O zasadach wdrażania PPK w JSP pisaliśmy w lutym => https://www.gazetaprawna.pl/ppk/artykuly/8095787,ppk-w-sektorze-publicznym-zasady-wdrazania-wyliczanie-progu-unijnego.html

W tym tekście opisujemy zasady wdrożenia PPK w mikroprzedsiębiorstwach.

A konkretnie:

  • Co decyduje o zaliczeniu firmy do mikroprzedsiębiorstw
  • Do kiedy trzeba wdrożyć PPK
  • Czy każda mikrofirma musi wdrożyć PPK
  • Na co zwrócić uwagę przygotowując się do tego programu
  • Jak wybrać instytucję finansową
  • Jak zawrzeć umowę o zarządzanie i prowadzenie
  • Jaka jest wysokość wpłat
  • Jak ułatwić mikroprzedsiębiorcy wdrożenie i obsługę programu przez zainstalowanie odpowiedniej aplikacji

Mikroprzedsiębiorca czyli…

O ile przy wdrażaniu większych firm, jednym z kluczowych kryteriów była liczba osób zatrudnionych na dany dzień, to w przypadku mikroprzedsiębiorstw nie jest ona rozstrzygająca.

Zgodnie z definicją znajdującą się w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, mikroprzedsiębiorcą jest ten, kto w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub
  •  sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro.

Ustęp 3. Art. 7 precyzuje też czym jest średnioroczne zatrudnienie. Określa się je w przeliczeniu na pełne etaty, nie uwzględniając pracowników przebywających m.in. na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich i wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

Zatrudniony czyli…

I znowu posłużymy się definicją zamieszczoną w ustawie. Tym razem będzie to art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Zgodnie z nim „osobami zatrudnionymi” są m.in.: pracownicy w rozumieniu art. 2 k.p. (czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę), z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych, a także osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia i podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu.

Terminy ważne dla mikroprzedsiębiorców

23 marca – ostateczny termin wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z przedstawicielami pracowników

23 kwietnia – ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie
10 maja – ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie

Czy każda mikrofirma musi wdrożyć PPK

Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK, przepisów tej ustawy nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z przystąpienia do PPK.

Ważne: Jeżeli choć jedna osoba zatrudniona w mikroprzedsiębiorstwie chce oszczędzać w Pracowniczych Planach Kapitałowych to pracodawca musi wdrożyć PPK. Dotyczy to też sytuacji, gdy jedyną chętną do przystąpienia do PPK będzie osoba zatrudniona, w wieku powyżej 55 lat! Pracownik 55 plus musi złożyć pracodawcy wniosek o zawarcie w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK, a pracodawca musi wdrożyć PPK.

Przygotowanie do wdrożenia PPK w mikrofirmie. Na co zwrócić uwagę

  • Jeszcze przed wdrożeniem PPK koniecznie trzeba określić, czy przedsiębiorstwo jest mikrofirmą w myśl ustawy Prawo przedsiębiorców.
  • Jeśli tak, należy sprawdzić ile osób w wieku 18-55 lat spełnia kryteria osoby zatrudnionej, bo to będą potencjalni uczestnicy PPK.
  • Oszacowanie kosztów programu i jego obsługi – to kolejne ważne zadanie. Znając liczbę osób zatrudnionych, pracodawca może oszacować wysokość wpłat, które będą spoczywać po jego stronie. Powinien też podjąć decyzję, czy obsługę PPK będzie prowadzić dział kadrowo-placowy w firmie, czy też przekaże te zadania na zewnątrz – do biura rachunkowego. Kosztem może być też zakup aplikacji do obsługi PPK.

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Zawieranie w imieniu osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK, prowadzenie ewidencji uczestników PPK, obliczanie i pobieranie składek, dokonywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej, spełnienie obowiązków informacyjnych, wpłaty transferowe – to tylko kilka z długiej listy obowiązków. Wymaga to dobrej organizacji pracy oraz automatyzacji wielu powtarzalnych i żmudnych procesów, które pozwolą zaoszczędzić czas pracowników kadr i uniknąć kar.

Można naturalnie zadać pytanie: czy faktycznie aplikacja będzie tak samo przydatna w mikrofirmie, jak w dużym przedsiębiorstwie? Czy o zakupie aplikacji przedsiębiorca powinien myśleć, gdy więcej niż jeden pracownik będzie chętny do uczestnictwa? O to zapytaliśmy ekspertkę z firmy Comarch.

- PPK to nowe, cykliczne obowiązki, z którymi pracodawcy muszą się zmierzyć. Mikroprzedsiębiorcy w większości nie posiadają działów kadrowo-płacowych dlatego cała obsługa programu PPK spadnie na barki właścicieli. Ten argument powinien przekonać mikroprzedsiębiorcę do wdrożenia aplikacji do obsługi PPK. Dzięki aplikacji, która na bieżąco będzie dostosowywana do przepisów pracodawca będzie miał pewność, że działa zgodnie z przepisami, a automatyzacja wielu procesów sprawi, że zamiast na naliczaniu wpłat do PPK będzie mógł skupić się na prowadzeniu biznesu – wyjaśnia Magdalena Pacan, projektant systemów Comarch ERP.

  • Obowiązki informacyjne (o zmianie instytucji finansowej, jeśli pracodawca zdecydowałby się na taki krok, o możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56. a 70. rokiem życia, o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową w przypadku nowo zatrudnionego pracownika, o możliwości wpłaty dodatkowej lub obniżenia wpłaty podstawowej, o ponownym dokonywaniu wpłat przez tych, którzy zrezygnowali z uczestnictwa w PPK (obowiązek dopiero od 1 stycznia 2023 r.).

Jak wybrać instytucję finansową

Zgodnie z ustawą o PPK wyboru dokonuje zatrudniający w najlepiej rozumianym interesie pracowników w porozumieniu z tzw. stroną społeczną, czyli z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w instytucji. Jeśli takich brak, to z reprezentacją osób zatrudnionych. Termin na wspólne podjęcie decyzji, w przypadku mikroprzedsiębiorstw upływa 23 marca. Po tej dacie, gdyby do porozumienia nie doszło, pracodawca wybierze instytucję finansową sam.

Na co zwracać uwagę przy wyborze? Oto kilka przydatnych kryteriów:

  • Historia obecności na rynku i doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami emerytalnymi.
  • Efektywność zarządzania, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Warto sprawdzić np. w serwisie analizy.pl, dotyczącym funduszy emerytalnych i inwestycyjnych, wyniki funduszy PPK. Jedne mają już teraz kilkanaście procent zysku, inne kilka.
  • Warunki zarządzania, czyli koszt zarządzania aktywami emerytalnymi
  • Intuicyjne narzędzia dla pracodawców: np. manual obsługowy, przygotowany dla działów personalnych, wsparcie przez zespół ekspertów, dostępnych pod konkretnym adresem mailowym i numerem telefonu, posiadanie bramki testowej, która pozwoli klientowi wygenerować pliki robocze i wgrać je bez konsekwencji, łatwość w powiązaniu narzędzi z aplikacją do obsługi PPK.

- Aplikacje udostępniane przez instytucje finansowe powinny być proste i intuicyjne, pozwalać na automatyzację procesów związanych z PPK oraz wspierać pracodawcę. Prostota aplikacji oraz intuicyjny interfejs sprawią, że pracodawca bez problemu odnajdzie się w nowej aplikacji oraz będzie w stanie obsługiwać procesy bez konieczności zapoznania się z instrukcjami czy korzystania z pomocy konsultantów technicznych. Aplikacja powinna kontrolować czy wprowadzane dane są poprawne np. czy podstawa wpłat do PPK pozwala na obniżenie w tym miesiącu wpłaty podstawowej pracownika oraz podpowiadać kolejne kroki, które należy wykonać w danym procesie. Jednak przede wszystkim aplikacja powinna pozwalać na automatyzację wszelkich procesów oraz wymianę danych z system kadrowo-płacowym. Dzięki temu pracodawca wprowadza dane dotyczące uczestnictwa pracowników w PPK tylko raz w systemie kadrowo-płacowym, a następnie są one automatycznie przesyłane do instytucji bez konieczności wprowadzania ich ręcznie w dodatkowych aplikacjach eliminując ryzyko błędów w danych oraz oszczędzając czas – mówi Magdalena Pacan.

Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie

ZAWARCIE UMOWY O ZARZĄDZANIE

Umowa o zarządzanie powinna zostać zawarta na co najmniej 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. W przypadku mikrofirm będzie to 23 kwietnia.

Zgodnie z ustawą, zawiera się ją w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.

ZAWARCIE UMOWY O PROWADZENIE

Mikroprzedsiębiorca musi ją zawrzeć z instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych do 10 maja. Z dniem przyjęcia przez instytucję finansową oświadczenia woli złożonego przez podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej (uczestników wskazanych na liście osób, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o PPK) jest ona zawarta.

Pracodawca zawiera jedną umowę o prowadzenie PPK dla wszystkich osób zatrudnionych i załącza do tej umowy listę uczestników PPK.

Jaka wysokość wpłat

Oszczędności zebrane na rachunkach PPK są prywatnym i dziedziczonym kapitałem finansowym pracownika. Składają się na nie: wpłaty pracownika, wpłaty pracodawcy oraz wpłaty ze Skarbu Państwa.

Pracownik finansuje co miesiąc wpłatę podstawową w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto. Może także zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2 proc. brutto wynagrodzenia, czyli maksymalnie 4 proc. wynagrodzenia brutto.
Ważne: Gdy ma niższe dochody, a łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120% aktualnego minimalnego wynagrodzenia – może obniżyć wpłatę podstawową do wysokości od 0,5 do 2 proc. wynagrodzenia brutto.

Pracodawca obowiązkowo co miesiąc przekazuje 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może jednak zdecydować o wpłacie dodatkowej do 2,5 proc wynagrodzenia brutto.

Ponadto na konto uczestnika PPK wpłynie jeszcze wpłata powitalna z Funduszu Pracy w wysokości 250 zł, a potem raz w roku dopłata roczna w wysokości 240 zł.

Ważne: Kiedy należy dokonać pierwszej wpłaty?

Pierwsze wpłaty do PPK należy obliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego osobie zatrudnionej po zawarciu dla niej umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca ma obowiązek przekazania wpłat do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Stałe obowiązki po wdrożeniu PPK

  • naliczenie kolejnych wpłat
  • przygotowywanie pliku z wpłatami
  • przelew zbiorczych kwot
  • aktualizacja danych w systemie kadrowo-płacowym (zmiany w deklaracjach uczestników – wpłaty dodatkowe/podstawowe; rezygnacje/przystąpienia)
  • zatrudnianie nowych pracowników – ustalenie okresu 3-miesięcznego zatrudnienia w ciągu ostatnich 12 miesięcy
  • archiwizacja dokumentacji
  • korekty
  • obowiązki informacyjne

Jak ułatwić pracę przy obsłudze PPK poprzez zakup dobrej aplikacji

- Pracownicze Plany Kapitałowe to wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa niezależnie od wielkości, dlatego należy się do nich odpowiednio przygotować. Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych nakłada na pracodawców szereg obowiązków. W czasach powszechnej cyfryzacji pracodawcy szukają rozwiązań, które pomogą im zoptymalizować i zautomatyzować wiele żmudnych i powtarzających się procesów. Niewątpliwie realizację zadań związanych z PPK mogą wspomóc rozwiązania informatyczne, dlatego warto rozważyć wdrożenie aplikacji wspierającej obsługę PPK. Wdrożenie aplikacji współpracującej z używanym w przedsiębiorstwie systemem ERP sprawi, że dane dotyczące uczestnictwa pracowników w PPK oraz wysokości wpłat znajdujące się w systemie ERP będzie można wykorzystać w aplikacji bez konieczności ponownego ich wprowadzania, a kompatybilność aplikacji ze środowiskiem IT instytucji finansowej pozwoli na sprawne wypełnienie obowiązków informacyjnych – przekonuje przedstawicielka Comarchu.