Zostało Ci zatem niewiele czasu na przygotowanie się, jeśli wziąć pod uwagę liczbę czynności, które musisz wykonać, by sprostać nowym obowiązkom. Te nowe obowiązki dotyczą tylko mikroprzedsiębiorców, bowiem przedsiębiorcy pozostali (mali, średni i wielcy) obowiązki te już dawno wykonują.
Spokojnie mogą spać ci mikroprzedsiębiorcy, którzy już wcześniej wdrożyli programy komputerowe i już wysyłają deklaracje drogą elektroniczną, a ich programy pozwalają również na wysyłkę plików JPK, oraz ci którzy powierzyli prowadzenie ewidencji podatkowych i wysyłkę deklaracji oraz plików JPK doradcy podatkowemu lub biuru rachunkowemu.
Pozostali muszą samodzielnie wdrożyć programy i procedury pozwalające na sprostanie nowym obowiązkom. Dotyczy to również tych, którzy korzystają z aplikacji komputerowych wysyłających deklaracje podpisywane danymi autoryzującymi (np. przychód za ub. rok).
Podpis elektroniczny
Dla wysyłki plików JPK nie wystarczą już dane autoryzujące jw. Dlatego, jeśli nie korzystasz z usług doradcy podatkowego lub biura rachunkowego, musisz zaopatrzyć się w podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny to zbiór środków technicznych, organizacyjnych i prawnych, które zapewniają autentyczność oraz skutki prawne dokumentów elektronicznych (zrównanie podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym).
Masz do dyspozycji, w pewnym uproszczeniu, dwa rodzaje podpisu:
1.) Płatny podpis korzystający z certyfikatu kwalifikowanego wydawany przez upoważnione centra certyfikacji (listę upoważnionych centrów certyfikacji publikuje NBP). Podpis ten ma na ogół formę karty kryptograficznej z mikrochipem. By uzyskać ten podpis należy wypełnić procedurę określoną przez wybranego dostawcę usług kryptograficznych, uiścić wymaganą opłatę oraz odwiedzić swoje centrum certyfikacji, które po sprawdzeniu Twojej tożsamość (dowód osobisty lub paszport) podpisze z Tobą umowę subskrypcyjną (na rok lub dwa lata) oraz wręczy Ci kartę kryptograficzną i, ewentualnie, czytnik kart i oprogramowanie. Uwaga! Podczas aktywowania karty Ty sam nadajesz podpisowi PIN, który nie jest znany nikomu innemu poza Tobą samym.
2.) Bezpłatny profil zaufany, który jest odpowiednikiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, i pozwala na potwierdzenie Twojej tożsamości m.in. w systemach elektronicznej administracji; w szczególności pozwala na podpisywanie deklaracji i plików JPK, oraz załatwianie większości spraw urzędowych.
Aby uzyskać profil zaufany musisz założyć konto na portalu Profil Zaufany przy jednoczesnym złożeniu wniosku o profil zaufany. Następnie musisz udać się z dowodem osobistym albo paszportem do jednego z punktów potwierdzających Twoją Tożsamość. Aby znaleźć punkt potwierdzający w Twojej okolicy musisz na liście tych punktów jw. uruchomić filtr zawężający listę punktów wg wybranych kryteriów, np. miejscowości. Po potwierdzeniu tożsamości Twój profil zaufany jest już aktywny.
Jeśli nie masz ochoty na wizytę w punkcie potwierdzającym, możesz potwierdzić swoją tożsamość za pośrednictwem bankowości elektronicznej, o ile Twój bank oferuję taką usługę. W tym celu, po zalogowaniu się do systemu Twojego banku, musisz przeprowadzić procedurę potwierdzenia Profilu Zaufanego opisaną na portalu banku.
Szczegółową instrukcję użytkowania systemu Profil Zaufany znajdziesz tutaj, zaś opisy procedur związanych z PZ znajdziesz m.in. na: portalu BIZNES.GOV.PL, OBYWATEL.GOV.PL, Ministerstwa Cyfryzacji, i.in.
Programy komputerowe
Na rynku funkcjonują liczne specjalizowane programy komputerowe służące do prowadzenia księgowości. Jednak przy doborze oprogramowania nie należy kierować się wyłącznie ceną, lecz wybierać takie, których producenci na bieżąco aktualizują je wraz z bardzo częstymi zmianami przepisów prawa podatkowego, co pozwala na uniknięcie problemów związanych z tymi zmianami.
Część dostępnego oprogramowania pozwala na wysyłkę deklaracji i plików JPK podpisywanych zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i Profilem Zaufanym. Niektóre z nich natomiast potrafią wygenerować plik JPK, ale do jego podpisania wymagają podpisu kwalifikowanego (bez możliwości podpisania Profilem Zaufanym).
Podatnikom korzystającym z takich właśnie programów oraz podatnikom, którzy nie korzystają ze specjalizowanego oprogramowania księgowego, a ewidencje podatkowe prowadzą przy użyciu np. arkuszy kalkulacyjnych, dedykowane jest oprogramowanie Klient JPK 2.0 dostępne na portalu Ministra Finansów.
Klient JPK 2.0
Aplikację należy pobrać ze strony MF i zainstalować, wykonując krok po kroku instrukcje pojawiające się na ekranie instalatora. Po zainstalowaniu należy utworzyć profil użytkownika chroniony hasłem.
Aplikacja zawiera sześć przycisków uruchamiających jej funkcje:
1. Wyślij dokument
2. Konwersja pliku CSV do XML
3. Historia
4. Status wysyłki dokumentów
5. Narzędzia
6. Opcje
Przed rozpoczęciem korzystania z aplikacji konieczne jest (przycisk Opcje) wybranie katalogu roboczego do przechowywania spakowanych i zaszyfrowanych plików JPK oraz, ewentualnie, sterownika karty kryptograficznej (dla podpisów kwalifikowanych).
1. Przycisk Wyślij dokument rozpoczyna procedurę wysłania JPK do MF. Po wybraniu dokumentu JPK do wysłania i jego walidacji, możemy podpisać plik podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym, i wysłać do MF. Wysyłać możemy zarówno gotowe pliki JPK pochodzące z zewnętrznych systemów księgowych, jak i pliki uzyskane w wyniku konwersji CSV (arkusz kalkulacyjny) do XML.
2. Przycisk Konwersja pliku CSV do XML dedykowany jest tym, którzy prowadzą ewidencje VAT w formacie CSV, np. arkusze kalkulacyjne, i pozwala na przekonwertowanie pliku do formatu XML umożliwiającego wysyłkę (przycisk Wyślij dokument).
3. Przycisk Historia pozwala otworzyć ekran szczegółowej historii operacji wysyłki plików JPK dla wszystkich dotychczasowych sesji wysyłki. Pozwala również na sprawdzenie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) oraz ich wydruk.
4. Przycisk Status wysyłki dokumentów pozwala na sprawdzenie informacji o statusie wysłanych dokumentów w bieżącej sesji pracy z aplikacją (tylko do czasu wylogowania się z aplikacji). Informacje o statusie dokumentów wysłanych wcześniej można sprawdzić w menu Historia.
5. Przycisk Narzędzia umożliwia zapisywanie kopii bezpieczeństwa i przywracanie danych z kopii bezpieczeństwa, zarządzanie certyfikatami i weryfikację merytoryczną plików JPK (niezależnie od weryfikacji w ramach wysyłki).
Powyżej przedstawiłem skrócony opis Klienta JPK 2.0, natomiast szczegółową instrukcję obsługi aplikacji klienckiej znajdziesz tutaj, zaś opisy większości procedur związanych z JPK dla mikroprzedsiębiorców na stronie MF.
Konkluzja
Mam nadzieję, że przedstawione wyżej krótkie kompendium JPK ułatwi Ci poruszanie się po tej tematyce. Przedstawione procedury są dość skomplikowane i pracochłonne, choć ich wdrożenie nie jest niemożliwe dla przeciętnego podatnika. Jeśli jednak uważasz, że będziesz miał trudności z przebrnięciem przez wszystkie czynności niezbędne do przygotowania, a później comiesięcznej wysyłki JPK, albo szkoda Ci czasu na wykonywanie tych czynności, zleć prowadzenie ewidencji i wysyłkę JPK doradcy podatkowemu lub dobremu biuru rachunkowemu.