Na jak długo należy zawrzeć umowę z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH) czy jak podpisywać dokumenty wysyłane tą drugą metodą – m.in. odpowiedzi na te pytania mogą znaleźć przedstawiciele lokalnych władz w materiale udostępnionym przez Ministerstwo Cyfryzacji.

To efekt ostatniego roboczego spotkania z samorządowcami, w którym udział wzięli również przedstawiciele Poczty Polskiej (PP), która do końca 2025 r. będzie obsługiwać e-Doręczenia jako operator wyznaczony. Z tego też wynika konieczność zawarcia przez podmioty stosujące doręczenia elektroniczne umowy z PP właśnie do 31 grudnia 2025 r. Przypomnijmy, że e-Doręczenia ruszają 1 października br. i do tego czasu urzędy centralne i samorządowe muszą założyć adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Wysyłka w tej formie będzie jednak obowiązkowa dopiero od 2026 r. „Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską” – wskazują urzędnicy. Podmiot publiczny może jednak zwrócić się do PP o projekt umowy i zawarcie jej w formie pisemnej.

Z kolei od 2029 r. m.in. samorządy będą zobowiązane do stosowania PUH (elektroniczna wysyłka dokumentu, którą adresat otrzyma w formie papierowej). Resort cyfryzacji zachęca do wcześniejszego korzystania z tego rozwiązania – które jest tańsze od tradycyjnych przesyłek – ale uspokaja, że jednorazowa wysyłka w ramach PUH nie oznacza konieczności stosowania go do pozostałych przesyłek przed 2029 r. Ponadto potwierdzono, że dokumenty wysyłane za pomocą PUH do strony postępowania administracyjnego powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obecnie PP pracuje nad udostępnieniem wizualizacji dowodu nadania przesyłki PUH.

Jednocześnie PP poinformowała, że wprowadziła część usprawnień do e-Doręczeń, o których w lutym informowało Ministerstwo Cyfryzacji (patrz: ramka). ©℗

opinia

Dobre zmiany w e-Doręczeniach

ikona lupy />
Beniamin Rozczyński prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu / Materiały prasowe

Z ubolewaniem należy stwierdzić, że wyłącznie część z przedstawionych przez Ministerstwo Cyfryzacji postulatów została zrealizowana. Są nimi: wysyłanie wiadomości do więcej niż 15 odbiorców – usługa tylko dla podmiotów publicznych; archiwizowanie wiadomości; wysyłanie wiadomości z załącznikami do 250 MB – wzrost z 15 MB; dodawanie usługi automatycznego przekierowywania nowych wiadomości do folderów zdefiniowanych przez użytkownika. Zmiany należy ocenić pozytywnie. Z punktu widzenia procedury administracyjnej szczególnie istotne jest zwiększenie liczby adresatów wiadomości. Brak tego rozwiązania skutkowałby ograniczeniem możliwości stosowania e-Doręczeń w sprawach obejmujących znaczną liczbę stron postępowań lub uczestników na prawach strony, m.in. w sprawach inwestycyjnych, budowlanych czy wywłaszczeniowych. Dzięki temu organy administracji publicznej nie będą musiały stosować alternatywnych form zawiadamiania stron o decyzjach i innych czynnościach organu – poprzez publiczne obwieszczenie albo w innej formie zwyczajowo przyjętej lub poprzez BIP. Równie dobrym rozwiązaniem jest zwiększenie objętości wiadomości, które będą mogły być wysłane za pomocą e-Doręczeń. W szczególności rozwiązanie to będzie miało zastosowanie w sprawach administracyjnych o obszernym materiale dowodowym lub w sprawach, w których stosuje się dowody o sporej objętości, w tym o dużej rozdzielczości np. ortofotomapy czy szczegółowe mapy geodezyjne. W istotny sposób użytkownicy e-Doręczeń odczują możliwość archiwizowania wiadomości. Trzeba natomiast mieć na uwadze, że funkcja ta będzie ograniczona w czasie (od momentu utworzenia pliku archiwum będzie przechowywana w systemie przez 72 h) oraz ograniczona objętością – 25 GB. ©℗