Elektroniczne doręczenia z opóźnieniem. Urzędy zyskają rok na dostosowanie

Chodzi o okres przejściowy, który ma trwać przez cały przyszły rok (po raz pierwszy zapowiedział go wiceminister cyfryzacji Michał Gramatyka w wywiadzie dla DGP „e-Doręczenia bez zmiany ustawy spowodowałyby chaos”, DGP nr 53/2024). Przypomnijmy, że chociaż doręczenia elektroniczne ruszą 1 stycznia 2025 r., a urzędy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE), to w pełni elektroniczna komunikacja ma zostać wdrożona w 2026 r. Wcześniej resort cyfryzacji planował roczną taryfę ulgową dla urzędów tylko w przypadku przesyłek masowych – np. tych dotyczących podatków. Teraz ma to dotyczyć wszelkiej korespondencji.

Furtka dla urzędników

Chodzi o dodanie ust. 5 do art. 147 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045, dalej: u.d.e.). Wskazuje się w nim, że e-doręczeń (PURDE) albo publicznej usługi hybrydowej (PUH) – polegającej na elektronicznej wysyłce, którą operator, czyli obecnie Poczta Polska, wydrukuje i doręczy odbiorcy niemającemu ADE – nie stosuje się, jeśli jest to niemożliwe „ze względu na przyczyny mające charakter organizacyjny”. Co więcej, o istnieniu takiej przesłanki będzie decydował nadawca, czyli urząd (w projekcie błędnie wskazano, że chodzi o okres do 31 grudnia 2024 r. – okres przejściowy będzie obowiązywał w 2025 r.).

– Na samym początku takie przeszkody mogą występować dość często, dlatego jest to skuteczne koło ratunkowe dla organu, który napotka problemy przy wysyłce – uważa Patrycja Grebla-Tarasek, radczyni prawna Związku Powiatów Polskich (ZPP).

Jak relacjonują uczestnicy roboczych spotkań organizowanych w ostatnich miesiącach przez Ministerstwo Cyfryzacji, takie rozwiązanie zostało wprowadzone na wniosek samorządów. Lokalni włodarze obawiają się o możliwość integracji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) z PURDE i Bazą Adresów Elektronicznych (BAE), którą trzeba będzie przeszukiwać, żeby skorzystać z e-Doręczeń.

– Roczny okres przejściowy w zamierzeniu ma pozwolić samorządom na wykonanie stosownych integracji, a operatorowi wyznaczonemu i centralnemu ośrodkowi informatyki – na weryfikację wydajności BAE – podkreśla Artur Prasal, p.o. zastępca dyrektora wydziału zarządzania kontaktami z mieszkańcami w Urzędzie Miasta Łodzi.

W poprzedniej wersji projektu mowa była jednak tylko o odstąpieniu od doręczeń elektronicznych ze względu na „konieczność wysłania dużej liczby korespondencji”, co mogłoby przekraczać możliwości organizacyjne organu. Nie wszystkim ekspertom taka zmiana się podoba. Może to być furtka do znacznego ograniczenia wysyłek elektronicznych w okresie przejściowym, a jednym z zadań, które stawia przed sobą resort cyfryzacji na 2025 r., jest właśnie promocja tego rozwiązania.

– W mojej ocenie będzie to prowadziło do nadużyć w sytuacji, w której to organ będzie określać w subiektywny sposób, czy zaistniały przyczyny mające charakter organizacyjny, które uniemożliwiają doręczenie korespondencji na ADE albo z wykorzystaniem PUH. Warto mieć na uwadze, że w świetle orzecznictwa sądów administracyjnych trudności organizacyjne nie stanowią przesłanki sanującej stan bezczynności lub przewlekłości postępowania – wskazuje Beniamin Rozczyński, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu.

Rola ePUAP

Nowy projekt przewiduje również ważną zmianę w stosowaniu w 2025 r. Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W poprzedniej wersji samo założenie ADE przez obywatela lub podmiot niepubliczny miało skutkować otrzymywaniem przezeń wiadomości od urzędu na ten adres. Nawet jeśli byłaby to odpowiedź na pismo przesłane przez ePUAP. Takie rozwiązanie było forsowane przez ZPP i w założeniu miało przyzwyczajać obywateli i urzędników do stosowania e-Doręczeń. Wrześniowy projekt zakłada, że – w przypadku posiadania ADE – aby otrzymać wiadomość na ePUAP, konieczne będzie wystąpienie do organu o takie doręczenie.

– O tę zmianę apelowała część środowiska. Osobiście jestem jej przeciwna. Urzędnicy powinny wyrobić w sobie jak najszybciej nawyk wyszukiwania klientów w BAE i kierowania korespondencji na ADE, jeżeli klient taki adres ma. W przeciwnym razie przejście na e-Doręczenia może nie przebiegać sprawnie i płynnie, a cały proces transformacji cyfrowej może być skutecznie hamowany – ocenia Patrycja Grebla-Tarasek.

Odmiennego zdania od początku prac nad ustawą są przedstawiciele Unii Metropolii Polskich.

– Zmiana podejścia (o ile zaproponowane brzmienie jest celowe) uprości procedurę i zapewni sposób komunikacji między organem a stroną postępowania w okresie przejściowym – uważa Artur Prasal. Ekspert dodaje, że jest to istotne również z punktu widzenia samorządowych budżetów – doręczenie przez ePUAP jest nieodpłatne w przeciwieństwie do tego z wykorzystaniem PURDE (chociaż to jest tańsze niż papierowe).

– W sytuacji, w której dochodziło już do wielokrotnego przekładania terminu wdrożenia e-Doręczeń, a nadto zakłada się, że w okresie przejściowym stosowanie e-Doręczeń będzie miało charakter fakultatywny, utrzymanie uprawnienia wnioskodawcy do uzyskania doręczenia w żądanej formie stanowiłoby o pewności prawa jednostki w toku toczącego się postępowania – dodaje Beniamin Rozczyński.

Wątpliwości co do celowości takiego zapisu budzi niezmieniona w tym zakresie część uzasadnienia do projektu.

„(…) posiadanie ADE jest równoważne żądaniu doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Dlatego też jeśli adresat posiada ADE to korespondencja nie może zostać skierowana przez ePUAP” – czytamy. ©℗