Na krajowym rynku pracy wciąż pracuje wielu samozatrudnionych. Duża elastyczność co do czasu, miejsca i sposobu realizacji zadań oraz możliwość zastosowania korzystniejszych, niż w przypadku klasycznej umowy o pracę, zasad opodatkowania, to z pewnością niezaprzeczalne zalety tego modelu.

Nie zawsze ryzykowne

Trzeba pamiętać, że grupa samozatrudnionych nie jest jednorodna. Jedni są prawdziwymi freelancerami, kompletnie autonomicznymi, realizującymi różne projekty dla wielu kontrahentów. Dla tych, samozatrudnienie jest niekiedy jedynie dodatkowym źródłem dochodów. Inni, wiążą się z jednym podmiotem, stojąc niejako w rozkroku pomiędzy tymi pierwszymi a pracownikami.

Dla niektórych ta forma współpracy jest świadomym i celowym wyborem. Pozostałym została ona narzucona ze względu na niższe koszty ich zatrudnienia w porównaniu z pracownikami. I to ze względu na tych ostatnich właśnie planowane są najnowsze zmiany legislacyjne.

Realizujący niezależnie projekty dla wielu podmiotów mogą spać spokojnie. Natomiast pozostali zatrudniający powinni sobie jednak zrobić rachunek sumienia, przyjrzeć się stosowanym w praktyce zasadom współpracy i szczerze odpowiedzieć na kilka pytań. Jeżeli bowiem samozatrudnienie zidentyfikują jedynie na papierze i nie znajdą istotnych różnic w podejściu do swoich pracowników i niepracowników, ryzyko zakwestionowania tej podstawy dramatycznie wzrośnie.

Kontrole, kontrole i jeszcze raz kontrole

Jeszcze kilka lat temu kontrole umów cywilnoprawnych (w tym umów B2B) były rzadkie i raczej doraźne. Dziś jednak to jeden z priorytetów działań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Możemy bowiem założyć, że nie po to w projekcie ustawy z 1 września 2025 r. o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw zostały wprowadzone mechanizmy wymiany informacji pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową oraz powołano zespół składający się z najskuteczniejszych inspektorów, aby te organy z takiej wymiany informacji nie korzystały. Wymiana informacji pomiędzy instytucjami ma służyć nie tylko lepszemu typowaniu podmiotów do kontroli, lecz także zwiększeniu ich efektywności. Już obecnie ZUS wskazuje na wysoki poziom skuteczności działań kontrolnych, który najprawdopodobniej jeszcze się zwiększy po wdrożeniu nowych narzędzi analitycznych.

Trzeba też pamiętać o istotnych zmianach w sposobie prowadzenia kontroli płatników składek przez ZUS, które wejdą w życie od 1 stycznia przyszłego roku, w wyniku których przedsiębiorcy zostaną przypisani do jednej z trzech kategorii ryzyka – niskiego, średniego lub wysokiego. To z kolei wpłynie bezpośrednio na częstotliwość kontroli planowych. Zmiany te mają zwiększyć skuteczność działań kontrolnych, ograniczyć nadmierną ingerencję w działalność firm oraz skoncentrować zasoby ZUS tam, gdzie ryzyko nieprawidłowości jest największe.

Oznaczenie umowy nie rozstrzyga sporu

Co bardzo istotne, nazwa umowy niczego nie przesądza. Można podpisać doskonałą umowę o świadczenie usług ze wszystkimi niezbędnymi klauzulami podkreślającymi samodzielność, niezależność i swobodę działalności samozatrudnionego. Można w niej nawet wskazać, że zawierając ją, strony nie zamierzają wchodzić w relacje pracodawca–pracownik. Jeśli jednak jej zapisy nie będą szły w parze z praktyką organizacyjną, stosunkowo łatwo będzie ją kontrolującemu podważyć.

Ryzyko jest tym większe, im bardziej firma nie różnicuje roli pracownika i współpracownika w organizacji. Dotyczy to zarówno wskazanych powyżej okoliczności, fundamentalnych dla rozróżnienia osób działających w tych dwóch rolach, jak i innych aspektów jak terminologia stosowana w systemach wewnętrznych, dostęp do benefitów, zasady wypłat bonusów itp. Czasami nie warto stosować nadmiernych uproszczeń w praktyce organizacyjnej i traktować pracowników oraz samozatrudnionych w podobny sposób, bo dla PIP i ZUS może się to stać punktem zaczepienia podczas kontroli.

Co będzie

Warto sobie uświadomić, że przeprowadzając kontrolę, ZUS i PIP już teraz nie ograniczają się wyłącznie do analizy treści umowy wiążącej samozatrudnionego ze zleceniodawcą, ale badają całokształt okoliczności związanych z jej realizacją. Zgodnie z zapowiedziami głównego inspektora pracy liczba tych dodatkowych analiz będzie jeszcze rosła.

Kontrolujący mogą zatem prosić o dodatkowe dokumenty, jak faktury, korespondencja e-mailowa, plany zadań, zestawienia, grafiki czy dokumenty rozliczeniowe. Mogą też żądać wyjaśnień dotyczących w szczególności miejsca i czasu realizacji usług, sposobu wykonywania obowiązków, zasad korzystania z materiałów, narzędzi i infrastruktury. Kontrolujący zapytają o możliwość realizacji usług na rzecz innych podmiotów. Ocenią samodzielność w realizacji usług, zasady delegowania samozatrudnionemu zadań itp. Zweryfikują, czy osoby zaangażowane w ramach umów cywilnoprawnych uczestniczą w procesach typowo kadrowych, jak awanse i podwyżki, czy przypisane jest im w organizacji określone stanowisko, a wreszcie czy oferowane są im szkolenia podnoszące kwalifikacje. Znam przypadki, gdy w toku kontroli oceniano ogłoszenia publikowane przez firmę w procesie rekrutacji oraz weryfikowano, czy samozatrudniony prowadzi stronę internetową, ogłasza swoje usługi, prowadzi działania marketingowe.

Po nowelizacji ustawy o PIP inspektorom będzie łatwiej

Obecnie, choć ZUS i PIP kontrolują różne tytuły zatrudnienia pod kątem ich potencjalnej kwalifikacji jako umowy o pracę, to jednak ustalić istnienie stosunku pracy może wyłącznie sąd pracy i ubezpieczeń społecznych.

Tymczasem od nowego roku inspektorzy PIP mają uzyskać kompetencję do przekształcania umów cywilnoprawnych na umowy o pracę w oparciu o decyzję administracyjną. Decyzja taka będzie wskazywała:

  • rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę, datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia pracy,
  • rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
  • wymiar czasu pracy oraz
  • wysokość należnego za tę pracę wynagrodzenia.

Od tej decyzji firma będzie, co prawda, mogła odwołać się do sądu, jednak samo nadanie tak szerokich uprawnień PIP zwiększy z pewnością liczbę dokonywanych reklasyfikacji. Z pewnością nie każdy przedsiębiorca będzie bowiem chciał kwestionować wydaną przez PIP decyzję.

Należy przy tym mieć nadzieję, że PIP stworzy pewne standardy wydawania tego typu decyzji w oparciu o ściśle określone przesłanki i kryteria, zaś ewentualna arbitralność inspektorów i różnice interpretacyjne nie będą prowadziły do bałaganu i chaosu.

Lepiej zapobiegać, niż leczyć

Już dziś warto przyjrzeć się praktyce współpracy z samozatrudnionymi w organizacji. Z pewnością nie obejdzie się bez szczegółowych audytów, obejmujących swym zakresem nie tylko treść umów o współpracę, lecz także stosowaną, w odniesieniu do tego modelu zaangażowania, praktykę organizacyjną.

Warto stworzyć mapę ryzyk i krok po kroku wprowadzać konieczne modyfikacje, cały czas pamiętając, że pracownicy i samozatrudnieni powinni mieć różne procedury kadrowe, ścieżki rozwoju, czy inne podejście do benefitów.

Aby lepiej przekonać zarząd spółki do konieczności wprowadzenia poszczególnych zmian, można również kwotowo wyliczyć wartość potencjalnego ryzyka. A przede wszystkim należy przeprowadzić szkolenia zarówno dla HR, jak i samozatrudnionych.

Czas na audyt

Model samozatrudnienia nie przestaje być użyteczny, ale warunki jego stosowania muszą obecnie być rygorystyczne bardziej niż kiedykolwiek. Po nowelizacji kontrole wsparte rozwiniętą wymianą danych staną się coraz skuteczniejsze.

Jeśli firma opiera się na licznej grupie współpracowników zaangażowanych w ramach umów cywilnoprawnych, teraz jest moment na gruntowny audyt. Trzeba więc odpowiedzieć na następujące pytania:

  • czy praktyka odpowiada zapisom umów?
  • czy ktoś mógłby zarzucić współpracownikom brak samodzielności lub pozorność relacji?
  • czy dokumentacja jest wystarczająca? ©℗

Bliżej do pracownika czy do samozatrudnionego?

Aby to ustalić, należy odpowiedzieć na następujące pytania w takich kwestiach:

  • podporządkowanie i nadzór – czy samozatrudniony otrzymuje instrukcje, podlega kierownictwu, obowiązuje go harmonogram, raportuje postępy?
  • samodzielność organizacyjna – czy samozatrudniony ma swobodę wyboru w zakresie czasu, miejsca, sposobu realizacji zadań, czy są mu one narzucone?
  • swoboda działalności – czy samozatrudniony może swobodnie przyjmować i realizować zlecenia dla różnych podmiotów? Czy umowa o współpracę przewiduje zakaz konkurencji?
  • ryzyko gospodarcze – czy samozatrudniony ponosi koszty związane z prowadzoną działalnością? Czy ponosi odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości (reklamacje, opóźnienia)? Czy wynagrodzenie jest stałe, czy zmienne w zależności od efektu lub rynku?
  • infrastruktura – czy samozatrudniony dysponuje sprzętem, oprogramowaniem, narzędziami i materiałami oraz powierzchnią biurową niezbędnymi do świadczenia usług? A jeżeli korzysta z infrastruktury zapewnianej przez zleceniodawcę, to czy ponosi za nią jakąkolwiek odpłatność? ©℗