Średnie firmy w PPK. To już od 1 stycznia 2020 [JAK WDROŻYĆ PPK]

Jeśli zarządzasz firmą, która na dzień 30 czerwca 2019 roku zatrudniała od 50 do 249 pracowników (to ci, od których wynagrodzenia odprowadzasz obowiązkowe składki emerytalno -rentowe) to znaczy, że 1 stycznia 2020 musisz rozpocząć wdrażanie Pracowniczych Planów Kapitałowych, a pracownicy takiej firmy powinni dowiedzieć się co to jest PPK.

Chyba że…
… na dzień 1 stycznia 2020 podmiot zatrudniający będzie prowadzić Pracownicze Plany Emerytalne…

... wtedy nie musisz wdrażać PPK.

Jeśli jednak cię to dotyczy: zacznij wdrażanie już teraz.

O TYCH TERMINACH NIE MOŻESZ ZAPOMNIEĆ

1 stycznia 2020 – 24 marca 2020 – czas na wybór instytucji finansowej w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Jeśli się nie porozumiecie, to...
25 marca 2020 – 24 kwietnia 2020 – samodzielnie musisz wybrać instytucję finansową
24 kwietnia 2020 - masz ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie
11 maja 2020 - masz ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie
Czerwiec 2020 – lipiec 2020 - masz ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej

ZACZNIJ OD PRZEMYŚLENIA WYDATKÓW I PRZYGOTOWANIA BUDŻETU NA WDROŻENIE PPK

Ile cię to będzie kosztować? Co musisz policzyć? Co przemyśleć?
1. Czy potrzebujesz system ERP (nowy, czy tylko oprogramowanie przydatne do obsługi PPK)? Jeśli tak, to znaczy, że czekają cię koszty związane z jego zakupem oraz modelem obsługi procesu. Lojalnie uprzedzamy, koszty mogą być wyższe, bo średnich firm jest kilkanaście tysięcy. Nie warto jednak oszczędzać akurat na tym.
2. Czy masz warunki do archiwizacji dokumentów, czy też musisz je dopiero przygotować. Jeśli tak, to mogą być dodatkowe koszty.
3. Czy potrzebujesz dodatkową osobę do wdrażania i obsługi PPK, czy obecni pracownicy wezmą na siebie te obowiązki. Przelicz koszty. Etat? Pół etatu? ¼ etatu?
4. Oszacuj z pomocą działu HR, jaki będzie poziom uczestnictwa w programie. To na razie wróżenie z fusów, ale znając tendencje, możesz choć w przybliżeniu określić, ile osób pozostanie w PPK, ile zrezygnuje, ile będzie chciało do nich przystąpić, bo z racji wieku nie zostali zapisani automatycznie (55-70 lat).
5. Szacując liczbę uczestników PPK, zastanów się, czy zdecydujesz się na składkę dodatkową, czy tylko podstawową 1,5 proc. Może chcesz się przyjrzeć, jak firma będzie sobie radzić; wtedy można doliczyć składkę dodatkową, uznając ją za bonus przy zatrudnianiu lub motywowaniu pracowników już zatrudnionych.

Obawy:
1. Koszty
Raczej rażąco nie wzrosną, poza tym wpłaty pracodawcy do PPK stanowią koszty uzyskania przychodu i są odliczane od przychodu pracodawcy, pomniejszając tym samym podstawę naliczenia podatku dochodowego od osób prawnych
2. Zatory płatnicze
Niestety kłopoty z płynnością finansową w przypadku firm średnich mogą wystąpić.

POROZMAWIAJ Z DZIAŁEM KADROWO-PŁACOWYM
POROZMAWIAJ Z PRACOWNIKAMI

To na dziale kadrowo-płacowym spoczywać będzie gros pracy. Warto zapoznać się z konkretnymi zadaniami; omówić je; odpowiedzieć na pytania lub próbować szukać rozwiązań.

Czego musi dopilnować dział kadrowo-płacowy?

• przygotowania listy uprawnionych do członkostwa w PPK (zatrudnieni - pracownicy, od których wynagrodzenia odprowadza się składki emerytalno-rentowe, wiek 18-55 lat, starsi chętni 55-70 lat)

• przygotowania deklaracji rezygnacji lub przystąpienia

• ustalenia podstawy naliczania wpłat PPK i naliczanie składek

• przygotowanie systemu kadrowo – płacowego do obliczania oraz do przesyłania kwot do instytucji finansowej

• dostosowania plików do wymagań agenta transferowego (xml/csv)

Jak wybrać dobry dla twojej firmy system kadrowo-płacowy? Sprawdź, czy pomoże w prawidłowym doborze uczestników PPK, da możliwość wprowadzania deklaracji otrzymanej od pracownika i uwzględniania jej na liście płac, prawidłowo naliczy wpłaty pracodawcy i pracownika, umożliwi raportowanie – nie tylko plików w formatach wymaganych przez instytucje finansowe - ale też raportów sprawdzających.
- Przy wyborze oprogramowania należy wziąć pod uwagę nie tylko to, czy jest zgodny z przepisami i aktualizowany co powinno być oczywiste, ale także w jaki sposób pozwoli na automatyzację powtarzalnych i żmudnych procesów związanych z obsługą PPK w firmie – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

WYBIERZ REPREZENTACJĘ PRACOWNICZĄ

W dużych firmach często działają związki zawodowe. W średnich rzadziej. Ale ustawodawca chce, by w wyborze instytucji finansowej uczestniczyła też reprezentacja pracownicza. Jeśli w firmie takowej nie ma, konieczne będzie przeprowadzenie wyborów.
Pamiętaj o ważnych datach z tym związanych (do kiedy wybierasz z pracownikami; kiedy wybierasz sam i ile masz na to czasu => patrz harmonogram wyżej)

WYBIERZ INSTYTUCJĘ FINANSOWĄ

Ale jak?!

Wydaje się, że to najtrudniejsze zadanie, bo nie ma sposobu, by przewidzieć, która z tych instytucji najlepiej zadysponuje pieniądze uczestników PPK.

Wejdź na portal www.mojeppk.pl , znajdź ofertę 20 instytucji państwowych i zwróć uwagę na takie czynniki:

• Jakim doświadczeniem w zarządzaniu funduszami oraz efektywnością (efekty inwestowania) może pochwalić się firma

• Jaka jest wielkość zarządzanych przez nią aktywów oraz liczba dotychczasowych klientów

• Jakie jest wynagrodzenie pobierane przez instytucję za zarządzanie PPK

• Jakie są usługi dodatkowe oferowane pracodawcy i uczestnikom PPK (np. dostęp pracownika do konta; możliwość składania dyspozycji itp.)

• Jakie ma doświadczenie w zarządzaniu funduszami oraz jaka jest jej efektywność (w kontekście historycznych wyników inwestowania).

• Jakie wsparcie oferuje we wdrożeniu i obsłudze PPK

PODPISZ UMOWY W TERMINIE

Tzn?
Znowu spójrz na harmonogram. To twój podstawowy dokument!

Podpisywanie umów z instytucjami finansowymi rozpocznie się od stycznia 2020 r. Chodzi oczywiście o umowę o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK (będzie to jedna umowa, do której dołączona będzie lista pracowników – uczestników PPK).
Pamiętaj o przygotowaniu pełnomocnictw do podpisania umowy o zarządzanie! Może je otrzymać np. kierownik działu HR.
Proces zawarcia umowy o zarządzanie oraz akceptacja treści umowy o prowadzenie następuje w kilku krokach online. System poprowadzi tak, by uniknąć problemów.

Kiedy nastąpi już zawarcie umowy o zarządzanie i zapoznanie się z portalem pracodawcy nie zapomnij poinformować pracowników, z którą instytucją finansową firma zawarła umowę, powiadom o prawach dotyczących rezygnacji lub przystąpienia, o wysokości wpłat itp.

MASZ JUŻ WSZYSTKO? PORA NA WDROŻENIE

• Pozyskane z deklaracji informacje dział kadrowo-płacowy wprowadzi do systemu kadrowo-płacowego (trzeba pamiętać, by mieć odpowiednio dużo czasu na podjęcie decyzji przez pracownika! To się nie wydarzy w ciągu tygodnia!)
• Pracowników-uczestników zgłosi do instytucji finansowej
• Naliczy pierwsze wpłaty
• Dokona korekt list płac (pamiętaj – korekty są nieuniknione, bo pracownicy będą się spóźniać ze złożeniem deklaracji, będą rezygnować lub dołączać w ostatniej chwili lub wręcz po terminie)
• Przekazanie pliku rozliczeniowego oraz nazwisk do IF
• Komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat

I tak już co miesiąc… Magdalena Pacan z Comarch przypomina, że Pracownicze Plany Kapitałowe to program długoterminowy, a wynikające z ustawy nowe obowiązki pracodawca będzie musiał realizować cyklicznie. Już te argumenty powinny przekonać pracodawców do wdrożenia dedykowanej aplikacji do obsługi PPK. - Aplikacja, która umożliwi ewidencję uczestników programu, naliczanie składek i na ich podstawie automatycznie będzie przesyłać dane do instytucji finansowej nie tylko zagwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przez pracodawcę, ale przede wszystkim usprawni i przyspieszy pracę działów kadrowo-płacowych – zaznacza Magdalena Pacan.