Przygotowana procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zadziałać na każdym etapie. Dlatego przy jej weryfikacji nie można zapomnieć o kwestiach technicznych.

Wejście w życie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r.poz. 928; dalej: ustawa) spowodowało, że część organizacji musi ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa. Przy czym ten obowiązek nie powinien ograniczać się jedynie do sporządzenia i ogłoszenia dokumentu. Warto jak najszybciej zbadać cały proces zgłoszeń wewnętrznych, traktując go jako kompleksowy swoisty system, którego każdy element powinien działać prawidłowo. Weryfikacja powinna objąć zarówno procedury przygotowane we własnym zakresie, przez pracowników firmy, jak i przez wyspecjalizowany zewnętrzny podmiot. Pozwoli to w przyszłości uniknąć wielu komplikacji związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi.

Sposoby dokonywania zgłoszeń

W pierwszej kolejności trzeba zbadać, czy ustalony w procedurze kanał zgłoszeń działa. Niezależnie od tego, czy jest to nagrywana/nienagrywana linia telefoniczna, skrzynka e-mail, czy odbieranie zgłoszeń w formie listów. Jeśli kanał zgłoszeń istnieje tylko teoretycznie, nie możemy wykluczyć postawienia osobom odpowiedzialnym zarzutu utrudniania dokonania zgłoszenia lub ustanowienia procedury z istotnym naruszeniem prawa.

Osoby odpowiedzialne

Po ustaleniu, że kanał zgłoszeń działa w sposób prawidłowy, kolejnym etapem przeglądu jest weryfikacja, czy zgłoszenie wewnętrzne dociera wyłącznie do osób wyznaczonych i upoważnionych do ich przyjmowania. Zadbanie o to, by tożsamość sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych z sygnalistą była chroniona, jest elementem, na który należy zwrócić szczególną uwagę. Ujawnienie tożsamości wskazanych powyżej osób może skutkować nawet karą pozbawienia wolności.

!Prawidłowe i sprawne przeprowadzenie działań następczych pozwoli na szybsze wyeliminowanie nieprawidłowości w firmie. Im szybciej i dokładniej dany podmiot zweryfikuje otrzymane zgłoszenie, tym szybciej może oczyścić daną osobę z zarzutów lub wyciągnąć wobec niej konsekwencje.

Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń są kluczowe w tym procesie. Dlatego niezbędne są zorganizowanie dla nich szkoleń i przygotowanie, i zapoznanie ich z „instrukcją przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń”. Nie każda upoważniona osoba zdaje sobie bowiem sprawę ze swoich kompetencji, co może znacznie ograniczać podejmowane przez nią działania. Istotnym elementem szkolenia jest zakres przyjmowanych zgłoszeń – osoby upoważnione muszą umieć w razie otrzymanego zgłoszenia zweryfikować, czy rzeczywiście jest ono objęte posiadaną przez organizację procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Osoby, które są odpowiednio przeszkolone, mogące szukać wsparcia w razie wątpliwości w instrukcji, wyznaczającej ramy ich działania, będą odpowiednio przygotowane, aby wspierać organizację w wykrywaniu i eliminowaniu potencjalnych nieprawidłowości.

Obowiązki rejestracyjne i informacyjne

Dodatkowym wymogiem nałożonym na podmioty prawne zobowiązane do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych jest konieczność prowadzenia ich rejestru. Obowiązek ten jest opisany w art. 29 ustawy. I choć rejestr można prowadzić w dowolnej formie, to ustawa przewiduje, co powinien zawierać. Ponadto nie ma przeciwwskazań, aby podmiot prawny rozszerzył jego zakres o dodatkowe informacje, które mogą być przydatne dla organizacji. W ramach weryfikacji systemu zgłoszeń wewnętrznych warto sprawdzić, czy posiadamy wzorcowy rejestr zgłoszeń oraz czy osoby odpowiedzialne za jego prowadzenie wiedzą, kiedy i jakie dane należy do niego wpisać. Muszą też pamiętać o obowiązku usunięcia danych z rejestru po okresie wskazanym w ustawie.

Sprawdzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno obejmować również kontrolę tego, w jaki sposób następuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz przekazanie informacji zwrotnej. Obowiązki te wynikają wprost z ustawy i nie można ich zaniedbać.

Działania następcze

Rozpatrzenie zgłoszenia wewnętrznego to początek procesu zmierzającego do zapewnienia zgodności z przepisami. Osoba/osoby podejmujące działania następcze powinny po ich zakończeniu sporządzić raport, który będzie stanowić podstawę do podjęcia dalszych kroków. Dokument ten powinien być przygotowany w sposób rzetelny oraz zapewniający jego użyteczność. Spółka musi mieć pełen obraz sytuacji przed podjęciem dalszych decyzji.

Podsumowanie

Sprawnie działająca procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych to inwestycja, która z pewnością zaprocentuje w przyszłości. Dobrze naoliwiona maszyna pozwoli organizacji, która o nią zadba, na szybsze i skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości, co z pewnością przełoży się korzystnie na działanie całego podmiotu. Weryfikacja przyjętych rozwiązań pozwoli nam się upewnić, czy ewentualne zgłoszenie zostanie prawidłowo przyjęte i rozpatrzone, a także czy działanie organizacji wolne jest od nieprawidłowości. Warto zadbać o to, żeby być gotowym na zgłoszenie wewnętrzne od pacjenta zero. ©℗