Chcielibyśmy określić wewnętrzne zasady organizacji podróży służbowych. Chodzi nie tylko o wysokość diet, ale także o przebieg całego procesu przygotowania wyjazdu i jego rozliczenia. Czy, jak i gdzie możemy to zrobić?

Wewnętrzne regulacje dotyczące podróży służbowych mogą mieć dwojaki charakter. Z jednej strony mogą przewidywać świadczenia delegacyjne w innej wysokości niż wynikające z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie). Z drugiej zaś mogą obejmować procedury dotyczące organizacji delegacji, zasady zlecania, ale również np. planowania wyjazdów. Przepisy dzielą pracodawców na tych należących do państwowej i samorządowej sfery budżetowej (objętych rozporządzeniem), oraz tych spoza sfery budżetowej (objętych rozporządzeniem, gdy nie mają własnych uregulowań).
Rozporządzenie decyduje
Pracodawcy, zwłaszcza więksi, powinni rozważyć wprowadzenie wewnętrznej procedury dotyczącej także organizacji wyjazdów slużbowych. Takie regulacje może wprowadzić pracodawca budżetowy, jak i pozabudżetowy. Ten pierwszy musi pamiętać, by nie zmieniać zasad z rozporządzenia (np. nie może skrócić 14-dniowego okresu na przedstawienie przez pracownika rozliczenia kosztów podróży). [ramka]
Jak skonstruować regulamin
Przykładowe zapisy:
1. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, do którego to pojazdu pracownik posiada tytuł prawny.
2. Wniosek wskazany w ust. 1 składany jest do działu personalnego w terminie nie późniejszym niż na trzy dni przed wyjazdem w podróż służbową, a w przypadku gdy termin ten nie może być dotrzymany z uwagi na nagłość wyjazdu – niezwłocznie po otrzymaniu polecenia wyjazdu służbowego. We wniosku pracownik wskazuje markę oraz model pojazdu, numer rejestracyjny oraz pojemność skokową silnika.
3. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu w podróży służbowej dokonywany będzie na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu przy zastosowaniu stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). ©℗
Jaki może być przykładowy zakres takiej procedury? Pracodawca może w niej wskazać:
  • osoby wykonujące w imieniu pracodawcy czynności w zakresie podróży służbowych (bezpośredni przełożony, kadry, księgowość);
  • osoby odpowiedzialne za planowanie i realizację wyjazdów (np. zajmujące się rezerwacja noclegów, zakupem biletów lotniczych);
  • tryb postępowania przy wyjeździe służbowym – przekazanie informacji o konieczności wyjazdu w celu m.in. analizy posiadanych środków finansowych, wydanie polecenia wyjazdu, minimalna treść polecenia wyjazdu;
  • kwestie związane z zaliczkami – wnioskowanie, ustalanie wysokości zaliczki, sposób przekazania zaliczki pracownikowi;
  • procedura i wymogi w zakresie wnioskowania o zgodę na przejazd pojazdem niebędącym własnością pracodawcy;
  • rozliczenie delegacji przez pracownika – termin przekazania rozliczenia, dołączenie do rozliczenia oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowej i ich wysokość (można zawrzeć wzór takiego oświadczenia), postępowanie w razie utraty dokumentów (złożenie oświadczenia o dokonanym wydatku, ale również obowiązek uzyskania w miarę możliwości duplikatu zagubionego dokumentu).
Ważne oświadczenie
Aby w pełni móc rozliczyć delegację, pracodawca musi pozyskać wiele dodatkowych, wykraczających poza rachunki i faktury informacji. Dotyczy to rozliczeń:
  • diet (czy było zapewnione całodzienne lub częściowe wyżywienie, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, godzina przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej w drodze za granicę i w drodze powrotnej);
  • kosztów noclegowych (np. zapewnienie bezpłatnego noclegu przez instytucję zagraniczną, do której pojechał pracownik, godzina dotarcia do miejscowości docelowej w delegacji krajowej w odniesieniu do ryczałtu noclegowego);
  • ryczałtów na przejazdy lokalne (czy pracownik ponosił koszty tych przejazdów, czy nie – np. hotel zapewnił transfer z lotniska, miejsce docelowe znajdowało się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca kolejowego);
  • kosztów przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów, liczba przejechanych kilometrów przy użytkowaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy).
Zgodnie z par. 5 ust. 3 rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Warto oświadczenie takie traktować raczej jako standard, od którego w wyjątkowych – oczywistych – przypadkach pracodawca może odstąpić. Zwykle bowiem same dokumenty nie będą wystarczały do dokonania rozliczenia. Stąd też dobrze jest wprowadzić standardowy wzór takiego dokumentu poprzez wewnętrzną procedurę. ©℗
Podstawa prawna
•rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)