Zdalne zgromadzenia mają wiele zalet, lecz wymagają mocnych zabezpieczeń prawnych

Konieczny regulamin zdalnych zgromadzeń

W spółce akcyjnej za uchwalenie regulaminu odpowiedzialna jest rada nadzorcza, zaś w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – jeśli rada nadzorcza nie została powołana – regulamin przyjmują wspólnicy w drodze uchwały.

Istotną kwestią jest również odpowiedź na pytanie, czy zmiana umowy spółki lub statutu jest konieczna w związku z planowanym zdalnym obradowaniem. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w większości przypadków nie trzeba wprowadzać dodatkowych postanowień do umowy spółki lub statutu, aby móc organizować zgromadzenia w formie zdalnej. Jest jednak warunek: dotychczasowe postanowienia umowy/statutu nie mogą wyraźnie wyłączać możliwości przeprowadzania obrad online. W przeciwnym razie warto rozważyć wprowadzenie stosownych zmian w umowie/statucie.

Nie istnieje również ustawowe rozróżnienie uchwał, które mogą być podjęte w formie zdalnej. Wspólnicy lub akcjonariusze mogą jednak wprowadzić takie ograniczenie w umowie spółki lub statucie.

Ważne! Zarówno nadzwyczajne, jak i zwyczajne zgromadzenia mogą się odbywać z wykorzystaniem środków komunikowania się na odległość. Jeśli dochowane będą niezbędne formalności – w tym związane z przyjęciem regulaminu, podjęte podczas takich obrad uchwały będą ważne.

To szczególnie istotne w kontekście zwyczajnych zgromadzeń, które przeprowadza się m.in. w celu zatwierdzenia sprawozdań finansowych za poprzedni rok obrotowy. A zgodnie z art. 231 i art. 395 k.s.h. muszą się one odbyć w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego, który w wielu spółkach pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W związku z tym należy mieć na względzie, że wszelkie trudności w organizacji obrad na miejscu, w tym związane z nieobecnością wspólnika lub akcjonariusza, mogą skutkować niedochowaniem zakreślonego przez ustawodawcę terminu.

W takiej sytuacji warto rozważyć przeprowadzenie zgromadzenia w formie zdalnej, co znacznie ułatwi logistykę całego przedsięwzięcia, a także umożliwi połączenie się wspólnika lub akcjonariusza z dowolnego miejsca na świecie.

Przed upływem terminu na odbycie kolejnego zwyczajnego zgromadzenia warto dopilnować, aby regulamin – wraz ze wszystkimi niezbędnymi postanowieniami – został formalnie przyjęty. W przeciwnym razie ewentualne wątpliwości co do prawidłowości przeprowadzenia obrad mogą się pojawić w momencie, gdy spółka będzie musiała podejmować kluczowe uchwały.

Zapisy dotyczące e-zgromadzeń

Jakie elementy powinny składać się na dokument określający zasady przeprowadzania zdalnych zgromadzeń? Z jednej strony należy mieć na względzie ogólne przepisy dotyczące organizacji zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy. Z drugiej – nie można zapominać o istotnych odmiennościach, z jakimi będziemy mieć do czynienia w przypadku e-zgromadzeń. Jednocześnie przepisy k.s.h. jasno wskazują, że regulamin nie może wprowadzać wymogów czy ograniczeń wykraczających poza niezbędne minimum, umożliwiające prawidłową identyfikację uczestników i zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Dobrze przygotowany regulamin powinien więc precyzyjnie określać:

▶ wymogi techniczne i organizacyjne

Należy jasno opisać zasady korzystania z platform umożliwiających transmisję wideo oraz głosowanie online, w tym wymogi techniczne sprzętu informatycznego uczestników. W przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców oprogramowania należy zweryfikować ich rzetelność oraz poinformować uczestników o wyborze. Należy też przewidzieć procedury na wypadek problemów z łącznością (np. przerwa techniczna, powtórne logowanie);

▶ zasady zgłaszania zdalnego uczestnictwa

Aby organizatorzy mogli właściwie zaplanować e-zgromadzenie, uczestnicy powinni z wyprzedzeniem poinformować o zamiarze udziału w formie zdalnej. Dzięki temu spółka zyska czas, aby udostępnić niezbędne dane do logowania do platformy i zapewnić odpowiednie przygotowanie zaplecza technicznego na czas obrad;

▶ sposoby weryfikacji tożsamości uczestników

Prawidłowy przebieg e-zgromadzenia w dużej mierze zależy od rzetelnej identyfikacji wspólników czy akcjonariuszy. Regulamin powinien opisywać mechanizmy służące weryfikacji tożsamości zarówno przed terminem zgromadzenia (np. weryfikacja pełnomocnictw, przedłożenie odpisu z odpowiedniego rejestru), jak i wraz z otwarciem obrad (np. okazanie dokumentu potwierdzającego tożsamość);

▶ zasady głosowania i obliczania kworum

Istotną częścią regulaminu są postanowienia dotyczące określenia kworum oraz sposobu naliczania głosów. W praktyce często korzysta się z zapewnionych przez zewnętrznych dostawców platform do głosowania, które mają zagwarantować prawidłowe naliczanie głosów oraz anonimowość w przypadku głosowania tajnego. Profesjonalne oprogramowanie nie jest jednak niezbędne do przeprowadzania zgromadzeń online. Głosowanie może się odbywać za pośrednictwem popularnych platform do komunikowania się na odległość, lecz w takiej sytuacji należy zadbać o szczegółowe uregulowanie tej materii w regulaminie;

▶ dokumentacja przebiegu zgromadzenia

Poza protokołem wymaganym przez art. 248 i 421 k.s.h. warto dla celów dowodowych przygotować dodatkową dokumentację potwierdzającą prawidłowy przebieg zgromadzenia. W jej skład mogą wchodzić: nagranie z obrad (z uwzględnieniem przepisów RODO i prawa autorskiego), archiwizacja logów systemowych wykorzystywanej platformy, a w razie użycia specjalistycznego oprogramowania – raporty dotyczące głosowań. Takie środki mogą ułatwić spółce obronę w razie wniesienia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały.

Zdalne zgromadzenia to elastyczność i oszczędności

Możliwość udziału w e-zgromadzeniach niejednokrotnie prowadzi do zwiększenia frekwencji podczas nich, a także obniżenia kosztów (np. z uwagi na brak konieczności wynajmu sali konferencyjnej czy zapewnienia cateringu – jeśli wszyscy wspólnicy zgłoszą udział zdalny).

Ponadto nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnicy lub akcjonariusze byli – podczas zdalnego zgromadzenia – reprezentowani przez pełnomocników, co dodatkowo ułatwia organizację takich spotkań i pozwala na uniknięcie przesuwania terminów.

Wyzwania i ryzyka

Organizowanie zdalnych zgromadzeń niesie ze sobą także zagrożenia. Największym z nich jest awaria lub problemy z łączem. Warto w regulaminie zaznaczyć, jak w takiej sytuacji reagować, czy trzeba zarządzić przerwę do usunięcia usterki, a może stanowi to podstawę do wydłużenia obrad czy ich przełożenia.

Należy również pamiętać, że choć zgromadzenie prowadzone jest online, to – zgodnie z art. 234 i 403 k.s.h. – powinno się odbyć na terytorium Polski. W związku z tym należy wyznaczyć fizyczne miejsce obrad, w którym musi być obecny przewodniczący i – jeśli wymagają tego przepisy prawa – notariusz. A jego fizyczna obecność jest niezbędna jedynie wtedy, gdy uchwała musi być podjęta w formie aktu notarialnego.

Ważne! Wadliwe przeprowadzenie zdalnego zgromadzenia może skutkować:

• nieważnością podjętych uchwał,
• możliwością zaskarżenia uchwał przez uczestników lub organy spółki,
• odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu za szkody wynikające z nieprawidłowego zwołania lub przeprowadzenia zgromadzenia.

Prawdopodobieństwo wystąpienia którejkolwiek z tych okoliczności się zwiększa, jeśli nie został uchwalony precyzyjny regulamin zdalnych zgromadzeń lub brakuje w nim istotnych elementów.

Inwestycja w przyszłość spółki

Wobec licznych zalet i dających się pokonać trudności e-zgromadzenia mają potencjał. Ułatwiają przeprowadzenie zgromadzeń i przez to podejmowanie decyzji. Każda nowoczesna spółka powinna więc rozważyć wykorzystanie nowych technologii.

Warto jednak pamiętać o konieczności uregulowania kwestii technicznych e-zgromadzeń. Zanim zostanie więc zwołane zgromadzenie w formie wirtualnej, trzeba się upewnić, czy spółka dysponuje profesjonalnie sporządzonym regulaminem, który określa procedury i narzędzia umożliwiające sprawne przeprowadzenie obrad online. ©℗