Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe, a w przypadku jej nieobecności – osoby przez nią upoważnionej. W sytuacji, gdy lawinowo rośnie liczba zakażeń, warto zadbać o odpowiednie upoważnienia. Jeśli jednak w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tej czynności innej osoby, spis powinien być przeprowadzony przez co najmniej trzyosobową komisję.

O czym pamiętać przed przystąpieniem do spisu

Przed przystąpieniem do spisywania należy sprawdzić, czy kierownik inwentaryzowanej placówki sporządził i przekazał do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe, które mają wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją. Wszystkie potrzebne materiały i dokumenty powinny być wcześniej zakupione lub wydrukowane w odpowiedniej ilości. Ułatwieniem będzie wyposażenie pól spisowych w urządzenia pomiarowe. Rozpoczęcie spisu z natury zazwyczaj poprzedza wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych, materiałów biurowych i pomocy technicznych (np. kalkulatorów, taśm mierniczych, wag).
W tym roku z uwagi na pandemię istnieje ryzyko zachorowania podczas przeprowadzania spisu z natury. Dlatego trzeba też dopilnować, aby były zachowane podstawowe zasady ostrożności i zachowany odpowiedni dystans – członkowie zespołu spisowego powinni więc mieć zapewnione i wydane maseczki, przyłbice, rękawiczki, środki dezynfekcji. Przy czym termin rozpoczęcia spisu warto przełożyć, jeśli na terenie jednostki były przypadki koronawirusa.
Trzeba też pamiętać o informatycznym wspomaganiu inwentaryzacji i obecnie ze względu na zagrożenie zarażeniem warto je zastosować. Stanowisko KSR wskazuje, że takie wspomaganie może polegać m.in. na elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej (przede wszystkim arkuszy spisowych), a także korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych (w szczególności zapewniającego bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych). Spis może usprawnić użycie mobilnych urządzeń, np. skanerów, ale pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów odpowiednimi kodami identyfikującymi. Generalnie inwentaryzację drogą spisu z natury w całości wspomaganą informatycznie przeprowadza się z zachowaniem zasad dla spisu.
Wtedy przed przystąpieniem do niego niezbędne jest uzgodnienie danych zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników, np. zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech oraz lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. Zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów.

Czy pandemia COVID-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury?

Odpowiedzi na to pytanie udzieliło MF na swojej stronie internetowej. Przypomniało, że podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku. MF wskazało także, że systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji jest prowadzona w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki. Przypomniało też, że ustawa o rachunkowości wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia wskazane w art. 26 ust. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz, że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki. Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod, tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).
MF stwierdziło też, że wskazana w zapytaniu forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust.1 pkt 1 u.r.). Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.).
TO TYLKO FRAGMENT TEKSTU. CAŁOŚĆ PRZECZYTASZ TUTAJ >>>>>>