Od 1 stycznia 2023 r. funkcjonuje elektroniczna forma składania i obowiązuje jednolity wzór tego dokumentu. Wcześniej przepisy określały tylko ramowo jego zakres i nie wymagały tak szczegółowego identyfikowania niektórych danych, np. przychodów i kosztów

rozwiń ›
Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach podmioty te muszą składać corocznie właściwemu ministrowi sprawozdania ze swojej działalności. Obejmują one najważniejsze informacje o ich funkcjonowaniu w okresie sprawozdawczym, które pozwalają ocenić, czy cele statutowe są prawidłowo realizowane. Właściwy minister jako organ nadzorujący jest wskazywany dla danej fundacji przez sąd z uwzględnieniem zakresu jego działania i celów fundacji. Odbywa się to w ramach procedury rejestracyjnej w Krajowym Rejestrze Sądowym, po uwzględnieniu ewentualnego wskazania fundatora fundacji.
Dotychczas zakres i forma sprawozdania mogły ulegać modyfikacjom i wynikały przede wszystkim z rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Jednak z 1 stycznia 2023 r. utraciło ono moc w związku z art. 81 pkt 5 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców. Zgodnie z nowymi regulacjami od tego dnia funkcjonuje tylko elektroniczna forma składania sprawozdań i jednolity, zamiast ramowego, wzór sprawozdania. Wprowadziło go rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji Co ważne, omawiane zmiany dotyczą już sprawozdań za 2022 r.
Warto podkreślić, że fundacje mające status organizacji pożytku publicznego, które zamieściły na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie są zwolnione z obowiązku składania właściwemu ministrowi corocznego sprawozdania z działalności fundacji spełniającego nowe wymogi.

Elektronizacja

Wprowadzane zmiany zamykają proces elektronizacji sprawozdań organizacji pozarządowych (ang. non governmental organisation, NGO). Po sprawozdaniach organizacji pożytku publicznego oraz sprawozdaniach finansowych, które organizacje od 2019 r. mogą składać wyłącznie w określonej formie elektronicznej, przyszedł czas na sprawozdania fundacji. Od 2023 r. sprawozdanie fundacji sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej, na formularzu udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra sprawiedliwości. Sprawozdanie będzie też podpisywane elektronicznie przez co najmniej dwóch członków zarządu fundacji, chyba że jej statut stanowi inaczej. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych możliwe jest podpisywanie poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny (zwykle płatny), podpis zaufany albo podpis osobisty. To zarząd fundacji wybiera podpis, jakim zostanie opatrzone sprawozdanie fundacji. Nie musi być to ten sam, którym podpisywane będzie sprawozdanie finansowe. Także w tym wypadku trzeba zweryfikować, czy podpis będzie umieszony prawidłowo. Warto pamiętać, że w sytuacji gdy któryś z członków zarządu fundacji korzysta z podpisu profilem zaufanym, to taki podpis powinien być złożony przed podpisem kwalifikowanym czy osobistym. Te ostatnie ograniczają bowiem możliwość skutecznego podpisania podpisem zaufanym.

Działalność

Zgodnie ze wzorem sprawozdania należy w nim podać m.in. charakterystykę działalności fundacji w okresie sprawozdawczym (dane odnoszą się do faktycznie wykonywanej działalności w roku sprawozdawczym). W ramach tego opisu należy wskazać zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych oraz odrębnie opis głównych zdarzeń prawnych w działalności fundacji o skutkach finansowych. Tak jak dotychczas należy odnieść się do tego, czy fundacja prowadziła działalność gospodarczą. Jeśli tak, to należy przedstawić informację o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS w okresie sprawozdawczym (należy tu podać kody PKD działalności gospodarczej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS wraz z ich opisem słownym oraz kody i opis słowny faktycznie prowadzonej działalności gospodarczej).

Przychody i koszty

W porównaniu ze stosowanym wcześniej ramowym wzorem bardzo rozbudowana jest obecnie część finansowa dotycząca przychodów i kosztów. Należy wszystkie przychody i kwoty wskazywać w podziale na środki pieniężne (odrębnie uzyskiwane bezgotówkowo i gotówkowo) oraz na inne formy przychodu. Dotychczas konieczna była tylko znajomość wartości płatności dokonywanych gotówką. Oznacza to, że fundacje będą musiały z ksiąg rachunkowych pozyskiwać dokładne informacje o formach, w jakich uzyskują przychody i w jaki sposób ponoszą koszty. Transparentność, jaka jest wymagana w nowym wzorze sprawozdania, ma służyć przeciwdziałaniu procedurom prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Wymaga jednak znacznego nakładu pracy przy przygotowaniu danych do sprawozdania z działalności, dużo większego niż przy przygotowywaniu samego sprawozdania finansowego. [przykłady 1 i 2 s. D1]
PRZYKŁAD 1
Komputery
Fundacja, która uzyskała przychody w formie darowizny sprzętu komputerowego, musi wskazać wartość tej darowizny w kolumnie „Przychody - Inne formy przychodu”. ©℗
PRZYKŁAD 2
Amortyzacja
Fundacja, która za 2022 r. naliczała amortyzację od samochodu służącego działalności statutowej, powinna wskazać, że ten koszt był ponoszony i odpowiada kolumnie „Inne formy kosztów” sprawozdania. ©℗
Zgodnie z nowym rozporządzeniem należy wskazywać podział źródeł przychodów i podział rodzajów kosztów oraz, jak wskazano wyżej, formy ich uzyskania/poniesienia.
W ramach prezentowania przychodów fundacje będą już za 2022 r. wskazywały najpierw przychody w podziale na trzy grupy (wiersze):
a) przychody z działalności statutowej,
b) przychody z działalności gospodarczej,
c) pozostałe przychody.
Następnie suma wartości tych przychodów musi być pokazana w przekroju źródeł ich pozyskania, tj.:
a) z działalności odpłatnej w ramach celów statutowych,
b) ze źródeł publicznych ogółem, z wyszczególnieniem odrębnie wartości przychodów ze środków budżetu państwa oraz ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego,
c) ze spadków, z zapisów,
d) z darowizn,
e) z innych źródeł (i tu należy wskazać jakich).
W przypadku fundacji prowadzących działalność gospodarczą należy wskazać dochód z prowadzonej działalności gospodarczej (czyli przychody z działalności gospodarczej minus koszty działalności gospodarczej). Następnie należy obliczyć procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Informacja o wysokości uzyskanych przychodów
Na podstawie ksiąg rachunkowych i szczegółowej analizy dokumentów fundacji została wypełniona tabela III. Informacja o wysokości uzyskanych przychodów (dane źródłowe w opisie przykładu pominięto, aby uwypuklić wymagany sposób szczegółowości prezentowania danych).
Kwota (w podziale na formy płatności) w zł Inne formy przychodu w zł
Przelew (dotyczy wszystkich rodzajów płatności bezgotówkowych) Gotówka Wartość innych form przychodu
1. Łączna kwota uzyskanych przychodów (a + b + c) 114 700,00 9000,00 49 000,00
a) przychody z działalności statutowej 45 200,00 5800,00 49 000,00
b) przychody z działalności gospodarczej 69 500,00 3200,00
c) pozostałe przychody ‒ ‒
2. Informacja o źródłach przychodów
a) z działalności odpłatnej w ramach celów statutowych 16 000,00 5800,00
b) ze źródeł publicznych ogółem, w tym: 39 000,00 ‒ ‒
ze środków budżetu państwa, 10 000,00
ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego 29 000,00
c) ze spadków, z zapisów
d) z darowizn 2000,00 49 000,00
e) z innych źródeł (działalność gospodarcza) 59 700,00 1200,00
©℗
Koszty należy wskazać nie tylko w podziale na opłacone przelewem, gotówką lub poniesione w innej formie, ale też dzieląc je na:
1) koszty realizacji celów statutowych,
2) koszty administracyjne (czynsze, opłaty pocztowe, telefoniczne itp.),
3) koszty działalności gospodarczej,
4) pozostałe koszty.
[przykład 4]
PRZYKŁAD 4
Informacja o poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym
Na podstawie ksiąg rachunkowych i szczegółowej analizy dokumentów fundacji została wypełniona tabela IV. Informacja o poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym (dane źródłowe w opisie przykładu pominięto, aby uwypuklić wymagany sposób szczegółowości prezentowania danych).
Kwota (w podziale na formy płatności) w zł Inne formy kosztów w zł
Przelew (dotyczy wszystkich rodzajów płatności bezgotówkowych) Gotówka Wartość innych form kosztów
1. Koszty realizacji celów statutowych 38 000,00 3000,00
2. Koszty administracyjne (czynsze, opłaty pocztowe, telefoniczne itp.) 3500,00 2000,00 6000,00
3. Koszty działalności gospodarczej 71 000,00 300,00
4. Pozostałe koszty 500,00
©℗
Należy wskazać, że identyfikacja form otrzymania przychodów oraz sposobów zapłaty za koszty może być największym wyzwaniem dla wielu fundacji. Dotychczas przepisy o rachunkowości nie wymagały takiego szczegółowego identyfikowania. Dodatkowo należy też podkreślić, że moment zarachowania przychodu nie musi być tożsamy z momentem otrzymania płatności. Analogicznie jest w przypadku kosztów. [przykład 5]
PRZYKŁAD 5
Czynsz
Fundacja w 2021 r. opłaciła z góry czynsz za cały 2022 r. W księgach rachunkowych czynsz zaprezentowała jako koszt 2022 r. i ta wartość powinna też być ujęta jako koszt w sprawozdaniu z działalności. Zarząd fundacji może mieć wątpliwość, czy wartość tego kosztu pokazać w kolumnie „przelew” czy „inne formy poniesienia kosztu”. Wątpliwość wynika z faktu, że zapłata była dokonana rok wcześniej, a sprawozdanie ma na celu m.in. kontrolowanie przepływów pieniężnych fundacji. Moim zdaniem będzie to przelew. ©℗

Zatrudnienie i wynagrodzenia

W jednolitym wzorze sprawozdania, podobnie jak dotychczas, musi znaleźć się wiele informacji dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń. Należy zamieścić dane m.in. o:
1) liczbie osób zatrudnionych w fundacji na podstawie stosunku pracy (według zajmowanego stanowiska);
2) liczbie osób zatrudnionych wyłącznie w ramach działalności gospodarczej;
3) łącznej kwocie wynagrodzeń (brutto) wypłaconych przez fundację w okresie sprawozdawczym (wraz z pochodnymi od wynagrodzeń) w podziale na wynagrodzenia:
‒ z tytułu umów o pracę (a tu z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia, z wyodrębnieniem całości tych wynagrodzeń osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej),
‒ z tytułu umów cywilnoprawnych,
‒ wysokości rocznego lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego łącznie członkom zarządu i innych organów fundacji oraz osobom kierującym wyłącznie działalnością gospodarczą (z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia).
Analogicznie jak w przeszłości w sprawozdaniu musi się znaleźć informacja, czy fundacja udzielała pożyczek pieniężnych. Jeśli pożyczki były udzielane, to należy wskazać ich wysokość, wymienić pożyczkobiorców i opisać warunki przyznania pożyczek pieniężnych oraz wskazać statutową podstawę udzielenia pożyczek pieniężnych (należy zacytować odpowiedni przepis statutu).

Środki fundacji

W części sprawozdania o środkach fundacji należy wskazać szczegółowo:
  • kwoty zgromadzone na rachunkach płatniczych, ze wskazaniem banku w przypadku rachunku bankowego (należy podać dane na koniec roku sprawozdawczego);
  • kwoty zgromadzone na rachunkach płatniczych spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (SKOK) w przypadku rachunku członka SKOK (należy podać dane na koniec roku sprawozdawczego);
  • wysokość kwot zgromadzonych w gotówce (należy podać dane na koniec roku sprawozdawczego);
  • wartość nabytych obligacji oraz wielkość objętych udziałów lub nabytych akcji w spółkach prawa handlowego ze wskazaniem tych spółek;
  • dane o nabytych nieruchomościach, ich przeznaczeniu oraz wysokości kwot wydatkowanych na to nabycie;
  • nabyte pozostałe środki trwałe;
  • dane o wartościach aktywów i zobowiązań fundacji ujętych we właściwych sprawozdaniach finansowych sporządzanych dla celów statystycznych na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Pozostałe dane

Należy też podkreślić konieczność wypełniania informacji o rozliczeniach fundacji w okresie sprawozdawczym, gdzie wskazuje się dane dotyczące rozliczeń z tytułu ciążących zobowiązań podatkowych, w tym o składanych deklaracjach podatkowych.
Fundacje muszą też pamiętać o pokazaniu danych o działalności zleconej fundacji przez podmioty państwowe i samorządowe (usługi, państwowe zadania zlecone ‒ dotacje i zamówienia publiczne) oraz informacji o wyniku finansowym z tej działalności. Dane te musza być spójne z danymi finansowymi podawanymi w części III pkt 2 lit. B, czyli przychodami ze źródeł publicznych ogółem, w tym ze środków budżetu państwa i odrębnie ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego.
W jednolitym wzorze sprawozdania z działalności fundacji przypomniano też o konieczności ujawniania, czy fundacja jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Należy ujawnić informacje o przyjęciu lub dokonaniu przez fundację płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, wraz ze wskazaniem daty i kwoty operacji.
Na końcu sprawozdania (podobnie jak dotychczas) musi być informacja o przeprowadzanych kontrolach, dotycząca w szczególności tego:
  • czy w fundacji była przeprowadzona kontrola (zaznaczyć odpowiednie pole, w przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK należy wypełnić rubrykę),
  • jakie były wyniki przeprowadzonej kontroli (pozytywne i negatywne wraz ze wskazaniem podmiotu przeprowadzającego kontrolę).

Bez zmian w terminach

Co należy podkreślić, zmiany przepisów nie wprowadziły rewolucji w terminach składania sprawozdania. Fundacja musi je złożyć do końca roku następującego po roku, jaki obejmuje sprawozdanie. Sprawozdanie za 2021 r. należało np. złożyć do końca 2022 r., a za 2022 r. - do końca 2023 r. Nie warto jednak z tym czekać. Najrozsądniej jest przygotować sprawozdanie fundacji w tym samym czasie co sprawozdanie finansowe i po zatwierdzeniu tego ostatniego przekazać sprawozdanie z działalności do właściwego ministra (tego, który sprawuje nadzór nad działalnością fundacji).

Nadrabianie zaległości

Warto zaznaczyć, że publikacja nowych przepisów może przypomnieć niektórym fundacjom, iż nie wywiązywały się ze swoich dotychczasowych obowiązków. Co wtedy? W takiej sytuacji należy niezwłocznie złożyć zaległe sprawozdanie wraz z pismem wyjaśniającym powód niedopełnienia obowiązku. Sprawozdania za poprzednie lata składa się w formie papierowej, jeśli w takiej zostały przygotowane. Nie stoi jednak nic na przeszkodzie, żeby przygotować je już w formie elektronicznej, podpisać elektronicznie i tak przekazać do organu nadzorującego. Jak podkreślane jest to przez przedstawicieli ministerstw, ze względu na podejmowane procedury kontrolne warto również skontaktować się z urzędnikiem komórki, która w ramach ministerstwa zajmuje się realizacją nadzoru nad fundacjami. Na przykład w przypadku Ministerstwa Obrony Narodowej jest to departament edukacji, w przypadku Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego - wydział nadzoru. Przypomnieć należy, że konsekwencją niewywiązania się z obowiązku sprawozdawczego może być m.in. zawieszenie przez sąd zarządu fundacji i wyznaczenie zarządu przymusowego. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
art. 12 ust. 2 ustawy z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
art. 81 pkt 5 ustawy z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. poz. 2185)
ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2022 r. poz. 593; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 36 ‒ archiwalne)
rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (Dz.U. poz. 2791)
ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1327; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1812)
Zapraszamy do zadawania pytań
ria@gazetaprawna.pl