Do podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa) należy m.in. spełnianie obowiązków informacyjnych. Ustawa zakazuje również działań odwetowych. Tworząc procedurę zgłoszeń wewnętrznych, podmioty z wysoką kulturą organizacyjną nie tylko starają się prawidłowo zaplanować proces przyjmowania i obsługi zgłoszeń, lecz także jak najlepiej zadbać o zgłaszającego. Jednym z zagadnień, które rozważają, jest wprowadzenie do procedury trybu odwoławczego dla sygnalisty niezadowolonego ze sposobu i wyniku rozpatrzonego zgłoszenia.
Zgłoszenie zewnętrzne
Ustawa nie przewiduje żadnego trybu odwoławczego dla zgłaszających. Oznacza to, że na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów nie można podważyć sposobu rozpatrzenia ani efektów zgłoszenia. Sygnalista nie jest jednak zupełnie bezbronny. Ustawa przewiduje bowiem nie tylko tryb zgłoszenia wewnętrznego, lecz także zgłoszenie zewnętrzne do rzecznika praw obywatelskich albo do organu publicznego. Zgłoszenie takie może zostać dokonane ustnie lub pisemnie. Warto dodać, że sygnalista, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego, może zażądać od organu, który je przyjął, zaświadczenia potwierdzającego, że podlega on ochronie przed działaniami odwetowymi. Jest to alternatywa dla sygnalistów, którzy poczuli, że ich zgłoszenie zostało zignorowane lub potraktowane w niewłaściwy sposób.
Ujawnienie publiczne
Inną ścieżką, którą może rozważyć sygnalista, jest ujawnienie publiczne opisane w rozdziale 5 ustawy. Jego dokonanie nie jest warunkowane żadnymi czynnikami. Osoba, która decyduje się na taki krok, musi jednak wziąć pod uwagę, że nie zawsze będzie chroniona. Ustawa wyróżnia pięć sytuacji, w których sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego będzie podlegał ochronie (art. 51 ustawy):
1) ujawniający dokonał wcześniej zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w odpowiednich terminach nie przekazali mu informacji zwrotnej, a potem nie podjęli też żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekazali sygnaliście informacji zwrotnej;
2) ujawniający od razu dokonał zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej nie podjął żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekazał sygnaliście informacji zwrotnej;
3) ujawniający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego;
4) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naraziłoby ujawniającego na działania odwetowe;
5) gdy w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.
W sytuacji opisanej w pierwszych dwóch punktach konieczne jest, aby sygnalista wcześniej podał adres do kontaktu, na który należy przekazać mu informację zwrotną.
Ocena tego, czy działanie następcze jest odpowiednie, wymusza analizę czynności podjętych w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia (art. 52 ustawy).
Dodatkowo – w przypadku przekazania przez ujawniającego informacji bezpośrednio do prasy – opisana powyżej ochrona ani sposób oceny odpowiedniości działań następczych nie znajdą zastosowania. W takim wypadku konieczne będzie sięgnięcie do przepisów ustawy z 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe; Dz.U. z 2018 r. poz. 1914.
Może bezstronny arbiter
Ustawa pozwala zatem na podjęcie dodatkowych czynności, jeśli sygnalista sądzi, że postępowanie w ramach zgłoszenia wewnętrznego nie było wystarczające – nie stanowią one jednak trybu odwoławczego w dosłownym tych słów znaczeniu. Wobec tego część organizacji decyduje się na ustanowienie możliwości odwołania się już w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Pozwala to na minimalizację ryzyka zgłoszenia zewnętrznego oraz ujawnienia publicznego. Wymaga jednak od organizacji dużo więcej zaangażowania oraz wyznaczenia odpowiedniej osoby, która bezstronnie oceniłaby nie tylko zgłoszenie, lecz także działania podjęte przez osoby, które wcześniej zajmowały się sprawą. Interesującym pomysłem jest zaangażowanie zewnętrznego, bezstronnego podmiotu, który mógłby obiektywnie ocenić postępowanie osób upoważnionych do podejmowania działań następczych w organizacji.
Działania związane z wewnętrznie ustanowionym trybem odwoławczym nie są regulowane ustawowo. Nie oznacza to jednak, że przepisy ustawy w tym zakresie nie mają zastosowania. Przypomnieć należy, że przekazanie danych sygnalisty może odbyć się wyłącznie za jego zgodą, zatem jego udział w „postępowaniu apelacyjnym” zależy od jego chęci współdziałania. W przeciwnym wypadku osoby rozpatrujące prawidłowość podjętych działań następczych będą musiały je oceniać, nie znając tożsamości sygnalisty ani żadnych dokumentów czy też danych, które taką tożsamość pozwalałyby ustalić. Z drugiej strony na podmiot prawny nie są nałożone obowiązki informacyjne, które przewiduje ustawa.
Podsumowanie
Rozpatrywanie zgłoszeń może tylko z pozoru wydawać się łatwym zagadnieniem. Istotne jest to, aby osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, poza wymogami ustawowymi, zapewniała, że będzie prawidłowo je podejmowała. Przepisy nie przewidują trybu odwoławczego dla sygnalistów, lecz umożliwiają im dokonywanie zgłoszenia zewnętrznego oraz ujawnienia publicznego. Podmioty prawne, którym zależy na prawidłowym rozpoznaniu sprawy i rozwianiu wszelkich wątpliwości, mogą zdecydować się na wdrożenie wewnętrznego trybu odwoławczego. Warto dobrze zaplanować ten proces i wyposażyć się w odpowiednie narzędzia, które pozwolą go skutecznie przeprowadzić. Zlecenie tych działań przez zewnętrznego, wyspecjalizowanego arbitra może okazać się pomocne i prowadzić do eliminowania ewentualnych nieprawidłowości pojawiających się na etapie podjętych działań następczych.
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”
Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”