W jednym może być konieczna rejestracja na potrzeby VAT w krajach, gdzie są magazynowane towary. A w drugim można płacić polski VAT, ale tylko do limitu sprzedaży 42 tys. zł. Na koniec roku łatwo jednak przekroczyć ten próg, co wpłynie na zmianę sposobu rozliczania podatku. Wtedy ułatwieniem będzie wybranie procedury VAT-OSS.
Adrianna Kamińska, Ecovis System Rewident sp. z o.o.
Dla przedsiębiorców dokonujących wysyłkowej sprzedaży na terytorium Unii Europejskiej duże znaczenie obecnie mają regulacje dotyczące tzw. VAT-OSS (ang. One Shop Stop). W określonych przypadkach pozwalają one bowiem na rozliczenie VAT poprzez jedną zbiorczą deklarację elektroniczną składaną w państwie siedziby przedsiębiorstwa. W deklaracji tej zostanie rozliczony całkowity przychód osiągnięty przez przedsiębiorcę z tytułu wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. Należy jednak zauważyć, że procedurę można zastosować wyłącznie do sprzedaży dokonywanej przez przedsiębiorców dla konsumentów (B2C), której miejscem ostatecznej dostawy są państwa UE.
Uprzednio obowiązujące przepisy wskazywały, że dostawca dokonując sprzedaży wysyłkowej na rzecz konsumentów z innych krajów UE, do momentu przekroczenia progu, ustalanego odrębnie przez każdy kraj członkowski, mógł opodatkowywać sprzedaż w kraju wysyłki. Po przekroczeniu wskazanego progu podatnicy zobowiązani byli do rejestracji i rozliczania VAT w poszczególnych krajach, do których dostarczane były towary. Wraz z wprowadzeniem 1 lipca br. VAT-OSS dokonano ujednolicenia progu, po przekroczeniu którego podatnicy tracą prawo opodatkowania sprzedaży w kraju wysyłki. Obecnie więc próg ten wynosi 10 000 euro netto, co stanowi 42 000 zł. Próg obliczany jest wspólnie dla każdej sprzedaży wysyłkowej na terytorium UE, niezależnie od liczby krajów, do których realizowana jest sprzedaż.
Wobec tego podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odlegość do momentu przekroczenia limitu transakcji ze sprzedaży zagranicznej będą rozliczali wszystkie transakcje w Polsce, stosując polską stawkę VAT. Z kolei po przekroczeniu limitu w przypadku rejestracji do VAT-OSS w dalszym ciągu będą uprawnieni do rozliczania VAT tylko w Polsce, z zastosowaniem jednak stawek podatku obowiązujących w krajach, do których dokonywana jest sprzedaż. Oznacza to więc, że w przypadku przekroczenia limitu sprzedaży transgranicznej do innego państwa członkowskiego podatnik niekorzystający z procedury OSS będzie obowiązany do rejestracji oraz rozliczania VAT w krajach, na terytorium których realizowana jest dostawa. Uproszczeniem jest więc możliwość rejestracji podatników w kraju siedziby do procedury VAT-OSS i rozliczania całości sprzedaży wysyłkowej w jednym urzędzie skarbowym. Należy mieć jednak na uwadze, że zastosowanie procedury nie w każdym przypadku będzie możliwe lub korzystne.
Księgi rachunkowe
Z punktu widzenia księgowego ważne jest, aby już na samym początku rozbudować ewidencję dotyczącą rozrachunków z tytułu VAT w podziale na kraje, do których prowadzona jest sprzedaż. Zazwyczaj w praktyce jest to robione poprzez rozbudowę analityki. Trzeba oczywiście to uwzględnić w polityce rachunkowości i planie kont danej jednostki. Rozbudowana analityka umożliwi sporządzenie prawidłowej deklaracji zarówno w sytuacji, kiedy firma będzie rozliczała się z tego tytułu tylko w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście (jednostka korzysta z procedury OSS), jak i wtedy, gdy w grę będzie wchodziło rozliczenie z każdym krajem oddzielnie.
Ponadto z punktu widzenia księgowości ważne też jest pilnowanie zgodności ewidencji na kontach ze składaną deklaracją. Zawsze więc warto sprawdzić nie tylko kwoty podatku, lecz także, czy sprzedaż została przypisana do właściwego okresu. W tym celu potrzebna jest weryfikacja dokumentów. Przy dużej liczbie transakcji może być to bardzo pracochłonne.
Warto też wskazać, że w sprawozdaniu finansowym VAT, który dotyczy sprzedaży w e-commerce, będzie wykazywany w pozycji „Zobowiązanie krótkoterminowe - zobowiązania z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych”. Ta kwota musi być zgodna z deklaracją składaną do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście lub deklaracjami składanymi do zagranicznych urzędów, jeżeli podatnik wybrał ten sposób rozliczania.
Dokumentacja
Z punktu widzenia działu księgowego istotne też będą zasady dotyczące dokumentacji. Warunkiem uznania dostawy towarów za realizowaną w ramach procedury OSS jest bowiem posiadanie przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres dowodów potwierdzających dostarczenie towarów do nabywcy w innym państwie członkowskim. Zgodnie z wprowadzonymi przepisami za dokumenty takie uznaje się dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika oraz dokumenty potwierdzające odbiór towarów poza terytorium kraju, w przypadku gdy potwierdzają one dostarczenie towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów. W przypadku gdy dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki, dokumentami potwierdzającymi mogą być również inne dokumenty otrzymywane przez dostawcę, w szczególności korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie, dokument potwierdzający zapłatę za towar, a w przypadku gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie ‒ inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.
W przypadku braku posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających dostawę przez dwa kolejne okresy rozliczeniowe podatnik nie będzie miał możliwości wykazania dostawy w procedurze VAT-OSS za dany okres rozliczeniowy. Jeżeli więc dostawca nie otrzyma odpowiednich dokumentów potwierdzających przed upływem kolejnego okresu rozliczeniowego, to będzie obowiązany do wykazania transakcji jako dostawy towarów na terytorium kraju. W przypadku późniejszego otrzymania dokumentów podatnik będzie uprawniony do dokonania korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał on odpowiednie dokumenty.
Do wyboru
I tu warto zwrócić uwagę na szczególne problemy z dokumentowaniem dostaw, na jakie natkną się księgowi przedsiębiorców, którzy swoją działalność prowadzą za pośrednictwem platform sprzedażowych. Przeanalizujmy to przy założeniu, że platforma sprzedażowa oferuje dwa modele współpracy określane jako X i Y. W zależności od wybranego modelu różne będą obowiązki podatkowe, a także sama możliwość korzystania z procedury VAT-OSS.
Model X zakłada, że produkty oferowane do sprzedaży za pośrednictwem platformy magazynowane są w centralnych magazynach platformy sprzedażowej znajdujących się na terytorium kilku krajów. W przypadku nabycia takich produktów przez ostatecznego konsumenta to platforma odpowiedzialna jest za ich właściwe opakowanie oraz doręczenie. Model ten znacznie ułatwia więc prowadzenie działalności, pozwalając na wykorzystanie centrum logistycznego platformy.
Drugim z modeli współpracy jest Y, kiedy to przedsiębiorca samodzielnie przechowuje produkty we własnym magazynie. Osobiście odpowiedzialny jest również za wysyłkę zamówionych towarów do ostatecznych odbiorców.
Przykład 1
Rozliczenia
Podatnik prowadzi sprzedaż wysyłkową towarów na rzecz osób prywatnych z UE - głównie z Austrii i Czech. Dotychczas musiał kontrolować wysokość sprzedaży w każdym kraju zgodnie z obowiązującym w nim limitem sprzedaży w taki sposób, aby nie przekroczyć limitu sprzedaży bądź dokonać rejestracji do VAT w tym kraju.
Dotychczas więc w przypadku, gdy sprzedaż na rzecz konsumentów z Czech nie przekroczyła określonego limitu, podatnik całą tą sprzedaż rozliczał w deklaracji krajowej. Jednak sprzedaż dokonywana przez podatnika na rzecz konsumentów z Austrii przekroczyła wyznaczony limit. W takim przypadku był on zobowiązany do rejestracji oraz rozliczania VAT w Austrii z tytułu dostaw dokonanych na rzecz konsumentów mających tam miejsce zamieszkania.
Od 1 lipca 2021 r. limit całej sprzedaży na rzecz konsumentów z UE wynosi 10 000 euro. W przypadku przekroczenia limitu, po rejestracji do procedury VAT-OSS, podatnik będzie mógł rozliczać VAT w jednej deklaracji składanej w Polsce z zastosowaniem stawek VAT obowiązujących odpowiednio w Czechach oraz Austrii. W przypadku braku rejestracji do procedury VAT-OSS podatnik zobowiązany byłyby do rejestracji oraz rozliczania VAT zarówno w Czechach, jak i w Austrii.
Wobec tego co do zasady, jeżeli współpraca z platformą odbywa się w modelu Y, przedsiębiorcy będą mieli prawo do skorzystania z procedury VAT-OSS, w ramach której będą mogli rozliczyć całą sprzedaż wysyłkową realizowaną poza kraj, w którym produkty są magazynowane. Należy również pamiętać, że przedsiębiorca taki będzie obowiązany do złożenia odpowiedniej deklaracji VAT w kraju, w którym magazynuje swoje towary. W tym modelu problemów nie powinny również nastręczać obowiązki dokumentacyjne, to sam przedsiębiorca realizuje bowiem wysyłkę towarów, wobec czego w założeniu będzie posiadał odpowiednie dokumenty potwierdzające ich dostawę.
Przykład 2
Sprzedaż wysyłkowa
Podatnik prowadzi za pośrednictwem platformy sprzedaż wysyłkową towarów na rzecz osób prywatnych z UE - głównie z Austrii i Czech. Podatnik jedynie oferuje swoje towary na platformie, jednak samodzielnie zajmuje się ich magazynowaniem, opakowaniem oraz wysyłką. Podatnik posiada więc dokumenty potwierdzające doręczenie poszczególnych towarów do konsumentów zamieszkujących na terytorium innych krajów członkowskich UE.
W związku z tym podatnik będzie mógł skorzystać z procedury VAT-OSS poprzez składanie jednej deklaracji w Polsce z zastosowaniem stawek VAT obowiązujących odpowiednio w Czechach oraz Austrii.
W tym przypadku w jego księgach rachunkowych trzeba wprowadzić konta analityczne, na których ujmowane będą rozliczenia z poszczególnymi krajami. W dacie zapłaty VAT do urzędu obsługującego procedurę OSS będzie następowało księgowanie zmniejszenia tych zobowiązań.
Problemy mogą natomiast powstać w przypadku współpracy z platformą w modelu X. Wtedy bowiem przedsiębiorca będzie miał obowiązek rejestracji oraz rozliczania VAT w krajach, w których platfroma magazynuje towary. W deklaracjach natomiast będzie miał obowiązek wykazania przemieszczania towarów między magazynami, sprzedaż na rzecz konsumentów mających miejsce zamieszkania w kraju magazynowania towarów oraz sprzedaż na rzecz przedsiębiorców. Procedura VAT-OSS w tym przypadku mogłaby więc zostać wykorzystana wyłącznie w odniesieniu do sprzedaży na rzecz konsumentów, którzy mają miejsce zamieszkania w krajach, w których dane towary nie będą magazynowane przez platformę.
Przykład 3
Przemieszczanie towarów
Podatnik prowadzi za pośrednictwem platformy sprzedaż wysyłkową towarów na rzecz osób prywatnych z UE - głównie z Węgier i Czech. Towary podatnika magazynowane są przez platformę w magazynie w Niemczech, który jednocześnie zajmuje się ich opakowaniem oraz wysyłką.
W związku z transportem towarów do magazynu platformy w Niemczech podatnik zobowiązany będzie wykazać przemieszczenie towarów do magazynu w Niemczech.
W tym wypadku ujęcie w księgach będzie następujące:
• Wn „Towary (magazyn platformy Niemcy)”,
• Ma „Towary (magazyny krajowe)”.
VAT wynikający z tej operacji będzie ujęty jedynie w deklaracji.
Dodatkowo w przypadku dokonywania jakiejkolwiek sprzedaży na rzecz konsumentów mających zamieszkanie w Niemczech podatnik będzie obowiązany do rejestracji oraz rozliczania VAT w tym kraju z tytułu dokonywanej na terytorium Niemiec sprzedaży.
Podatnik będzie mógł skorzystać z procedury VAT-OSS w stosunku do sprzedaży towarów do krajów innych niż kraj ich magazynowania, pod warunkiem posiadania dokumentacji dostarczenia towarów do konsumenta w innym kraju członkowskim niż kraj wysyłki. W takim przypadku w odniesieniu do tej transakcji sprzedaż będzie mogła zostać ujęta w deklaracji składanej w ramach procedury VAT-OSS.
Księgowanie sprzedaży będzie następujące:
• Wn „Rozrachunki z odbiorcami”,
• Ma „Przychody ze sprzedaży”,
• Ma „VAT należny”.
I rozliczenie VAT w procedurze OSS:
• Wn „VAT należny”,
• Ma „Rozrachunki z tytułu VAT - procedura OSS”.
W przypadku braku dokumentów potwierdzających dostarczenie towaru podatnik będzie zobowiązany do ujęcia sprzedaży w deklaracji krajowej z polską stawką VAT.
Kiedy współpraca może uniemożliwić wykorzystanie procedury
W przypadku modelu X problemem może być brak przekazywania przez platformę właściwej dokumentacji, potwierdzającej fakt dostarczenia towarów na rzecz odbiorców mających miejsce zamieszkania w innych krajach UE. Przykładem takiej dokumentacji mogą być zbiorcze zestawienia płatności bądź potwierdzenia dokonania wysyłki. Należy jednak zauważyć, że w przypadku gdy podatnik nie uzyska dokumentów potwierdzających odbiór towaru przez ostatecznego konsumenta w innym kraju przed upływem terminu do złożenia deklaracji za kolejny okres, to nie będzie on miał prawa zastosowania rozliczeń w ramach procedury VAT-OSS przy wykorzystaniu stawki właściwej dla miejsca dostawy towaru. W takim przypadku konieczne jest ujęcie takiej sprzedaży ze stawką krajową w JPK_VAT. Późniejsze uzyskanie dokumentów pozwoli jednak na dokonanie korekty bieżącej deklaracji w okresie, w którym otrzymane zostały dokumenty poprzez zmniejszenie sprzedaży krajowej.
Przykład 4
Brak dokumentów
Podatnik dokonał sprzedaży klientowi z Francji za równowartość 480 zł. Nie uzyskał dokumentów uprawniających go do zastosowania procedury OSS, zatem ujmie sprzedaż jak krajową:
• Wn „Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi” 480 zł,
• Ma „Przychody ze sprzedaży” 390,24 zł,
• Ma „VAT należny” 89,76 zł.
Rozwiązań takiej sytuacji może być kilka. Mniejsze podmioty powinny zastanowić się nad wyborem modelu współpracy Y, w którym to podatnik sam będzie dokonywał wysyłki towarów, wobec czego będzie posiadał dokumentację poświadczającą dostarczenie towarów do odbiorców za granicą. Innym rozwiązaniem może być rozważenie modelu współpracy z platformą, w którym produkty będą sprzedawane na rzecz platformy, a ta w dalszej kolejności będzie dokonywała odsprzedaży na rzecz poszczególnych konsumentów. W takim przypadku skorzystanie z procedury VAT-OSS nie będzie jednak możliwe.
Ostatecznie należy jednak wskazać, że brak dokumentu potwierdzające odbiór towarów poza terytorium kraju dyskwalifikuje możliwość rozliczenia transakcji w ramach procedury VAT-OSS. Podatnicy opierający swoją działalność na współpracy z platformą w modelu X powinni szczególnie uważnie przyjrzeć się dokumentom otrzymywanym od platformy w celu weryfikacji możliwości zastosowania procedury.
Podstawa prawna
ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1626)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
poleca
