Wdrażając przepisy o ochronie sygnalistów nie można zapomnieć o innych zmianach

Podczas gdy pracodawcy skupieni są na wdrażaniu procedur wewnętrznych, w życie weszły również inne nowe przepisy i obowiązki, za których niezrealizowanie na pracodawców może zostać nałożona kara.

Co dokładnie się zmieniło? Dlaczego pracodawcy powinni przeanalizować swój status i zakres prowadzonej działalności? Czy zawieranie umów cywilnoprawnych straci sens? Poniżej przedstawiamy omówienie najważniejszych zmian w prawie w sierpniu 2024 r.

Ostatnie dni na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

W zakładach pracy trwa pilne wdrażanie procedur zgłoszeń wewnętrznych. To już ostatni moment na to, gdyż pracodawcy mają czas jedynie do 24 września. Kluczowym obowiązkiem wynikającym z przepisów wchodzącej w życie tego dnia ustawy o ochronie sygnalistów jest właśnie ustalenie wspomnianej procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Powinna ona określać m.in. jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych oraz tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – oczywiście jeżeli pracodawca wyrazi na nie zgodę. Niezbędne jest też stworzenie struktur działania i obsługi systemu zgłaszania naruszeń. Pracodawcy będą również musieli zapewnić zgłaszającym poufność i ochronę tożsamości w trakcie całego procesu zgłaszania nieprawidłowości. Będą musieli też utworzyć i prowadzić rejestr zgłoszeń. Oprócz tego nie mogą zapomnieć o obowiązkach wynikających z RODO. Niezbędne są więc dobór, a następnie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za odbieranie i rozpatrywanie zgłoszeń. Czas pracodawców jest więc już bardzo ograniczony – a muszą przy tym pamiętać, że w przypadku niewdrożenia procedury, będzie mogła na nich zostać nałożona kara grzywny.

Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”

Standardy ochrony małoletnich, czyli nowy obowiązek dla pracodawców

15 sierpnia minął termin wdrożenia standardów ochrony małoletnich. Standardy te mają określać przede wszystkim zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem pracodawcy, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich, procedurę ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz zasady podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego. Nowy obowiązek obejmuje pracodawców będących organizatorami lub zarządzającymi jednostką systemu oświaty lub inną placówką oświatową, opiekuńczą, wychowawczą, resocjalizacyjną, religijną, artystyczną, medyczną, rekreacyjną, sportową, jak również tych, których działalność związaną z rozwijaniem zainteresowań, a także podmioty świadczące usługi hotelarskie czy turystyczne oraz prowadzące inne miejsca zakwaterowania zbiorowego. Wystarczające jest jedynie, że uczęszczają, przebywają a nawet tylko teoretycznie mogą przebywać na ich terenie małoletni. Oprócz samego prowadzenia standardów, ustawa przewiduje również między innymi co najmniej raz na dwa lata obowiązek przeprowadzenia oceny standardów w celu zapewnienia ich dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Każdą taką ocenę trzeba pisemnie udokumentować. Pracodawcy muszą również udostępniać wdrożone standardy ochrony małoletnich na swojej stronie internetowej oraz wywieszać w widocznym miejscu w swoim lokalu, w wersji zupełnej oraz skróconej, w formie zrozumiałej dla małoletnich. Niewdrożenie standardów ochrony małoletnich może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny nawet w łącznej wysokości 1250 zł. Dodatkowo, na wskazanych pracodawców został również nałożony obowiązek bardziej szczegółowej weryfikacji pracowników, którzy rozpoczęli zatrudnienie po 15 lutym 2024 r. Zaniechanie w tym zakresie czy drobne niedociągnięcie może nawet skutkować nałożeniem na osobę działającą w imieniu pracodawcy kary pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Pracodawcy, którzy wciąż nie zweryfikowali, czy podlegają nowym obowiązkom, powinni to uczynić jak najszybciej.

Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”

Przełom w wynagrodzeniach pracowniczych

26 sierpnia na stronie RCL opublikowano projekt jednej z dwóch ustaw wdrażających do polskiego porządku prawnego unijną dyrektywę o adekwatnym wynagrodzeniu minimalnym. Jest nim projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jeżeli ustawa wejdzie w życie, nadchodzi prawdziwy przełom w wynagrodzeniach pracowniczych. Projekt zakłada bowiem wprowadzenie minimalnej płacy jako wynagrodzenia zasadniczego, co oznacza, że nie będą mogły dłużej być do niej wliczane inne składniki, takie jak np. premie. Ponadto, oprócz corocznych podwyżek, projekt zakłada, aby nie rzadziej niż co cztery lata przeprowadzać ogólną aktualizację pensji przy uwzględnieniu m.in. siły nabywczej czy ogólnego poziomu wynagrodzeń. Dodatkowo, zwiększa również sankcję za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym zwiększając wysokość kary grzywny z „od 1 000 zł do 30 000 zł” na karę od „1 500 zł do 45 000 zł”. Wprowadza również obowiązkowe odsetki ustawowe za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia pracowniczego, nawet jeżeli pracownik nie poniósł żadnej szkody z tego tytułu i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Wdrożenie dyrektywy musi nastąpić do 15 listopada tego roku. Prawdopodobnie więc prace przebiegać będą szybkim tempem.

Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”

Niepełnoetatowcy jednak z nadgodzinami?

Pod koniec lipca zapadł wyrok TSUE dotyczący nadgodzin niepełnoetatowców. Sprawa, dotyczyła dwóch pracownic personelu medycznego zatrudnionych na niepełnym etacie, które zażądały od pracodawcy wypłaty dodatku za nadgodziny już po przekroczeniu wynikającego z umowy. TSUE analizował, czy pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy pracują w godzinach wykraczających ponad normy czasu pracy uzgodnione w ich umowach o pracę i nie otrzymują dodatku do wynagrodzenia, doświadczają nierównego traktowania. Tak twierdziły powódki. Ostatecznie TSUE przyznał im rację. Argumentował to tym, że wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i tych, którzy są zatrudnieni w pełnym wymiarze, muszą być równoważne.

Australijczycy z prawem do bycia offline

26 sierpnia br. w Australii weszły w życie przepisy gwarantujące pracownikom prawo do bycia offline. Od tego dnia australijscy pracownicy mają prawo nie odbierać telefonów lub nie odpowiadać na maile pracodawcy poza godzinami pracy. Ma ono zastosowanie do pracodawców zatrudniających więcej niż 15 osób. Mniejsze przedsiębiorstwa natomiast zostaną nim objęte w sierpniu przyszłego roku. Nowe przepisy nie zabraniają kontaktowania się pracodawcy ze swoimi pracownikami poza godzinami ich pracy. Pracodawca nie może jedynie wyciągnąć negatywnych konsekwencji wobec pracownika, który nie odebrał telefonu lub nie odpowiedział na maila. Przepisy przewidują wyjątki dla pracowników, którzy zajmują stanowiska kierownicze – w takich przypadkach ignorowanie pracodawcy może zostać uznane za nieuzasadnione, w efekcie czego pracownicy mogą ponosić za to odpowiedzialność. Australia nie jest jednak pierwszym państwem gwarantującym prawo do bycia offline. Podobne przepisy obowiązują w ponad 20 państwach – w tym przede wszystkim Francji. Nad wdrożeniem analogicznego prawa do bycia offline pracują już także instytucje unijne. Pierwsze działania w tym zakresie podjęto jeszcze w 2021 roku, jednak w ostatnich miesiącach prace legislacyjne nabrały szybszego tempa. Już niedługo więc prawo do bycia offline może być zagwarantowane także na terenie całej Unii Europejskiej.

„Gamechanger” w walce z anonimowymi hejterami pracodawców

W ostatnich dniach do Sejmu wpłynął długo wyczekiwany projekt ustawy wprowadzającej ochronę pracodawców przed naruszaniem ich dobrego imienia oraz innych dóbr osobistych przed zamieszczanymi w Internecie anonimowymi wpisami o charakterze hejterskim. Jeżeli projekt zostanie przyjęty, wprowadzona zostanie możliwość wytaczania powództwa przeciwko „osobom nieznanym”, czyli tak zwanych „ślepych pozwów”. Do uzupełnienia danych pozwanego będzie zobowiązany usługodawca prowadzący serwis internetowy, w którym został zamieszczony wpis. Pracodawcy nareszcie zyskają więc pełną ochronę przez wpisami uderzającymi w ich dobre imię, zwłaszcza tymi nieprawdziwymi, a pracownicy będą więc musieli jeszcze uważniej baczyć na to, co zamieszczają w Internecie. Projekt został już skierowany do opiniowania. Ustawa wejdzie w życie już po upływie 12 miesięcy od jej przyjęcia. Możliwe więc, że stanie się to jeszcze w 2025 roku.

Wszystko, co trzeba wiedzieć o sygnalistach…

MRPiPS ogłosiło, że trwają prace nad projektem ustawy wprowadzającym obowiązkowe oskładkowanie umów cywilnoprawnych. Wyjątkiem będą jedynie umowy uczniów i studentów do 26. roku życia. Sam projekt ustawy nie jest jeszcze znany. Wiadomo jedynie, że ma być omawiany na najbliższym posiedzeniu Komitetu Ekonomicznego Rady Ministrów oraz że na ten moment jego wejście w życie planowane jest na początek 2025 r. Mimo to Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziała, że vacatio legis tej ustawy powinno być wydłużone nawet do 6 miesięcy, aby przedsiębiorcy mieli czas przygotować się do jej wdrożenia. Prawdopodobnie więc wejście w życie ustawy zostanie odsunięte w czasie. Pracodawcy powinni być jednak już teraz świadomi i przygotowani, że zmiana spowoduje wzrost kosztów zleceniodawcy lub spadek wynagrodzenia netto zleceniobiorcy – w zależności od ostatecznego kształtu ustawy.