Podstawową kwestią, którą w tym wypadku należy ustalić, jest to, czy spółka nabyła licencję spełniającą kryteria wartości niematerialnej i prawnej lub czy nabyła prawo do korzystania z serwisu abonamentowego przez okres trzech lat.

Istotna umowa

Do prawidłowej kwalifikacji wartości niematerialnej i prawnej (dalej: WNIP) lub usługi dostępu do serwisu konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie zapisów umowy. To z jej postanowień powinno wynikać, jak istotna jest wartość nabywanego prawa/usługi. Jeśli w umowie jest wskazane, że jednostka nabyła daną wartość za określoną w umowie i płatną z góry kwotę, a w ratach – jako zapłata – następują tylko płatności za tę licencję, to WNIP należy ująć w dacie udostępnienia licencji do korzystania na potrzeby jednostki. Taki sposób postępowania jest właściwy zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego – zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, aby licencję można było uznać za składnik o charakterze niematerialnym, musi on być przeznaczony do użytkowania na potrzeby jednostki, a zarazem jego wartość całościowa musi być z góry znana. Nie ma znaczenia, że ta zapłata zostanie rozłożona na raty. Jak wskazuje art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
c) know-how.
Zatem jeśli z umowy wynika, że jest to nabycie licencji, to na podstawie umowy należy ustalić wartość początkową na potrzeby rachunkowości i podatku dochodowego. Będzie ona też podstawą do ustalenia wartości początkowej i sporządzenia dokumentu przyjęcia do użytkowania tytułu niematerialnego.
Jeśli zakupiona przez czytelników licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. W myśl art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości do wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1–4 i ust. 6 ustawy o rachunkowości.

Na kontach

Ewidencja księgowa wartości w ten sposób zakupionej licencji – w przypadku zakwalifikowania jej do wartości niematerialnych i prawnych – może przebiegać zgodnie z zapisem:
1. Ujęcie WNIP na podstawie wartości ustalonej jako suma płatności, jakie mają nastąpić w ciągu trzech lat:
  • Wn „Wartości niematerialne i prawne”,
  • Ma „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu”.
2. Faktura – miesięczna rata:
  • Wn „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu”,
  • Wn „VAT naliczony”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
3. Ujęcie w księgach rachunkowych odpisu amortyzacyjnego:
  • Wn „Amortyzacja” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.
W wymienionej sytuacji saldo Ma konta „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu” będzie w bilansie prezentowane jako „Inne zobowiązania”. Należy oczywiście podzielić wartość zobowiązania na część przypadającą do zapłaty w najbliższych 12 miesiącach oraz pozostałą.
Z kolei jeśli z treści umowy wynika, iż jednostka uzyskała prawo do korzystania z usługi przez okresy miesięczne w czasie trzech lat i de facto jest to wykorzystywanie opieki serwisowej i autorskiej, to nie będzie to wartość niematerialna, tylko usługa na bieżąco rozliczana w kosztach na podstawie wystawionych przez dostawcę faktur. Tak samo będzie zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego.
Księgowanie takich faktur będzie przebiegało następująco:
  • Wn „Usługi obce”,
  • Wn „VAT naliczony”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
©℗
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120)
art. 16b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 185)