Bezpieczeństwo produktów zostanie wzmocnione

Takie obowiązki wprowadza wchodzące w życie nowe unijne rozporządzenie 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (dalej: GPSR; ang. General Product Safety Regulation), które zastąpi obowiązującą dyrektywę 2001/95/WE o analogicznym tytule i będzie dotyczyć wielu rodzajów produktów konsumenckich. Nowe przepisy ustanowią ogólne normy bezpieczeństwa obowiązujące wszystkie kategorie produktów konsumenckich, dla których nie przewidziano bardziej szczegółowych norm w innych aktach prawnych. To oznacza duże zmiany dla producentów, dystrybutorów oraz importerów ‒ w szczególności produktów z segmentu FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods).

I choć rozporządzenie obowiązuje wprost, to zmienią się także polskie przepisy. Obecnie trwają prace rządowe nad zastąpieniem obowiązującej ustawy o ogólnym bezpieczeństwie produktów (wdrażającej dyrektywę 2001/95/WE) nowym aktem prawnym o analogicznym tytule, którego przepisy będą dostosowane do GPSR.

Nowe przepisy, nowe towary

Z uwagi na to, że GPSR ma obejmować wszystkie towary, których aspekty bezpieczeństwa nie zostały szczegółowo uregulowane, nie ma konkretnej listy produktów, które będą podlegać nowym przepisom. Zasadniczo chodzi o te, które obecnie podlegają ustawie o ogólnym bezpieczeństwie produktów. Jednak nowe przepisy GPSR są nieco bardziej precyzyjne od obowiązujących i w odróżnieniu od nich zawierają listę produktów, które wprost zostały wyłączone z zakresu stosowania ogólnej regulacji dotyczącej bezpieczeństwa.

Przedmiotowy zakres stosowania GPSR można porównać do sieci rybackiej. Chcąc dowiedzieć się, czy dany produkt „łapie się w sieć” stosowania GPSR, należy przeanalizować przeznaczenie i konstrukcję „sieci”.

► Po pierwsze, stosuje się ją tylko do produktów dla konsumentów. GPSR nie dotyczy produktów dla przedsiębiorców. Co istotne, chodzi tu nie tylko o produkt dostarczany bezpośrednio do konsumentów, lecz także o ten dla nich przeznaczony, lub którego konsumenci mogliby używać w dających się racjonalnie przewidzieć warunkach ‒ nawet jeżeli nie jest dla nich przeznaczony. Jeżeli np. producent przekazuje produkt nie bezpośrednio do konsumenta, lecz do dystrybutora-przedsiębiorcy, za pośrednictwem którego produkt ma trafić ostatecznie do konsumentów, to GPSR znajdzie zastosowanie w takim przypadku. Takim produktem może być np. piła łańcuchowa do ścinania drzew przez zawodowców. Produkt jest bowiem przeznaczony dla konsumenta, a dystrybutor jest jedynie pośrednikiem.

► Po drugie, niektóre „ryby” są zbyt duże na „sieć” GPSR. Część kategorii produktowych ma swoje własne rozbudowane regulacje i zostały one wprost wyłączone z zakresu stosowania GPSR. To m.in. żywność i produkty lecznicze, a nowe regulacje (zarówno GPSR, jak i projektowanej ustawy) nie będą miały do nich zastosowania.

► Po trzecie, część „ryb” mieści się w „sieci” jedynie częściowo, niejako utknęło w „oczku sieci” i częściowo znajduje się w środku, a częściowo na zewnątrz. Chodzi o produkty, do których GPSR stosuje się ograniczonym zakresie (np. do kosmetyków GPSR stosuje się jedynie w zakresie działalności online, raportowania problemów z bezpieczeństwem oraz prawa konsumentów do informacji i ochrony prawnej). Do produktów, do których GPSR stosuje się jedynie w pewnym zakresie, można też zaliczyć wyroby medyczne, zabawki, wyroby tytoniowe i nikotynowe czy produkty biobójcze.

Są także inne produkty konsumenckie, które „sieć” GPSR wyłapuje i do których będą stosowane nowe przepisy rozporządzenia, np. sprzęt sportowy, meble czy artykuły gospodarstwa domowego.

Analiza ryzyka i dokumentacja techniczna

Jedną z istotnych w praktyce zmian, jakie wprowadza GPSR, jest konieczność przeprowadzania wewnętrznej analizy ryzyka oraz sporządzania dokumentacji technicznej dla każdego produktu podlegającego temu rozporządzeniu. Będzie to nowy obowiązek producentów, który może się okazać dla nich sporym wyzwaniem ‒ zakłada bowiem konieczność wygenerowania nowej dokumentacji dla każdego produktu.

Taka dokumentacja techniczna musi zawierać co najmniej ogólny opis produktu i jego zasadnicze właściwości istotne dla oceny jego bezpieczeństwa. W przypadkach, gdy wystąpią ryzyka związane z danym produktem, w dokumentacji musi się także znaleźć ich analiza oraz musi ona wskazywać rozwiązania prowadzące do minimalizacji tych ryzyk. W takich przypadkach trzeba będzie dodać do dokumentacji technicznej wykaz odpowiednich norm zastosowanych, by zapewnić bezpieczeństwo produktu, a gdy zostały zastosowane częściowo ‒ wskazać, w jakim zakresie.

Ponadto producenci będą musieli aktualizować dokumentację techniczną. Będą także zobowiązani przechowywać ją i przekazywać do dyspozycji organów nadzoru przez 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu.

Mając na uwadze szerokie portfolio różnych produktów podlegających GPSR, nowe wymogi obejmą wiele firm. Aby wykonać te nowe obowiązki, konieczne będzie usystematyzowane podejście do analizowania i dokumentowania bezpieczeństwa poszczególnych grup produktów, a także aktualizowania takich dokumentów w przyszłości.

Modyfikacje etykiet

Zmiany będą dotyczyły również etykiet produktów. Jak wynika z GPSR, trzeba będzie podać adres elektroniczny producenta (i importera, jeżeli produkt jest importowany). Chodzi o adres e-mailowy albo alternatywnie adres strony internetowej, pod którym dostępny jest formularz kontaktowy (dokładny link do formularza kontaktowego, a nie adres strony głównej, na której trzeba szukać zakładki kontaktowej). Dzięki temu konsument będzie mógł się skontaktować z producentem drogą elektroniczną. Wymóg taki wydaje się w pełni racjonalny z punktu widzenia konsumentów. Dla przedsiębiorców oznacza jednak konieczność zaingerowania w etykiety i wprowadzenia na nich odpowiednich modyfikacji.

Zmiana będzie dotyczyć także etykiet produktów importowanych, tzn. sprowadzanych spoza UE. W odniesieniu do takich produktów trzeba będzie umieszczać komplet danych dotyczących zarówno producenta, jak i importera, a więc imienia i nazwiska, zarejestrowanej nazwy handlowej lub zarejestrowanego znaku towarowego, adresu pocztowego i elektronicznego oraz adresu pocztowego lub elektronicznego pojedynczego punktu kontaktowego, jeżeli różni się on od adresu producenta/importera.

W obowiązujących przepisach (na gruncie zarówno unijnej dyrektywy, jak i polskiej ustawy) importer jest traktowany jak producent – te role są tożsame. Od 13 grudnia to się zmieni. Od tego czasu na etykietach będą musiały pojawić się więc także dane producenta spoza UE.

Procedury wewnętrzne

Przepisy GPSR wspominają także o konieczności wprowadzania wewnętrznych „procesów” dotyczących bezpieczeństwa produktów, które będą umożliwiać spełnienie odpowiednich wymagań GPSR. Obowiązek ten będzie można realizować poprzez tworzenie i aktualizowanie wewnętrznych firmowych procedur, które mają zapewnić bezpieczeństwo produktów, i sprawne zarządzanie swoimi obowiązkami na gruncie GPSR.

Punktem wyjścia jest więc zidentyfikowanie nowych obowiązków ciążących na danym przedsiębiorcy, a następnie przełożenie ich na procedury operacyjne w danej organizacji. Tego rodzaju procesy powinny wprowadzić wszystkie podmioty uczestniczące w obrocie, a zatem nie tylko producenci, lecz także importerzy czy dystrybutorzy.

Na producentach będzie natomiast ciążył obowiązek wprowadzenia dodatkowo procedur, które będą zapewniać zgodność produktów produkowanych seryjnie z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa (tj. wymogiem, by wprowadzać do obrotu tylko bezpieczne produkty).

Wycofywanie

Nowości wynikające z GPSR dotyczą także obszaru wycofywania od konsumentów produktów, które okazały się niebezpieczne. Konieczne będzie specjalne zawiadomienie przez producenta o wycofywaniu produktów od konsumentów – chodzi o informację w formie dokumentu skierowaną do osoby, która kupiła wycofywany produkt (gdy takiej osoby nie da się indywidualnie zidentyfikować ‒ informacje mają być publikowane w określonych przez GPSR kanałach, m.in. na stronie internetowej i w social mediach producenta, który wycofuje produkt).

Prawodawcy unijnemu zależy ewidentnie na tym, aby maksymalnie zwiększyć skuteczność takich wycofań produktów od konsumentów – tzn. aby konsumenci reagowali na komunikat i je zwracali. Zasady sporządzania zawiadomienia zostały ściśle uregulowane – trzeba je zatytułować „Odzyskanie produktów ze względów bezpieczeństwa”, a tytuł ten należy uzupełnić zrozumiałym opisem: odzyskanego produktu, istniejącego zagrożenia, działań, jakie powinni podjąć konsumenci, uprawnień konsumentów w związku z odzyskaniem i danymi kontaktowymi do uzyskania bardziej szczegółowej informacji.

Ponadto zawiadomienie powinno zawierać zachętę do dzielenia się tymi informacjami z innymi osobami. Zakazane jest przy tym stosowanie zwrotów, które skłaniałyby konsumenta do zlekceważenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem, typu „nie zgłoszono żadnych wypadków”. Co istotne, Komisja Europejska wydała rozporządzenie wykonawcze 2024/1435, w którym zawarła wzór zawiadomienia.

Oprócz zawiadomienia konieczne będzie zaoferowanie konsumentowi rekompensaty w związku z niebezpieczeństwem. Ma być ona oferowana w co najmniej dwóch spośród następujących form:

• naprawa,
• wymiana,
• zwrot środków.

Nowe przepisy gwarantują, że klienci nie będą ponosić żadnych kosztów związanych z udzielaniem rekompensaty, takich jak koszty wysyłki czy zwrotu wadliwego/niebezpiecznego produktu.

Raportowanie i rejestrowanie skarg

Czuwanie nad bezpieczeństwem produktu nie będzie się kończyć na jednorazowym przygotowaniu dokumentacji technicznej. GPSR wprowadza wiele obowiązków związanych z bieżącym monitorowaniem i podejmowaniem odpowiednich działań dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa produktów.

Importerzy i dystrybutorzy mają zgłaszać do producenta pojawiające się podejrzenia, że dany produkt nie jest bezpieczny. Producent zaś będzie musiał informować o tym organy państw, w których udostępniono produkt, za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway. Producenci mają też obligatoryjnie korzystać ze wspomnianego portalu, by zgłaszać zaistniałe wypadki związane z bezpieczeństwem produktów.

Dodatkowo producenci będą zobowiązani podawać do publicznej wiadomości kanały komunikacji, które umożliwią konsumentom zgłaszanie problemów z bezpieczeństwem. Będą także musieli badać takie zgłoszenia oraz rejestrować skargi, środki naprawcze i przypadki wycofania (odzyskania) produktu od konsumentów. ©℗