Jak rozliczać koszty dojazdu na szkolenie? Co wspólnego mają groby z dochodem JST? [Poradnia rachunkowa]

Czy wydatek na wykonanie serwisu oprogramowania trafi do paragrafu 427? Jak zaklasyfikować odsetki za opóźnienia w czynszach? Który paragraf jest właściwy dla kosztów dojazdu na szkolenie? Czy opłaty za przeniesienie uprawnień do dysponowania grobem to dochód JST?

Pod koniec roku urząd miasta musi zlecić wykonanie serwisu oprogramowania. Prawdopodobnie wydatek wyniesie 2‒3 tys. zł. Jak kwalifikować według klasyfikacji budżetowej takie zlecenie? Czy będzie to remont i paragraf 427? Czy jednak zwykła usługa, czyli paragraf 430?

Skoro pytanie odnosi się do zlecenia, warto wspomnieć, że tego typu stosunek cywilnoprawny ma podstawy normatywne w przepisach kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). W art. 734 i nast. k.c. ustawodawca zawarł regulacje prawne związane z umową zlecenia. Wynika z nich m.in., że przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. W braku odmiennej umowy zlecenie obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie. Ponadto, jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.

Nie ma wątpliwości co do tego, że gmina może zlecać wykonywanie różnego typu usług, czego wyrazem jest forma prawna w postaci wspomnianego zlecenia. Zlecenie może dotyczyć usług zarówno serwisowych, jak i remontowych.

Na gruncie klasyfikacji budżetowej i doboru podziałki klasyfikacji budżetowej ma znaczenie to, co jest przedmiotem zlecenia. Wynika to z rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W tym akcie prawnym wyodrębniono bowiem różne podziałki klasyfikacyjne wydatków, w zależności od zakresu przedmiotowego zlecenia. I tak usługi remontowe mają odrębną podziałkę klasyfikacyjną 427 oznaczoną jako: „Zakup usług remontowych”. W jego opisie podano, że chodzi o wydatki na zakup usług remontowych (z wyjątkiem wydatków na zakup usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401–403, 405, 406, 408–410, 417 i 434), w szczególności usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, usługi budowlano-montażowe, w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji oraz założeń projektowych czy usługi w zakresie remontów dróg.

Uwzględniając specyfikę zlecenia, czyli wykonanie serwisu oprogramowania, trudno kwalifikować to jako usługę remontową. Jest to raczej zwykła usługa, mająca na celu weryfikację określonych parametrów programu komputerowego. W konsekwencji powinna do takiego wydatku mieć zastosowanie najbardziej ogólna podziałka klasyfikacyjna, czyli paragraf 430 oznaczony jako „Zakup usług pozostałych”. Jak wynika z opisu do tego paragrafu, obejmuje on wydatki funduszu operacyjnego, którego przeznaczenie jest niejawne, oraz wydatki na zakup usług (z wyjątkiem usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401–403, 405, 406, 408 do 410 i 417, oraz usług wymienionych w paragrafach: 426– 429, 432–440, 461–463 i 470), a w szczególności usługi drukarskie, introligatorskie, powielanie, kopiowanie, usługi w zakresie przetwarzania danych i inne usługi, których katalog jest otwarty. Można więc przyjąć, że do tego katalogu wchodzą również wydatki na serwis oprogramowania.

Dlatego wskazana usługa nie może być kwalifikowana jako remont, więc paragraf 427 nie może mieć zastosowania. Wydatki na taką usługę należy ująć w paragrafie 430. ©℗

Podstawa prawna

art. 734 i nast. ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2459)

rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1571)

W ostatnich miesiącach coraz częściej czynsze najmu za lokale mieszkalne są wnoszone z opóźnieniem i lokatorzy płacą odsetki. Z reguły są to niewielkie kwoty, np. kilkanaście złotych. Czy można ujmować te wpływy razem z czynszami w paragrafie 075?

Przed analizą pod względem klasyfikacji budżetowej warto wspomnieć, że gmina gospodaruje mieniem komunalnym, w tym lokalami wchodzącymi w skład zasobu mieszkaniowego gminy. W kontekście gospodarowania lokalami mieszkalnymi zasadniczo chodzi o umowę najmu. Podstawowym obowiązkiem najemcy jest opłacanie wynajmującemu czynszu, co wynika z art. 659 kodeksu cywilnego, w którym postanowiono, że przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

W przypadku, gdy czynsz nie jest płacony, powstają dodatkowe zobowiązania po stronie najemcy, związane z koniecznością zapłaty odsetek. Zatem najemca ma obowiązek ich uiszczenia, natomiast gmina ma powinność ich dochodzenia. Ma to zresztą potwierdzenie w przepisach ustawy o finansach publicznych, gdzie w art. 42 ust. 5 postanowiono, że jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Powyższy prawny obowiązek leżący po stronie gmin nie oznacza jednak dowolności w ujmowaniu dochodów w budżecie gminy. I tak podany w zapytaniu paragraf 075 ma oznaczenie: „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”. Zatem służy on do ujmowaniu wpływów należności z tytułu najmu czy dzierżawy, a takimi są czynsze najmu czy dzierżawy. Nie można jednak rozszerzać stosowania ww. paragrafu na świadczenia uboczne, ustawodawca przewidział bowiem dla odsetek odrębne podziałki klasyfikacji budżetowej. Jeśli chodzi o odsetki od ww. należności czynszowych, właściwym rozwiązaniem będzie paragraf 092 mający oznaczenie „Wpływy z pozostałych odsetek”.

Dlatego nie ma podstaw, aby odsetki od zaległych czynszów najmu ujmować w paragrafie obejmującym należności czynszowe. Nie zmienia tego również niewielka kwota zadłużeń odsetkowych. Przepisy sprawozdawcze przewidują odrębną podziałkę przeznaczoną na odsetki, a taką w podanym stanie faktycznym będzie paragraf 092. ©℗

Podstawa prawna

art. 659 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2459)

art. 42 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)

Regionalna izba obrachunkowa zakwestionowała nam ujęcie w paragrafie 441 kosztów dojazdu pracownika w celu wzięcia udziału w szkoleniu. Czy jest to błąd? Paragraf ten dotyczy przecież podróży służbowych.

Pracownikowi przysługują różne świadczenia związane z odbywaniem podróży służbowej. Należy jednak podkreślić, że nie zawsze odbywanie przejazdu przez pracownika będzie kwalifikowane jako koszt związany z podróżą służbową. W pewnych uwarunkowaniach koszty dojazdu mogą bowiem stanowić element ogólnego wydatku, np. związanego z kosztami szkolenia. Zróżnicowanie charakteru kosztów przejazdu ma istotne znaczenie w kontekście klasyfikacji budżetowej, a więc i ujmowania tego rodzaju wydatków w budżecie gminy. Jeśli chodzi o wymieniony w pytaniu paragraf 441, to ma on oznaczenie „Podróże służbowe krajowe”. Z jego opisu wynika m.in., że obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników w zakresie określonym rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ‒ ponoszone przez pracodawcę i pracownika. Paragraf ten ma również zastosowanie do innych wydatków zaliczonych na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, takich jak zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania.

Jednak w kontekście okoliczności dojazdów pracownika, związanych ze szkoleniem, nie można stosować paragrafu 441. Ustawodawca przewidział bowiem inny specjalny paragraf dla tego typu wydatków. Chodzi o paragraf 470 mający oznaczenie: „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Z opisu do tego paragrafu wynika, że niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej uwzględnia on również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia pracowników. Do kosztów należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia.

Wybór paragrafu 470 w opisanej sytuacji ma również potwierdzenie w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 13 września 2022 r. (znak RIO.V.6001-2/22). Stwierdzono w nim, że: „Poza tym do par. 4410 «Podróże służbowe krajowe» błędnie ujęto koszty podróży (dojazd) pracownika w celu wzięcia udziału w szkoleniach na kwotę 192,24 zł. Zgodnie z rozporządzeniem do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Zatem wydatki poniesione na koszty podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach należy ujmować w par. 4700 «Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej» – str. 41 i 142 protokołu kontroli”.

W analizowanym przypadku, skoro dojazdy pracownika są realizowane w związku z udziałem w szkoleniu, to tego rodzaju wydatek powinien być ujmowany w paragrafie 470.

Podstawa prawna

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481)

W jaki sposób ująć dochód w budżecie pochodzący z opłaty za przeniesienie uprawnień do dysponowania grobem? Czy właściwy będzie paragraf 069?

Z pytania należy wnioskować, że chodzi o specjalne opłaty pobierane przez gminę w związku z dysponowaniem grobem. W art. 2 ust. 1 ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych postanowiono, że utrzymanie cmentarzy komunalnych i zarządzanie nimi należy do właściwych wójtów (burmistrzów, prezydentów miast), na których terenie jest położony cmentarz. Z kolei z art. 7 tej ustawy wynika m.in., że po upływie 20 lat nie może nastąpić ponowne użycie grobu do chowania, jeżeli jakakolwiek osoba zgłosi zastrzeżenie przeciw temu i uiści opłatę przewidzianą za pochowanie zwłok. Opłaty pobierane przez gminy w związku z gospodarowaniem terenem cmentarza komunalnego stanowią źródło dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Katalog tych dochodów wynika z kolei z przepisów ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.

Skoro przesądzona jest materialno-prawna podstawa pobierania ww. opłat, można zająć się sprawą ich klasyfikowania jako dochodów. W pytaniu sugeruje się zastosowanie paragrafu 069, który ma oznaczenie „Wpływy z różnych opłat”. Z opisu do tego paragrafu wynika, że obejmuje w szczególności należności i opłaty z tytułu przejmowania użytków rolnych na cele nierolnicze, opłaty za szczególne korzystanie z wód i urządzeń wodnych, stanowiących własność państwa, opłaty za wpisy do rejestru programów rozprowadzanych oraz programów rozpowszechnianych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, zwrot kosztów postępowania administracyjnego, za legitymacje, duplikaty legitymacji, druki meldunkowe, różne druki i inne. Wskazany paragraf nie będzie więc właściwy dla opisanych w pytaniu dochodów gminy. Odpowiedni będzie zaś paragraf 049 oznaczony jako „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw”. Jest to bowiem opłata pobierana przez gminę w związku z postanowieniami ww. ustaw, czyli ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.

Powyższa kwestia była również przedmiotem oceny w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 20 września 2022 r. (znak WK.6130.25.22). Stwierdzono tam nieprawidłowość: „(...) ujęcie dochodów z tytułu opłaty za przeniesienie uprawnień do dysponowania grobem [400,00 zł w 2020 r.] w 0690 „Wpływy z różnych opłat”, zamiast w §0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw”, niezgodnie z treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych”. ©℗

Podstawa prawna

art. 2 ust. 1, art. 7 ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1947)

ustawa z 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2267)

załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1571)

Pozostało treści