W związku z kolejnym dniem wolnym od pracy zatrudniający muszą skorygować wymiar czasu pracy i niektóre wskaźniki kadrowe.Dla handlu zmiany są jeszcze większe – dochodzi dodatkowa niedziela bez zakazu sprzedaży, ale też ograniczenia w obsadzie stanowisk pracy
Wolna od pracy wigilia Bożego Narodzenia za chwilę stanie się faktem. W sobotę, 1 lutego br., wchodzi bowiem w życie ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1965), która przewiduje ustanowienie 24 grudnia dniem wolnym od pracy. Regulacja ta wprowadza również ważne zmiany dla sektora handlu. Zmiany dotyczą jednak nie tylko grudnia, lecz także całego roku i już teraz działy kadrowe muszą uwzględnić je w swojej praktyce.
Na rozpatrzenie czeka jeszcze wniosek Prezydenta RP o zbadanie ustawy przez Trybunał Konstytucyjny w trybie kontroli następczej w zakresie, w jakim regulacja ta może dyskryminować pracowników handlu. W powszechnej opinii ekspertów szanse na zakwestionowanie ustawy są jednak niewielkie.
Trzeba skorygować rozkłady czasu pracy
Najgłośniejszą zmianą, jaką wprowadza omawiana nowelizacja, jest dodanie 24 grudnia, czyli wigilii Bożego Narodzenia, do katalogu dni wolnych od pracy w ustawie, która je określa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920). Jak wyjaśnia dr Mateusz Warchał, ekspert prawa pracy z Konsorcjum Prawno-Doradczego FOURLEX, wolna Wigilia wpłynie na łączny wymiar czasu pracy w 2025 r. – W kalendarzu pojawia się dodatkowy, 14. dzień świąteczny. Zmiana ta wpływa na planowanie przez pracodawców pracy, czyli sporządzanie rozkładów czasu pracy (harmonogramów) i pośrednio na kwestie związane z wymiarem czasu pracy, w tym wysokość dodatków do wynagrodzenia – zauważa dr Mateusz Warchał.
Jak wyjaśnia, obecny rok będzie niejako rokiem przejściowym, bo nowe przepisy wchodzą w życie 1 lutego. – Po tej dacie pojawia się konieczność skorygowania harmonogramów pracy. Dotyczy ona zwłaszcza pracodawców, u których obowiązuje przedłużony, czyli 12-miesięczny okres rozliczeniowy, w przypadku gdy pracodawca planuje pracę na cały ten okres, który pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oczywiście dopuszczalna jest również późniejsza modyfikacja harmonogramów pracy, niezależnie od przyjętego okresu rozliczeniowego. Ponieważ jednak zmiana, czyli dodanie kolejnego dnia wolnego od pracy, wynika z przepisów powszechnych i znanych z wyprzedzeniem, to odradza się odroczenie modyfikacji rozkładów czasu pracy, czyli czekanie z tym do grudnia tego roku – wskazuje dr Mateusz Warchał.
Grudzień: czas pracy w dół, dodatek za pracę w nocy w górę
Nowy dzień wolny obniża dotychczasowy wymiar czasu pracy w grudniu 2025 r. (czyli 168 godzin) o dodatkowe osiem godzin. W efekcie pracownicy w miesiącu tym będą mieli do przepracowania 160 godzin. Obliczając wymiar czasu pracy, należy bowiem stosować co do zasady art. 130 kodeksu pracy (k.p.). Przepis ten zakłada obniżenie wymiaru czasu pracy o osiem godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.
Od lutego niższy współczynnik za ekwiwalent urlopowy
– Wprowadzenie dodatkowego święta wpłynie również na wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w grudniu 2025 r., ponieważ zmieni się wymiar czasu pracy w tym miesiącu – zauważa dr Mateusz Warchał. – Ponadto nowy dzień wolny od pracy wpłynie na obniżenie wysokości współczynnika do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – dodaje.
Współczynnik ten ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, a następnie dzieląc otrzymany wynik przez 12.
– W 2025 r. pracodawca będzie musiał zastosować dwa różne współczynniki za ekwiwalent urlopowy. W stosunku do pracowników, z którymi stosunek pracy uległ rozwiązaniu najpóźniej 31 stycznia 2025 r., pracodawca powinien zastosować współczynnik sprzed wejścia w życie przepisów o wolnej Wigilii, a dla pracowników zatrudnionych po 1 lutego – nowy współczynnik – wyjaśnia dr Warchał.
Ekspert Konsorcjum FOURLEX wskazuje, że poza aspektami kadrowo-płacowymi wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego może się wiązać także z koniecznością zatrudnienia przez pracodawców dodatkowej liczby pracowników lub wprowadzenia organizacji pracy w systemie wielozmianowym, aby np. zachować ciągłość produkcyjną.
– Dotyczy to zarówno pracodawców, którzy mogą organizować prace w święta zgodnie z k.p., jak i tych, którzy będą musieli dodatkowy dzień wolny „nadpracować” w innych dniach tygodnia. Te rozwiązania generują dodatkowe koszty. Z kolei w przypadku przedsiębiorstw, które współpracują z firmami zagranicznymi zlokalizowanymi w krajach, gdzie Wigilia nie jest dniem wolnym od pracy, wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego w Polsce może się przełożyć na modyfikację umów i stosunki handlowe między przedsiębiorstwami – zaznacza dr Mateusz Warchał.
Modyfikacje w zakazie handlu
Omawiana nowelizacja wprowadza też zmiany w ustawie z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 449 ze zm.). Po pierwsze, przewidziano w niej, że zakaz handlu nie będzie obowiązywać w jedną niedzielę więcej niż obecnie – mianowicie wprowadzona zostanie dodatkowa, trzecia handlowa niedziela w grudniu – tak aby zapewnić łącznie trzy niedziele handlowe przed Wigilią (obecnie wolne od zakazu sprzedaży są kolejne dwie niedziele poprzedzające pierwszy dzień Bożego Narodzenia, z wyłączeniem niedzieli przypadającej na 24 grudnia).
Jednocześnie wprowadzono regulację, która ma zapewnić pracownikom handlu odpowiedni odpoczynek w grudniu, a zarazem w sposób znaczący wpłynie na organizację pracy w placówkach handlowych. Zgodnie z nią w przypadku kolejnych trzech niedziel poprzedzających Wigilię pracownik (lub zatrudniony na innej podstawie) będzie mógł wykonywać pracę w handlu oraz czynności z nim związane nie więcej niż w dwie z tych niedziel. ©℗
Podstawa prawna
Etap legislacyjny
Nowelizacja wchodzi w życie 1 lutego 2025 r.