Nowa grupa firm od 1 kwietnia ma korzystać z e-Doręczeń

Co oznacza konieczność wdrożenia e-Doręczeń? Otóż:

• założenie i aktywację adresu do e-Doręczeń (skrzynki doręczeń elektronicznych),
• wprowadzenie adresu do odpowiedniego rejestru (np. KRS),
• bieżące monitorowanie skrzynki i odbieranie korespondencji,
• wdrożenie procedur wewnętrznych zapewniających ciągłość odbioru (np. w razie urlopu czy choroby osoby odpowiedzialnej).

Adres do e-Doręczeń jest uznawany za oficjalny kanał kontaktu z administracją publiczną. Wysłana na niego wiadomość ma taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz niepubliczni (podmioty komercyjne, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostali wpisani do rejestru dostawców usług zaufania). Są to: Asseco Data Systems SA, Poczta Polska SA, Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje sp. z o.o., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Założenie skrzynki w systemie e-Doręczeń jest bezpłatne, ale koszty może generować wdrożenie systemu, tj.:

• obsługa systemu przez zewnętrznego operatora,
• szkolenia dla pracowników dotyczące obsługi e-korespondencji,
• zewnętrzne (opcjonalne) wsparcie przy wdrożeniu systemu. Mogą go udzielić firmy informatyczne specjalizujące się w obsłudze e-Doręczeń, kancelarie prawne zajmujące się cyfryzacją lub certyfikowani dostawcy usług zaufania (np. dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych).

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprawdzie nie przewiduje sankcji za brak założenia skrzynki e-Doręczeń, jednak niezrealizowanie tego obowiązku może spowodować trudności w wymianie korespondencji z organami administracji publicznej. Wskutek tego do przedsiębiorcy może nie zostać dostarczona ważna korespondencja (np. decyzja, wezwanie, zawiadomienie). W konsekwencji może on utracić prawo do wniesienia odwołania lub złożenia wniosku w ustawowym terminie. Może to rodzić też ryzyko odpowiedzialności zarządu za zaniechania, a w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością cywilną za szkodę wyrządzoną spółce lub odpowiedzialnością za naruszenie obowiązków wynikających z kodeksu spółek handlowych (jeżeli zaniechanie doprowadzi do strat lub naruszenia interesu spółki).

Aby uniknąć ryzyka odpowiedzialności za zaniechania, zarząd spółki powinien:

• upewnić się, że firma wdrożyła e-Doręczenia zgodnie z przepisami,
• udokumentować wewnętrznie, że zostały podjęte działania w zakresie wdrożenia systemu (np. uchwała zarządu, notatka służbowa),
• wyznaczyć konkretne osoby odpowiedzialne za monitorowanie skrzynki e-Doręczeń,
• zapewnić ciągłość odbioru korespondencji – także podczas urlopów osób zarządzających skrzynką i ich absencji. ©℗