W naszej firmie zastanawiamy się nad zmianą roku obrotowego. Może to być problematyczne, bo jest on przecież istotny zarówno dla rachunkowości, jak i podatków. Jak i kiedy możemy to przeprowadzić?
Jest możliwe wprowadzanie w firmie zmian dotyczących roku obrotowego, ale należy zadbać o właściwą procedurę.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.
Rok obrotowy powinien być zgodny z rokiem podatkowym, a to oznacza, że przy określaniu roku obrotowego należy uwzględnić przepisy ustaw podatkowych. Jak przewiduje art. 11 ordynacji podatkowej, rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, chyba że ustawa podatkowa stanowi inaczej.
Podatnicy CIT mają możliwość określenia roku podatkowego w inny sposób. Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy o CIT rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, chyba że podatnik postanowi inaczej w statucie albo w umowie spółki, albo w innym dokumencie odpowiednio regulującym zasady ustrojowe innych podatników. Wówczas rokiem podatkowym jest okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych. W przypadku podjęcia po raz pierwszy działalności pierwszy rok podatkowy trwa od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego albo do ostatniego dnia wybranego roku podatkowego, nie dłużej jednak niż 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych. Z kolei w sytuacji podjęcia po raz pierwszy działalności w drugiej połowie roku kalendarzowego i wybrania roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, pierwszy rok podatkowy może trwać od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym rozpoczęto działalność (art. 8 ust. 2 i 2a ustawy o CIT).
Wszystko wydaje się jasne, jeśli nie ma zmian. Jeśli natomiast właściciele jednostki podejmą decyzję o zmianie roku obrotowego, to pojawić się mogą wątpliwości, czy zmiana ta została wprowadzona w sposób skuteczny. Jest to szczególnie ważne z punktu widzenia prawidłowości sporządzania sprawozdania finansowego, ale też rozliczenia rocznego w CIT.
Do zmiany roku obrotowego konieczna jest uchwała wspólników zmieniająca umowę spółki. Uchwała ta powinna zostać zgłoszona do sądu rejestrowego, a w zakresie prawa podatkowego trzeba poinformować o zmianie roku urząd skarbowy.
W myśl art. 8 ust. 3 ustawy CIT w razie zmiany roku podatkowego za przejściowy (chodzi o pierwszy po zmianie) rok podatkowy uważa się okres od pierwszego miesiąca następującego po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego do końca roku podatkowego nowo przyjętego. Rok ten nie może być krótszy niż 12 i dłuższy niż 23 kolejne miesiące kalendarzowe.
Z przepisów wynika, że skuteczna zmiana roku podatkowego przez podatnika CIT wymaga spełnienia następujących przesłanek:
1) przyjęcie roku podatkowego (obrotowego) innego niż kalendarzowy musi wynikać z postanowienia zamieszczonego w statucie albo w umowie spółki, albo innym dokumencie odpowiednio regulującym zasady ustrojowe innych podatników,
2) o zmianie umowy spółki dotyczącej zmiany roku podatkowego (obrotowego) należy powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zeznaniu, o którym mowa w art. 27 ust. 1 ustawy CIT, składanym za rok podatkowy poprzedzający pierwszy po zmianie rok podatkowy,
3) przejściowy rok podatkowy nie może być krótszy niż 12 i dłuższy niż 23 kolejne miesiące kalendarzowe,
4) początkiem przejściowego roku podatkowego będzie pierwszy dzień miesiąca następującego po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego (obrotowego) i rok ten kończy się w ostatnim dniu nowo przyjętego roku podatkowego (obrotowego).
Powyższa procedura nie wymaga, aby rejestracja zmiany roku obrotowego w Krajowym Rejestrze Sądowym nastąpiła przed końcem poprzedniego roku obrotowego. Potwierdzają to organy skarbowe. Na przykład w piśmie szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 22 sierpnia 2019 r., znak DPP13.8221.9.2019.CPIJ, czytamy, że „(...) we wskazanych przepisach sformułowano dwa obowiązki ciążące na podmiocie, który zamierza zmienić rok podatkowy. Aby zmiana była skuteczna dla rozliczeń w podatku dochodowym od osób prawnych, po pierwsze podatnik musi określić rok podatkowy w odpowiednim dokumencie regulującym jego ustrój. Treść przepisów ustawy o CIT jako warunek zmiany wskazuje zatem podjęcie stosownej uchwały o zmianie umowy lub statucie spółki lub innym dokumencie, który reguluje zasady ustrojowe podatnika. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że cytowany wyżej przepis ustawy o CIT nie formułuje dodatkowego warunku rejestracji takiej zmiany. W myśl właściwych przepisów (ustawa z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych, Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 z późn. zm.) taka uchwała powinna być zgłoszona do rejestracji w KRS, jednak właściwe dla tego przedmiotu przepisy nie wskazują wiążącego terminu na zgłoszenie i dokonanie takiej rejestracji i nie wiążą z tym jej skuteczności”.
Przykład 1
Bez dodatkowego warunku
Jeśli zmiana roku obrotowego spółki została dokonana poprzez zmianę umowy spółki w wyniku podjęcia uchwały przez Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników w formie aktu notarialnego z 17 grudnia 2020 r., a następnie spółka złożyła odpowiedni wniosek w KRS 17 grudnia 2020 r. i przedmiotowa zmiana postanowieniem sądu rejestrowego z 7 stycznia 2021 r. została uwzględniona w KRS, to przy założeniu, że inne warunki zostały dopełnione, zmiana ta jest skuteczna. Ostatnio potwierdził prawidłowość takiego postępowania dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2021 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.115.2021.1.DP
Jeśli dochodzi do zmiany roku obrotowego, to trzeba pamiętać, że pierwszy rok po zmianie musi trwać dłużej niż 12 miesięcy.
Przykład 2
Dłużej niż 12 miesięcy
Wspólnicy spółki, której rok obrotowy pokrywał się z kalendarzowym, postanowili zmienić go tak, aby trwał od 1 kwietnia. Zmiany umowy dokonano w grudniu 2020 r. Rok 2021 to zatem przejściowy rok podatkowy spółki. Rozpoczął się 1 stycznia 2021 r. i będzie trwał do 31 marca 2022 r., a kolejne lata podatkowe będą obejmować odpowiednio okresy od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. Sprawozdanie finansowe oraz zeznania podatkowe będą przygotowywane za okresy:
• 1 stycznia 2021 r. do 31 marca 2022 r.,
• 1 kwietnia 2022 r. do 31 marca 2022 r.
Tu też można odnieść się do interpretacji indywidualnej. Na przykład w tej z 29 grudnia 2020 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.365.2020.1.JF, dyrektor KIS wskazał, że „Odnosząc powołane powyżej przepisy do opisanego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że wnioskodawca dopełnił ciążących na nim obowiązków związanych ze zmianą roku podatkowego, bowiem podjął uchwałę o zmianie roku podatkowego przed końcem roku podatkowego, tj. przed 1 października 2020 r. (ostatni rok przez zmianą roku podatkowego) oraz złożył wniosek do KRS o zmianę umowy spółki oraz zawiadomił o zmianie roku podatkowego w zeznaniu rocznym CIT-8 za rok podatkowy trwający od 1 października 2019 r. do 30 września 2020 r.”.
Zatem kluczową kwestią jest podjęcie uchwały o zmianie roku przez wspólników spółki jeszcze w starym roku obrotowym oraz zawiadomienie w zeznaniu rocznym za stary rok, że kolejny ulegnie zmianie. Rejestracja zmiany umowy spółki w kwestii zmiany roku ma charakter potwierdzający i nie wpływa na skuteczność tego kroku w rachunkowości i podatku dochodowym od osób prawnych.
Karolina Pawlak, ekspert z zakresu rachunkowości
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2123)
art. 11 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694)
art. 8 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1406; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)
