W naszej jednostce szykujemy się do przeprowadzenia inwentaryzacji. Kto powinien wydać odpowiednie zarządzenie i co należy w nim zawrzeć? Czy w tym roku jest wydłużony termin dla wypełnienia tego obowiązku?

Obecnie można już rozpocząć inwentaryzację, trzeba to bowiem zrobić nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Czyli jest na to czas od 1 października 2022 r. do 15 stycznia 2023 r. W tym roku nie ma na tę chwilę przesunięć ze względu na pandemię jak w ubiegłych latach.
W art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości zawarto wskazanie, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Nie uregulowano jednak kwestii dokumentów, jakie jednostka musi sporządzić w tym zakresie. Dlatego sposób dokumentowania inwentaryzacji określa kierownik jednostki. Nie ma jednakowych wzorów – rodzaj dokumentów związanych z inwentaryzacją zależy od wielkości danej jednostki, specyfiki jej działalności, zakresu inwentaryzacji itp.
Każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji kierownik powinien przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji. W nim wskazuje czas jej trwania, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Warto w tym zakresie posiłkować się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Zgodnie z nim treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa w szczególności: skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego, rodzaje zapasów objętych spisem, datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego), datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia). Zobowiązuje ono osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów. Jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.
Ponadto w zarządzeniu kierownik ustala także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydział do każdego z nich zespołów spisowych oraz wyznacza kontrolerów każdego z zespołów spisowych. Warto też zauważyć, że inwentaryzacje niezapowiedziane zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie poza planem.
Zamieszczony obok wzór zarządzenia kierownika jest tylko przykładowy i trzeba go odpowiednio dostosować do funkcjonowania danej jednostki.©℗

wzór

...................................
(pieczątka jednostki)
Zarządzenie kierownika
z dnia ..............
Zarządzam sporządzenie spisu z natury:
1. Nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzacyjnego pomieszczenia
.....................................................................................................................................................
2. Rodzaj inwentaryzacji (okresowa, zdawczo-odbiorcza)
..................................................... ...............................................................................................
3. Rodzaj inwentaryzacyjnego składnika majątkowego
......................................................................................................... .............................................
4. Termin rozpoczęcia .............................., zakończenia ......................... spisu z natury.
5. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych wyznaczam
Komisję Inwentaryzacyjną w następującym składzie osobowym:
1) Przewodniczący ..................................................................................................................
2) Członek .................................................................................................................................
3) Członek .................................................................................................................................
4) Członek....................................................... ..........................................................................
5) Członek……………………………………… ……………………………………………….............................
Osoby powołane na członków Komisji Inwentaryzacyjnej ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury.
6. Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na dzień .............................................
7. Arkusze spisowe wydano przewodniczącemu zespołu spisowego.
8. Arkusze spisu wypełnia się w dwóch egzemplarzach.
9. W toku spisu komisja nie dokonuje wyceny stanu zapasów.
10. Składniki majątku niepełnowartościowe, nadmierne należy spisać na oddzielnych arkuszach.
11. Po zakończeniu spisu komisja nie będzie dokonywać wyliczenia wstępnego.
12. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązuje się do odpowiedniego uporządkowania mienia i ewidencji:
• oznaczenia wywieszkami, ułożenia według asortymentów, spryzmowania materiałów masowych,
• przeprowadzenia protokolarnej kasacji środków trwałych, narzędzi, odzieży i innych składników majątkowych oraz opracowania wymaganej dokumentacji księgowej do dnia spisów,
• uporządkowania ewidencji ilościowej środków trwałych i uzgodnienia jej z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej, ewidencji składników majątku w użytkowaniu w kartach osobistego wyposażenia i innych urządzeniach ewidencyjnych.
13. Zawiesza się nieobecność wszystkich pracowników materialnie odpowiedzialnych, członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych w okresie, na który przypadają czynności inwentaryzacyjne przewidziane harmonogramem spisów.
14. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej złoży niezwłocznie sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji.
15. Wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez kierownika jednostki) powinny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym przypada termin inwentaryzacji.
16. Dokumenty z rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów rocznych powinny być dostarczone do głównego księgowego w terminach ustalonych w harmonogramie.
17. Za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych odpowiedzialny jest przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
18. Szczegółowe zasady i sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych określa przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w czasie instruktażu.
19. Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych powierza się głównemu księgowemu.
20. Zarządzenie obowiązuje od dnia .....................................
21. Część integralną niniejszego zarządzenia stanowi „Instrukcja inwentaryzacyjna”.
.......................................
(podpis) ©℗
Oprac. Magdalena Sobczak
Podstawa prawna
art. 27 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. poz. 55)