych (gdy jednostka nie stosuje uproszczonej ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów):

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma „Obroty wewnętrzne”,

oraz równolegle:

• Wn „Koszty obrotów wewnętrznych”,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”.

Jeśli jednostka otrzyma zwrot części składki ubezpieczeniowej w kolejnym roku po zawarciu umowy, to wpływ środków pieniężnych tytułem zwrotu części składki ubezpieczeniowej odnosi się na pozostałe przychody operacyjne. Również na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych należy zaliczyć ewentualną niezapłaconą kwotę zobowiązania figurującą na koncie rozrachunkowym.

Natomiast gdyby sprzedaż samochodu miała miejsce w tym samym roku, w którym zawarto umowę ubezpieczenia samochodu, to podlegającą zwrotowi niewykorzystaną część składki należałoby rozliczyć jako korektę pierwotnych zapisów. W takim przypadku nie wystąpią zapisy na kontach pozostałych kosztów operacyjnych i pozostałych przychodów operacyjnych. ©℗