Samorządy są zainteresowane wdrażaniem nowych technologii cyfrowych. A najbardziej – e-usług, przynoszących oszczędność czasu użytkownikom i samym urzędnikom
Niemal połowa samorządów (47 proc.) korzysta z przynajmniej jednej nowej technologii cyfrowej, np. sztucznej inteligencji, internetu rzeczy lub rozwiązań na nich opartych (e-usługi). Ponad połowa zapowiada, że planuje wdrożyć nowe rozwiązania w tym zakresie – wynika z raportu „W drodze ku doskonałości cyfrowej” przygotowanego przez resort cyfryzacji.
– Dzięki cyfryzacji znacznie przyspieszyliśmy obsługę przy jednoczesnym obniżeniu kosztów funkcjonowania administracji. Wdrażamy innowacje cyfrowe w różnych przestrzeniach i realnie mierzymy efekt, czyli czas, jaki mieszkaniec oszczędza – zamiast odwiedzania urzędu, z wliczeniem w to dojazdu. Więcej czasu wolnego może przeznaczyć na budowanie więzi z rodziną czy po prostu hobby i odpoczynek – tłumaczy Bartosz Bartoszewicz, wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia.
Rozwój usług cyfrowych znacząco ułatwiło powstanie ogólnopolskiej platformy teleinformatycznej ePUAP w 2008 r. Dziś JST wykorzystują ją również do rozwijania lokalnych usług. Stawiają też na własne innowacyjne rozwiązania.
– Usługi znormalizowane, jak płacenie podatków, wyrabiane dokumentów, powinny podlegać ujenoliceniu, dlatego dobrze, gdy będą rozwijane za pośrednictwem centralnego systemu. To będzie stanowiło faktyczne ułatwienie dla mieszkańców, przedsiębiorców, bo wchodząc w jedno miejsce, będą mieli możliwość skorzystania z e-usługi w całym kraju. Usługi charakterystyczne dla danej gminy można natomiast rozwijać lokalnie – uważa Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora w biurze Związku Powiatów Polskich.
Mieszkańcy drogą cyfrową mogą załatwiać przeróżne sprawy. To też sposób na ułatwienie kontaktu. Przykładem mogą być platformy wspierające procesy zgłaszania, opiniowania i wdrażania projektów obywatelskich.
Zdaniem ekspertów własne rozwiązania cyfrowe mają sens, gdy jakieś sprawy są unikalne dla danego samorządu.
– Stworzyliśmy obszerną bazę drzew, system do zarządzania zielenią wysoką. Obecnie na naszym przykładzie powstają podobne rozwiązania we Wrocławiu i Gdańsku. W ubiegłym roku otworzyliśmy zespół mieszkań chronionych, które są wyposażone w nowoczesny, zintegrowany system zarządzania, obejmujący m.in. zamki w drzwiach, czujniki dymu oraz czadu – mówi Izabela Heidrich, rzecznik prasowy, naczelnik Biura Promocji i Komunikacji Społecznej UM Sopot. Miasto pracuje również nad wdrożeniem możliwości składania elektronicznej deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz elektronicznego wniosku o wycinkę drzew, nad systemem monitoringu wód morskich i płynących, rozbudową monitoringu w miejscach częstego zanieczyszczania miasta czy nad systemem opartym na technologii GIS, w którym obywatele mogliby zgłaszać problemy dotyczące funkcjonowania miasta i jego infrastruktury. Ma też powstać wyszukiwarka usług społecznych. Tej wiosny, jak zapewniają władze miasta, pojawi się też publikacja otwartych danych.
Bydgoszcz w tym roku planuje zwiększyć liczbę usług świadczonych on-line dzięki uruchomieniu Platformy Miejskiej. Ma ona być centralnym punktem dostępu do e-usług oferowanych przez miasto. Beneficjentami platformy, oprócz mieszkańców rozumianych jako osoby fizyczne, będą lokalne firmy.
– Jesteśmy także w trakcie wdrażania rozwiązania AI w zakresie obiegu dokumentów, gdzie AI będzie pełniła rolę inteligentnego dyspozytora poczty, rozdzielając automatycznie przychodzącą korespondencję na poszczególne wydziały. Przed nami również integracja z Krajowym System e-Faktur (KSeF), który wymusi w 100 proc. elektroniczny obieg faktur. Kolejnym wyzwaniem będzie wdrożenie systemu e-Doręczeń, który podobnie jak KSeF będzie wymagał przeglądu i modyfikacji wielu procesów biznesowych – wylicza Marta Stachowiak, rzeczniczka prasowa prezydenta Bydgoszczy.
Cyfryzacja kosztuje. Dlatego samorządy wymieniają koszty jako największą barierę obok dostępu do fachowców w przeprowadzaniu transformacji.
Grzegorz Kubalski uważa jednak, że podejście samorządów do wydatków w tym zakresie powinno się zmienić. Nie powinny one być traktowane jak koszt, bo przynoszą realne oszczędności. Czasem więc nawet warto pomyśleć o zaciągnięciu kredytu na wdrożenie pewnych rozwiązań.
– Dobrym przykładem jest elektroniczny obieg dokumentów, który ograniczy wydatki na papier, toner, sprzęt i jego serwis. Może się wiec okazać, że w skali roku znajdą się pieniądze na spłatę kredytu i jeszcze coś zostanie w budżecie – mówi Grzegorz Kubalski.
Samorządy wskazują, że szczególnie drogie są zaawansowane rozwiązania technologiczne, często szyte na miarę. Szukają jednak rozwiązać opartych na oprogramowaniu open source.
– Dla przykładu portal otwartych danych, który udostępnimy, został stworzony na systemie CKAN, który pozwala na udostępnianie i prezentację danych w otwarty sposób – tłumaczy Izabela Heidrich.
Wiele JST korzysta z funduszy unijnych, które mogą znacząco obniżyć bezpośrednie koszty cyfryzacji.
– Inwestycje te są kluczowe dla zwiększenia efektywności administracji, poprawy jakości usług publicznych oraz stworzenia bardziej inkluzyjnej i dostępnej cyfrowo przestrzeni publicznej. Wartość nie jest więc mierzona jedynie w wydanych środkach, lecz przede wszystkim w korzyściach społecznych, gospodarczych i środowiskowych, jakie przynoszą w dłuższej perspektywie – podsumowuje Marta Stachowiak. ©℗