W okresie jesienno-zimowym w autach firmowych są wymieniane opony letnie na zimowe. W listopadzie 2022 r. zostały zakupione opony zimowe do stanowiącego środek trwały samochodu prezesa. Jak powinna wyglądać ewidencja?

Wydatki poniesione przez jednostkę na zakup opon zimowych do samochodu stanowiącego środek trwały wraz z usługą ich wymiany zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. Są to bowiem koszty związane z bieżącą eksploatacją samochodu. Zimowe opony zwiększają bezpieczeństwo jazdy samochodem zimą, jednak nie powodują uzyskania przez ten środek trwały nowych, dodatkowych funkcji użytkowych. Nie należy więc utożsamiać ich z wydatkami na ulepszenie środka trwałego.

W księgach

Wartość zakupionych opon zimowych odnosi się na konto służące do ewidencji materiałów, natomiast usługę wymiany tych opon ujmuje się na koncie służącym do ewidencji usług obcych. W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 koszty te ujmuje się zapisem:
  • koszt zakupionych opon ‒ konto „Zużycie materiałów”,
  • koszt usługi wymiany ‒ konto „Usługi obce”.
Ujmując koszty, musimy pamiętać, że w przypadku podatników użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe do celów tzw. mieszanych kwotę podatku naliczonego stanowi 50 proc. kwoty VAT od faktur dokumentujących zakupy części eksploatacyjnych do użytkowanego auta. Czyli wydatki na nabycie opon, ich montaż czy opłaty za przechowywanie są nakładami, od których można odliczyć VAT na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 86a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Jak wskazuje ustawa, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące:
  • nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych
  • używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze (czynsz, raty lub inne płatności związane z tą umową),
  • nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Koszty uzyskania przychodu

Podczas księgowania kosztów związanych z nabyciem i montażem opon zimowych należy pamiętać, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tych przychodów. Aby zatem poniesiony wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi on spełnić trzy podstawowe warunki, tj.:
  • mieć związek z prowadzoną działalnością,
  • jego poniesienie powinno wpływać na osiągnięcie przychodu,
  • wydatek ten nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT.
Z punktu widzenia opon ważna jest również odpowiedź, czy nie stanowią one części składowej auta. Kodeks cywilny wskazuje, że częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego. W świetle takiej definicji opony zimowe należy uznać za części składowe samochodu.
Z ustaw o podatku dochodowym wynika, że wydatki na wymianę części składowych środka trwałego zwiększają jego wartość początkową jedynie w sytuacji, gdy w wyniku tej operacji dojdzie do ulepszenia środka trwałego. Jednocześnie zawarte w nich uregulowania wskazują, że z ulepszeniem w wyniku wymiany części składowej mamy do czynienia, gdy równocześnie jednostkowa cena nabycia części składowej przekracza 10 000 zł i podatnik dokonuje przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji danego środka trwałego, powodującej wzrost jego wartości użytkowej. Wzrost tej wartości mierzony jest w szczególności okresem jego używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego oraz optymalizacją kosztów jego eksploatacji.
W przypadku wymiany opon z letnich na zimowe (i odwrotnie) trudno mówić o uzyskaniu przez samochód nowych funkcji użytkowych. Wymiana ta przyczynia się wprawdzie do zwiększenia bezpieczeństwa, może być realizacją wymagań prawnych (gdy np. autem jeździmy do Niemiec, gdzie są one obowiązkowe), ale nie można wskazać mierzalnego wzrostu wartości użytkowej. Z tego względu wydatek poniesiony na ten cel, bez względu na jego wysokość, nie stanowi wydatku na ulepszenie samochodu. Należy go uznać za wydatek związany z bieżącą eksploatacją, podlegający zaliczeniu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
Musimy tylko pamiętać, że obecnie również przepisy o podatku dochodowym ograniczają możliwość zaliczenia do KUP wartości kosztów eksploatacji aut osobowych użytkowanych do celów mieszanych. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25 proc. poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli jest on wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Uznaje się, że pojazd taki jest używany także do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą wtedy, gdy podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, chyba że na podstawie przepisów ustawy o VAT nie jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji. Kosztem podatkowym jest więc tylko 75 proc. wartości netto wydatku i podatku VAT niepodlegającego odliczeniu. ©℗
Podstawa prawna
art. 6 i załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
art. 86a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
PRZYKŁAD 1
Faktura
Jednostka zakupiła w listopadzie 2022 r. opony zimowe do samochodu prezesa stanowiącego jej środek trwały. Z faktury dokumentującej zakup i usługę wymiany opon wynikają następujące dane:
• wartość netto opon 1900 zł,
• wartość netto usługi wymiany opon 200 zł,
• VAT naliczony podlegający odliczeniu (23 proc.) 241,50 zł,
• łączna kwota zobowiązania 2583zł.
Księgowania
1. Faktura za opony i ich montaż:
• Wn „Rozliczenie zakupu” 2341,50 zł,
• Wn „VAT naliczony” 241,50 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2583,00 zł.
2. Zaliczenie opon i montażu w koszty:
• Wn „Zużycie materiałów paliw i energii” 1900 zł,
• Wn „Usługi obce” 200 zł,
• Wn „Podatki i opłaty” 241,50 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 2341,50 zł.
3. Rozliczenie kosztów w układzie kalkulacyjnym:
• Wn „Koszty zarządu” 2341,50 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 2341,50 zł.
4. Wb Zapłata za fakturę 2583,00 zł:
• Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2583,00 zł,
• Ma „Rachunek bankowy” 2583,00 zł. ©℗