Kto na kierownika gminnego ośrodka pomocy społecznej. Poradnia z prawa pracy

Burmistrz zamierza powierzyć stanowisko kierownika gminnego ośrodka pomocy społecznej pracownicy, która pracuje w ośrodku jako koordynator zespołu świadczeń ds. rodziny oraz ma wykształcenie wyższe ‒ magister administracji. Czy spełnia ona wymogi, by objąć stanowisko kierownika?

Pracownica nie może zostać kierownikiem ośrodka, ponieważ nie spełnia wymogów, o których mowa w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej (dalej: u.p.s.). Zgodnie z tym przepisem osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej muszą mieć co najmniej trzyletni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że osoba obejmująca stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej musi spełniać wszystkie określone w nim wymagania kwalifikacyjne. Co ważne, wykonywania zadań z zakresu realizacji świadczeń z funduszu alimentacyjnego nie można zaliczać do stażu pracy w pomocy społecznej, o którym mowa w art. 122 ust. 1 u.p.s., ponieważ praca na tym stanowisku nie wiąże się z wykonywaniem zadań pomocy społecznej. Świadczenia z funduszu alimentacyjnego są przyznawane na warunkach określonych w odrębnej regulacji, a mianowicie w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Pracownica nie spełnia warunku dotyczącego co najmniej trzyletniego stażu pracy w pomocy społecznej. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 26 stycznia 2023 r. (sygn. akt III SA/Gl 890/22), pod terminem „staż pracy w pomocy społecznej” rozumie się okres zatrudnienia w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, których katalog zawarto w art. 6 pkt 5 u.p.s. oraz pracę w organizacjach pozarządowych działających w obszarze pomocy społecznej czy też pracę w wydziale polityki społecznej urzędu wojewódzkiego (por. wyroki WSA w Gliwicach z: 3 czerwca 2014 r., sygn. akt IV SA/Gl 983/13, i z 20 maja 2013 r., sygn. akt IV SA/Gl 196/13, oraz wyrok WSA we Wrocławiu z 18 listopada 2009 r., sygn. akt IV SA/Wr 428/09). Do jednostek organizacyjnych pomocy społecznej zalicza się: regionalny ośrodek polityki społecznej, powiatowe centrum pomocy rodzinie, ośrodek pomocy społecznej, centrum usług społecznych ‒ w przypadku przekształcenia ośrodka pomocy społecznej w centrum usług społecznych na podstawie przepisów ustawy o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych, dom pomocy społecznej, placówkę specjalistycznego poradnictwa, w tym rodzinnego, ośrodek wsparcia i ośrodek interwencji kryzysowej. Przy czym termin „staż pracy w pomocy społecznej” powinien być interpretowany jako świadczenie pracy na stanowiskach w podmiotach związanych z bezpośrednim wykonywaniem zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej (tak uznał WSA w Kielcach w wyroku z 12 kwietnia 2017 r., sygn. akt. II SA/Ke 127/17).

Ponadto należy wskazać, że art. 20 ustawy o świadczeniach rodzinnych (dalej: u.ś.r.) stanowi, że wykonywanie zadań związanych z realizacją świadczeń rodzinnych przez pracownika ośrodka pomocy społecznej nie może zostać uznane jako staż pracy w pomocy społecznej w rozumieniu art. 122 ust. 1 u.p.s. Zadania pomocy społecznej i zadania związane z realizacją świadczeń rodzinnych, mimo zbliżonej funkcji, są jednak odmiennymi systemami pomocy dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji. Zasiłki z pomocy społecznej i świadczenia rodzinne to dwa oddzielne, choć uzupełniające się systemy. Odrębność tych systemów potwierdza też ich uregulowania w dwóch różnych aktach rangi ustawowej. Wyraźne rozdzielenie obu systemów wynika wprost z art. 20 ust. 4 u.ś.r., w świetle którego w przypadku upoważnienia kierownika ośrodka pomocy społecznej, w ośrodku tym tworzy się komórkę organizacyjną do realizacji świadczeń rodzinnych. Realizacja świadczeń rodzinnych nie może powodować nieprawidłowości w wykonywaniu zadań pomocy społecznej, a także nie może naruszać norm zatrudnienia pracowników socjalnych określonych w przepisach o pomocy społecznej. Podobnie wykonywania zadań z zakresu realizacji świadczeń z funduszu alimentacyjnego nie można zaliczać do stażu pracy w pomocy społecznej, o którym mowa w art. 122 ust. 1 u.p.s., ponieważ praca na tym stanowisku nie wiąże się z wykonywaniem zadań pomocy społecznej określonych w u.p.s.

Należy dodać, że w pytaniu nie wskazano, że kandydatka na stanowisko kierownika gminnego ośrodka pomocy społecznej na specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej, o której mowa w art. 122 ust. 1 u.p.s. Nie spełnia więc kolejnego obligatoryjnego wymogu, który pozwala na objęcie stanowiska.

Podsumowanie: Realizacja świadczeń rodzinnych na stanowisku inspektora ds. funduszu alimentacyjnego, jak również koordynatora ds. rodziny nie mieści się w terminie „staż pracy w pomocy społecznej”. ©℗

Przepisy tego jednoznacznie nie regulują. Brak jest też regulacji, która wymagałaby przedłożenie zaświadczenia o niekaralności. Wobec tego należy się kierować zasadą obowiązującą w prawie pracy, zgodnie z którą udostępnienie danych osobowych przekazywanych przez kandydata lub pracownika następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Należy uznać, że oświadczenie o niekaralności będzie wystarczające i nienadmiarowe. Podstawą pozyskiwania informacji o niekaralności na stanowiskach samorządowych jest art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

Ponadto zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) niekaralność (za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe) dotyczy osób zatrudnianych na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym. Jednakże przepisy prawa z reguły nie wskazują, w jaki sposób należy udokumentować ten wymóg. Co ważne, pozyskiwanie informacji o niekaralności, bez względu na to, czy następuje poprzez oświadczenie, czy zaświadczenie, jest przetwarzaniem danych karnych (art. 10 RODO). Przepis prawa (w ww. przypadku – u.p.s.) nie nakazuje dokumentowania wspomnianego wymogu w formie zaświadczenia. Biorąc jednak pod uwagę rozliczalność (art. 5 ust. 2 RODO), z której wynika obowiązek udokumentowania przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, należy wskazać, że zarówno oświadczenie, jak i zaświadczenie dokumentują pozyskanie tej kategorii danych osobowych.

Podsumowanie: Oświadczenie pracownika jest wystarczającą formą udokumentowania wymogu niekaralności. ©℗

W przedstawionej w pytaniu sytuacji pracodawca, który powierza pracownikowi więcej niż jedno stanowisko, ma do wyboru dwie opcje. Pierwsza to podział umowy pełnoetatowej na dwie umowy w niepełnym wymiarze czasu pracy, z których każda byłaby zawarta na inne stanowisko.

Druga opcja to powierzenie pracy na dwóch stanowiskach. Przy czym konstrukcja umowy z zatrudnionym na dwóch stanowiskach pracy w ramach jednego etatu może być dwojaka. Można wyszczególnić w umowie cząstkowy wymiar czasu pracy dla każdego z zajmowanych stanowisk lub ograniczyć się do wskazania pełnionych funkcji. Z punktu widzenia pracodawcy korzystniejszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie o pracę wyłącznie nazwy stanowiska, np. główny specjalista ds. kontroli zarządczej – inspektor ochrony danych osobowych. Wówczas bowiem pracodawca ma możliwość elastycznego gospodarowania czasem pracy zatrudnionego, dostosowując na bieżąco jego obowiązki do rozmiaru zadań na poszczególnych stanowiskach. Rozwiązanie to jest możliwe wtedy, gdy do obu stanowisk można zastosować tę samą stawkę wynagrodzenia. Kategorie zaszeregowania i minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego przypisane do każdej kategorii określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: r.w.p.s.). W przypadku głównego specjalisty oraz IODO r.w.p.s. wyznacza odpowiednio XII i XII kategorię zaszeregowania, z minimalną płacą zasadniczą na poziomie 4000 zł i 4100 zł (kwoty obowiązujące od 1 lipca 2023 r.). Z kolei z art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych wynika, że szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych, określa pracodawca w regulaminie wynagradzania. Płaca zasadnicza na tych dwóch stanowiskach, tj. w ramach XII i XIII kategorii zaszeregowania, jest zatem zapisana w regulaminie w ramach widełek od stawki minimalnej zgodnej z r.w.p.s. do maksymalnej określonej przez pracodawcę.

Podsumowanie: W umowie o pracę zawartej na cały etat z określeniem cząstkowego wymiaru czasu pracy dla każdego ze stanowisk (np. 2 × 1/2 etatu lub 3/4 etatu i 1/4 etatu itd.) ustalenie wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników wynagrodzenia następuje odpowiednio dla danego stanowiska. ©℗

Pracownik nie może wykonywać obowiązków inspektora ochrony danych na podstawie umowy zlecenia. Należy zauważyć, że ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) nie przewiduje możliwości zatrudniania pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 3 u.p.s. pracownicy samorządowi są zatrudniani na podstawie umów o pracę. Ze sformułowania, że „są zatrudniani” na umowy o pracę wynika obowiązek zawarcia takiej umowy w jednostce samorządowej, w tym w szkole prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego, poprzez odesłanie z art. 7 prawa oświatowego. Z kolei zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych stanowisko IOD należy do stanowisk kierowniczych urzędniczych. W związku z tym z pracownikiem kadr można jedynie zawrzeć dodatkową umowę o pracę, dotyczącą innej rodzajowo pracy niż dotychczasowa, mianowicie na stanowisku IOD. Jeżeli pracownik ten dotychczas nie był zatrudniony na pełen etat, to będzie można zmienić dotychczasową umowę o pracę poprzez zwiększenie wymiaru zatrudnienia i powierzenie dodatkowego stanowiska. Natomiast zasadą jest obsadzanie stanowisk kierowniczych urzędniczych w drodze konkursu (art. 11 ust. 1 u.p.s.).

Ponadto wątpliwość budzi wykonywanie przez tę samą osobę zadań kadrowych oraz IOD. Na stanowisku dotyczącym kadr pracownik przetwarza dane osobowe, a w tym zakresie nadzorowałby samego siebie jako IOD pod względem zgodności postępowania z regulacjami o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 38 ust. 6 i art. 39 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator danych osobowych musi jednak zapewnić, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów, m.in. w zakresie monitorowania przestrzegania RODO.

Podsumowanie: Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje możliwości zatrudniania na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie jest też dopuszczalne łączenie stanowiska pracy dotyczącego kadr ze stanowiskiem inspektora ochrony danych. ©℗