Jeśli wykonawca polega w przetargu na zdolnościach innych podmiotów, to właśnie one muszą poświadczyć za zgodność cyfrowego odwzorowania z papierowymi referencjami wystawionymi na ich rzecz – przypomniała Krajowa Izba Odwoławcza w niedawnym orzeczeniu.
Choć od pełnej elektronizacji przetargów zdążyło minąć sporo czasu, niektóre aspekty wciąż mogą budzić wątpliwości. Zwłaszcza gdy część dokumentów jest wystawianych w tradycyjnej papierowej formie, ale do zamawiającego muszą już trafić jako pliki. Jak pokazuje orzecznictwo KIO, niektórzy uczestnicy postępowań mają problem z ustaleniem, kto powinien w takich sytuacjach poświadczać za zgodność elektronicznego odwzorowania z papierowym oryginałem dokumentów.
Takie wątpliwości pojawiły się w przetargu na termomodernizację budynku szkoły w Cedyni. Firma, której oferta została oceniona jako druga, uznała, że zwycięzca przedłożył dokumenty w niewłaściwej formie. Jego zastrzeżenia wzbudziło przede wszystkim to, że skanów referencji nie poświadczył za zgodność z oryginałem sam wykonawca składający ofertę, tylko przedsiębiorcy, na których zasobach polegał, żeby wykazać spełnianie warunków udziału w przetargu.
KIO oddaliła odwołanie i uznała, że wszystkie formalności zostały dopełnione. Odwołała się tu do przepisów rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452). Reguluje ono m.in. kwestie formy podmiotowych środków dowodowych, w sytuacji gdy wystawione zostały one przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, konsorcjant, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca.
Spór dotyczył referencji wystawionych przez inwestorów, na rzecz których pracowali dwaj przedsiębiorcy, w tym przetargu udostępniający zasoby wykonawcy składającego ofertę. Otrzymali oni papierowe dokumenty z własnoręcznymi podpisami osób uprawnionych. Następnie dokumenty zostały zeskanowane i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorców udostępniających zasoby. Odwołująca się firma bezpodstawnie przyjęła zaś, że e-podpis powinien zostać złożony przez samego wykonawcę.
„Z zestawienia powyższych przepisów wynika, że w sytuacji, gdy referencje wystawione zostały przez podmiot, na rzecz którego wykonane zostały określone roboty budowlane/dostawy/usługi w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, prawidłową formą przekazania takiego dokumentu jest cyfrowe jego odwzorowanie. Dodatkowo cyfrowe odwzorowanie powinno zostać poświadczone za zgodność z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia tego powinien dokonać odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca poprzez opatrzenie tego dokumentu – w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej” – uzasadniła wyrok KIO. ©℗
orzecznictwo
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 29 grudnia 2022 r., sygn. akt KIO 3346/22 www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia