Od 1 stycznia 2022 r. gminy będą mogły wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Większość JST uczyni to zapewne dopiero rok później, bo zachęty do skorzystania z tej możliwości są dla nich mało istotne, a zmiany w systemach finansowo-księgowych wiążą się z kosztami
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przewiduje ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (w momencie oddawania tego numeru do druku wciąż czekała na podpis prezydenta). Przewiduje ona, że nowy system do e-faktur ruszy już od 1 stycznia 2022 r. Początkowo korzystanie z niego będzie dobrowolne, a dopiero od 2023 r. stanie się obowiązkowe. Dotyczy to również jednostek samorządu terytorialnego.
Dostęp dla wszystkich czy tylko dla wybranych
E-faktury w praktyce mogą mieć znaczenie dla wszystkich jednostek organizacyjnych gmin. To efekt centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego wprowadzonej kilka lat temu. Jak przypomina Paweł Buda, doradca podatkowy z Kancelarii Cabaj & Kotala, podatnikiem VAT jest jednostka samorządu terytorialnego wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi. – Aby więc JST mogły sprawnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, konieczne jest zapewnienie dostępu do konta JST wszystkim osobom odpowiedzialnym za wystawianie faktur VAT w każdej z jednostek organizacyjnych danej JST – mówi Paweł Buda.
Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens, podkreśla przy tym, że dopóki wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF nie stanie się obowiązkowe, dopóty nie będzie konieczności, aby wszystkie jednostki miały równocześnie dostęp do tego systemu. – Gmina może podjąć decyzję, że stosuje KSeF np. tylko do faktur wystawianych przez pracowników urzędu, pozostawiając faktury wystawiane przez jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe poza systemem – uważa Agnieszka Bieńkowska. Dodaje jednak, że centralizacja rozliczeń VAT na pewno nie ułatwi samorządom wdrożenia fakturowania ustrukturyzowanego. – Wprowadzając podobne rozwiązanie, gminy będą musiały pilnować takich kwestii jak właściwe numerowanie faktur w KSeF czy też udzielenie odpowiednim osobom niezbędnych uprawnień oraz związanych z tym zakresów odpowiedzialności – wskazuje Bieńkowska. Trudnością – jej zdaniem – może być również to, że nie wszystkie faktury będą wystawiane w KSeF. – Przygotowując plik JPK, gminy będą musiały pilnować, które faktury zaciągnąć do JPK z KSeF, a które z innych systemów – wskazuje ekspertka.
Aktualizacja procedur i niezbędne wydatki
Ponadto – dodaje Paweł Buda – ze względu na to, że stosowanie e-faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury, jeśli jedna jednostka organizacyjna JST wyrazi zgodę danemu dostawcy, to spowoduje, że wszystkie pozostałe jednostki organizacyjne tej JST będą musiały akceptować e-faktury wystawiane przez tego dostawcę. – Dlatego rozpoczęcie stosowania KSeF będzie wymagało od JST aktualizacji procedur dotyczących rozliczania VAT – uważa Paweł Buda.
Również Agnieszka Bieńkowska przyznaje, że wdrożenie KSeF będzie wymagało zmian w obowiązujących procedurach. Po pierwsze – tłumaczy – nie wszystkie dokumenty będą mogły być wystawiane w nowym systemie. – Poza KSeF pozostaną np. faktury VAT RR, faktury proforma czy noty korygujące. Obowiązujące procedury będą musiały zatem wskazywać, jakie dokumenty mają być wystawiane w KSeF, a jakie poza tym systemem – mówi Bieńkowska. Po drugie, wdrożenie KSeF może wymagać weryfikacji zawieranych umów. – Powszechną praktyką jest określanie terminu płatności na podstawie daty otrzymania faktury przez nabywcę. Jeśli dla potrzeb rozliczeń VAT faktura wystawiana za pośrednictwem KSeF ma być uważana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru systemowego, to powstaje pytanie, czy w taki sam sposób ma być określany dzień otrzymania faktury dla potrzeb ustalenia, od kiedy biegnie termin płatności – zastanawia się Agnieszka Bieńkowska.
– Każda gmina będzie podejmowała własną decyzję, czy skorzystać z nowego systemu e-faktur. Z moich rozmów z samorządami wynika natomiast, że większość zamierza zacząć wystawiać faktury w KSeF dopiero wtedy, gdy będzie to obowiązkowe – mówi Bieńkowska. Główną przyczyną takiej decyzji są względy finansowe. Gminy współpracują bowiem z dostawcami systemów finansowo-księgowych na zasadzie abonamentów, w ramach których dostawca zobowiązany jest dostosowywać program do obowiązujących przepisów prawa.
– Jeśli gmina poczeka do momentu, kiedy wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe, to koszt dostosowania programu finansowo-księgowego poniesie dostawca. Jeśli natomiast zdecyduje się wdrożyć KSeF wcześniej, może to zostać potraktowane jako modyfikacja na życzenie i w konsekwencji dodatkowo płatne – wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Paweł Buda przyznaje, że obecnie zainteresowanie JST wdrożeniem KSeF jest niewielkie. Wskazuje jednak na inną przyczynę niż finansowa. – Moim zdaniem przyczyną jest m.in. fakt, że główne rozwiązania wprowadzone przez ustawodawcę, które mają stanowić zachętę do korzystania z KSeF, tj. ułatwienia w rozliczaniu korekt VAT oraz skrócenie terminu na zwrot VAT, mają niewielkie znaczenie dla JST – stwierdza Buda. Tłumaczy, że ze względu na zakres czynności podlegających opodatkowaniu VAT realizowanych przez JST rzadko są one zobowiązane do korygowania wystawianych przez siebie faktur, a w swoich miesięcznych rozliczeniach VAT występuje z reguły w pozycji do zapłaty, a nie do zwrotu.
KSeF czy PEF, a może jeden i drugi
Nowy Krajowy System e-Faktur będzie odrębnym systemem od już funkcjonującej Platformy Fakturowania Elektronicznego (PEF), czyli systemu faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1666). – System faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF nie będzie zastępował systemu faktur ustrukturyzowanych wystawianych na PEF. Tak wynika z uchwalonych przepisów, a także z uzasadnienia do nowelizacji – mówi Agnieszka Bieńkowska. Ministerstwo Finansów wprost w nim wskazało, że faktura wystawiona w systemie PEF nie będzie fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. – Obydwa systemy, przynajmniej w początkowym etapie stosowania e-faktur, będą zatem funkcjonować odrębnie – mówi Bieńkowska.
Paweł Buda wyjaśnia, że gmina, która zdecyduje się od 1 stycznia 2022 r. stosować e-faktury, nadal będzie musiała odbierać faktury elektroniczne wystawiane przez wykonawców zamówień publicznych za pośrednictwem PEF. Oznacza to również – dodaje Agnieszka Bieńkowska – że dostawca, który zdecyduje się na wystawianie faktur w KSeF i jednocześnie na doręczanie faktur za pośrednictwem PEF, będzie musiał swoje faktury przygotowywać w dwóch wersjach – jednej zgodnej ze strukturą logiczną KSeF i drugiej zgodnej z wymogami technicznymi PEF. – Do ciekawych sytuacji może dojść po stronie samorządów także w przypadku, gdy się okaże, że faktura otrzymana od dostawcy za pośrednictwem KSeF różni się od tej otrzymanej za pośrednictwem PEF. Powstanie wówczas pytanie, która faktura jest tą właściwą, np. na podstawie której faktury dokonać zapłaty – wskazuje Bieńkowska. Zaznacza, że teoretycznie nie powinno się tak zdarzyć, ale w praktyce nie można wykluczyć, że takie przypadki będą miały miejsce. – Różnice mogą dotyczyć również daty otrzymania. Jeśli uzgodniony z dostawcą termin zapłaty uzależniony będzie od daty otrzymania faktury, to strony powinny zacząć wskazywać w umowach, czy będzie to data otrzymania faktury w systemie KSeF, czy w systemie PEF – radzi Bieńkowska. Zdaniem Pawła Budy połącznie obu systemów niewątpliwie zachęciłoby JST do korzystania z KSeF.