Obowiązki przedsiębiorców związane z zapewnieniem osobom zatrudnionym odzieży roboczej określa art. 2377 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
  • jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie może jednak dopuścić do używania własnej odzieży na stanowiskach, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Jeżeli pracodawca ustali z pracownikami, że mogą używać własnej odzieży, to jest on zobowiązany wypłacać tym osobom ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej jej aktualne ceny.
Regulacje dotyczące odzieży i obuwia roboczego są ustalane przez pracodawcę:
a) indywidualnie z pracownikami, jeżeli zatrudnia on mniej niż 50 pracowników,
b) w regulaminie pracy, po konsultacjach z pracownikami – jeżeli zatrudnienie w zakładzie pracy wynosi co najmniej 50 osób.
Przekazane pracownikom obuwie i odzież robocza są elementem przychodu ze stosunku pracy, przy czym zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wolne od opodatkowania, o ile przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Wysokość świadczeń wynikających z przepisów o bhp nie stanowi również podstawy do ustalenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jednocześnie dla pracodawcy wydanie pracownikowi odzieży roboczej lub wypłata ekwiwalentu stanowi koszt uzyskania przychodu. Dla ujęcia w księgach istotne jest też to, czy zostaną one wydane załodze od razu po zakupie czy w terminie późniejszym – z magazynu przedsiębiorstwa. [przykład 1 i 2]
przykład 1
Przekazanie bezpośrednie…
Pracodawca zakupił odzież roboczą, którą przekazał bezpośrednio pracownikowi działu produkcji. Ewidencja zakupu prowadzona jest przy wykorzystaniu konta 301 „Rozliczenie zakupu materiałów”. Koszty ewidencjonowane są na kontach zespołu 4 „Koszty rodzajowe” oraz zespołu 5 „Koszty według typów działalności”.
Objaśnienia do schematu:
1. Otrzymano fakturę za zakup odzieży roboczej (bluz, spodni roboczych, kurtek, butów):
a. netto 365,85 zł,
b. VAT 84,15 zł,
c. Razem – 450,00 zł.
2. Wydanie odzieży roboczej bezpośrednio pracownikowi – 365,85 zł.
3. Przeksięgowanie kosztu odzieży roboczej w koszty działalności podstawowej – 365,85 zł.
przykład 2
…i z magazynu
Pracodawca zakupił odzież roboczą, która jest przyjmowana do magazynu, a następnie wydawana pracownikowi serwisu naprawczego. Ewidencja zakupu prowadzona jest przy wykorzystaniu konta 301 „Rozliczenie zakupu materiałów” i 310 „Materiały”. Koszty ewidencjonowane są na kontach zespołu 4 „Koszty rodzajowe” oraz zespołu 5 „Koszty według typów działalności”.
Objaśnienia do schematu:
1. Otrzymano fakturę za zakup odzieży roboczej (bluzy robocze KINGS STAL – 10 szt. po 74,61 zł/1 szt., spodnie robocze ogrodniczki monterskie 10 szt. Po 104,07 zł/1 szt., kurtki robocze ocieplane PWO-WIN 10 szt. po 92,68 zł/1 szt., buty robocze RASPER 10 szt. po 121,95 zł/1 szt.):
a. netto 3933,10 zł,
b. VAT 904,61 zł,
c. Razem – 4837,71 zł.
2. PZ – przyjęto odzież roboczą do magazynu 3933,10 zł.
3. RW – Wydanie kompletu odzieży roboczej pracownikowi – 393,31 zł.
4. Przeksięgowanie kosztu odzieży roboczej w koszty działalności podstawowej – usługi serwisowe – 393,31 zł.
Podstawa prawna
art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)
art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1406; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)
art. 2377 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432)