Zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe mogą otrzymywać osoby uprawnione do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych u danego pracodawcy. Ten, przyznając je, powinien kierować się sytuacją życiową, materialną i rodzinną pracownika. Można stwierdzić, że wręcz od tego trzeba uzależnić jej przyznanie, oprocentowanie czy umorzenie pożyczki. Przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z funduszu socjalnego. Decyzje w tych sprawach pozostawiono tworzącym ZFŚS.

Zapisy w regulaminie

Regulamin ZFŚS powinien również rozstrzygać, jakiego rodzaju pomoc świadczy jednostka, w jakiej wysokości i czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do korzystania z niej. Ponadto trzeba określić zasady i tryb ubiegania się o nią, a także sposób rozpatrywania wniosków, warunki udzielania wsparcia. Pożyczki mieszkaniowe mogą być oprocentowane, jednak nie jest to obligatoryjne. Nie ma przepisów regulujących oprocentowanie pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS. Brak lub wysokość oprocentowania zależy od pracodawcy i jego wskazania zawartego w wewnętrznym regulaminie. Trzeba pamiętać o tym, że szczegółowe opisanie zasad udzielania pomocy w regulaminie zabezpieczy interesy funduszu (a pośrednio – osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także pracodawcy jako dysponenta ZFŚS.
W praktyce udzielenie pomocy na cele mieszkaniowe może oznaczać przyznanie środków na budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego, zakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pierwotnym lub wtórnym, modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych na lokal mieszkalny, modernizację i remont mieszkania lub domu, wykup lokalu na własność czy zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych. Przy przyznawaniu pożyczek z ZFŚS trzeba pamiętać, że mogą być one przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe. Pracodawca jako administrator ZFŚS ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania środków. To on powinien zebrać od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) dokumenty dowodzące, na jaki cel zamierza przeznaczyć pomoc. Powinien też żądać udokumentowania prawidłowości wydatkowania pieniędzy. Szczegóły dotyczące dokumentów, które będą wymagane przy udzielaniu pożyczek, powinny być zamieszczone w regulaminie ZFŚS.

Umowa

Niezbędne jest także umowa między pracodawcą a osobą korzystającą ze wsparcia (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Umowa precyzuje ogólne ramy udzielania pożyczek zawarte w regulaminie ZFŚS. Powinna być w niej wskazana kwota udzielonej pożyczki, sposób spłaty, okres, na jaki pieniądze zostały pożyczone, oraz cel, na jaki muszą zostać wykorzystane. Dodatkowo w umowach o udzielenie pożyczki często są też zawarte inne elementy, np. klauzula dotycząca warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pracownik został zwolniony z obowiązku jej spłaty. Umowa powinna wskazywać także sposób przekazania środków pożyczkobiorcy. Najczęściej będzie to przelew na konto, na które pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę.
Fragment regulaminu ZFŚS
Par. 3
1. Środki funduszu mogą być przeznaczone na:
(…)
c) pomoc finansową (bezzwrotne zapomogi pieniężne) przyznawaną w szczególnych wypadkach losowych,
(…)
g) pożyczki na cele mieszkaniowe.
2. Pożyczki na cele mieszkaniowe, o których mowa w ust. 1 lit. g, mogą być udzielone na:
a) zakup prawa do lokalu mieszkalnego, działki pod budowę domu mieszkalnego lub budowę domu mieszkalnego,
b) remont i modernizację lokalu lub budynku mieszkalnego,
c) spłatę kredytu zaciągniętego na cele wskazane powyżej.
(…)
Par. 8
1. Pożyczki na cele mieszkaniowe określone par. 3 ust. 2 lit. a mogą być udzielane w wysokości do 5000,00 zł, a na cele określone par. 3 ust. 2 lit. b i c – do 3000,00 zł. Podlegają one oprocentowaniu w wysokości 5 proc. w stosunku rocznym i powinny zostać spłacone w okresie nie dłuższym niż rok od dnia ich udzielenia.
2. Nowo zatrudnieni pracownicy mogą ubiegać się o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe po przepracowaniu roku w Spółce. Do tego okresu wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23[1] kodeksu pracy, a także w innych przypadkach, gdy na mocy przepisów Spółka jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.
3. Warunkiem udzielenia pożyczki na cele mieszkaniowe jest zawarcie przez Spółkę umowy z pożyczkobiorcą. Pożyczki udziela się za poręczeniem dwóch osób. Poręczycielami mogą być tylko osoby zatrudnione w Spółce na czas nieokreślony, z wyjątkiem osób: pozostających w okresie wypowiedzenia umowy o pracę lub których wynagrodzenie jest zajęte w trybie egzekucji.
4. Pożyczka nie może być udzielona przed całkowitą spłatą uprzednio zaciągniętej pożyczki.
5. W przypadku gdy pożyczkobiorca jest pracownikiem Spółki, ustanie jego stosunku pracy powoduje, że niespłacona kwota pożyczki wraz z odsetkami powinna zostać uiszczona nie później niż w terminie 7 dni.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach – na wniosek pożyczkobiorcy – można przedłużyć termin spłaty zadłużenia lub zawiesić jego spłatę, a nawet umorzyć część niespłaconej pożyczki lub ustalić inne warunki niż wskazane powyżej, uwzględniając szczególne okoliczności sprawy.
Par. 9
1. Środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca.
2. Wnioski o przyznanie świadczeń z funduszu rozpatruje komisja ds. socjalnych. ©℗

W księgach

W pytaniu nie podano, o jaką jednostkę chodzi. Przeanalizujmy więc ewidencję księgową jednostki budżetowej. Samo udzielenie pracownikowi zwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS księguje się:
  • Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.
Następnie trzeba ująć środki stanowiące oprocentowanie pożyczki:
  • Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konta 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.
Potrącenie z wynagrodzenia pracownika raty pożyczki mieszkaniowej wraz z oprocentowaniem ujmuje się zaś:
  • Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
  • Ma konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Z kolei przekazanie z rachunku bankowego wydatków bieżących środków na rachunek bankowy funduszu socjalnego z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem będzie się ujmowało:
  • Wn konta 141 „Środki pieniężne w drodze”,
  • Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”.
Wpływ na rachunek bankowy funduszu socjalnego środków z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem księguje się:
  • Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
  • Ma konta 141 „Środki pieniężne w drodze”.
Jeśli chodzi o udzielenie pracownikowi bezzwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe, to ewidencja w jednostce budżetowej powinna przebiegać zapisem:
  • Wn konto 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
  • Ma konto 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.
W firmach ewidencja będzie wyglądała podobnie. Udzielenie pracownikowi pożyczki na cele mieszkaniowe:
  • Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”(w analityce „Rozrachunki z pracownikiem …… z tytułu pożyczki mieszkaniowej”),
  • Ma „Rachunek ZFŚS”.
Naliczenie odsetek od udzielonej pracownikowi kwoty pożyczki:
  • Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Rozrachunki z pracownikiem ……….. z tytułu pożyczki mieszkaniowej”),
  • Ma „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.
Spłata przez pracownika rat pożyczki mieszkaniowej:
  • Wn „Rachunek ZFŚS”, „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Rozrachunki z pracownikiem …… z tytułu pożyczki mieszkaniowej”).©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 120)
art. 2 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2666)