Obowiązujące od początku roku przepisy nałożyły na rząd obowiązek przygotowania „Polityki zakupowej państwa”. Jej projekt został przesłany do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych. Uchwała ma zacząć obowiązywać z początkiem nowego roku i określić priorytety dla zamówień publicznych udzielanych przez administrację centralną na lata 2022-2025.
Po uchwaleniu dokument ten ma służyć administracji centralnej do sporządzania strategii zarządzania dla poszczególnych kategorii zakupowych. Jest to o tyle ważne, że państwo przyjęło założenie, zgodnie z którym zamówienia publiczne nie powinny służyć wyłącznie kupowaniu tego, co jest potrzebne. Mogą również stanowić ważny instrument realizacji innych celów.
- W czasie prac nad nową ustawą analizy pokazały, że trzeba bardziej powiązać wydatki realizowane w systemie zamówień publicznych z celami strategicznymi państwa. „Polityka zakupowa państwa” jest narzędziem, które ma zmienić tę sytuację - wyjaśnia Marek Niedużak, wiceminister rozwoju i technologii.
-Wyróżniliśmy trzy główne cele, które zarówno sami zamawiający, jak i organy państwa zobowiązani są wykonać lub wdrożyć we własnych organizacjach. Są to: rozwój potencjału MŚP, profesjonalizacja, zrównoważone i innowacyjne zamówienia. System zamówień powinien służyć polskim MŚP i jednocześnie rozwijać ich innowacyjność, chęć tworzenia rozwiązań przyjaznych środowisku, a zarazem dających przewagi konkurencyjne - zaznacza.
Eksperci obawiają się, że przy tak różnych priorytetach zamawiający mogą mieć problem z ustaleniem, na czym powinni się skupić. To zaś może osłabić efektywność „Polityki zakupowej państwa”.
- Problem w tym, że wskazuje ona w zasadzie na wszystkie możliwe cele, jakie można osiągnąć przy udzielaniu zamówień. Za ważne uznaje zarówno szersze otwarcie rynku dla firm z sektora MŚP, wspieranie innowacyjności, jak i zrównoważone, w tym proekologiczne, prospołeczne czy nawet prozdrowotne zamówienia. Tyle że jeśli wszystko jest tak samo ważne, to w praktyce okazuje się, że nic nie jest - ocenia dr hab. Włodzimierz Dzierżanowski, radca prawny z Grupy Doradczej Sienna.
Wsparcie dla MŚP
Jeden z wyznaczanych celów to zwiększenie udziału firm z sektora MŚP w realizacji zamówień publicznych. Co ciekawe, nie jest on taki mały i przy zamówieniach poniżej progów unijnych 82 proc. wszystkich ofert składają przedsiębiorcy z tego sektora (przy większych zamówieniach jest to ok. 66 proc.). Zdaniem MRiT wskaźniki te nie odpowiadają jednak rzeczywistemu potencjałowi firm MŚP, a co gorsza, część z nich nie jest w ogóle zainteresowana startem w publicznych przetargach.
Jak to poprawić? Resort rozwoju podpowiada zamawiającym dzielenie zamówienia na części lub dopuszczenie składania ofert częściowych, stawianie wykonawcom proporcjonalnych wymagań (w tym także finansowych), zapewnienie czasu na przygotowanie się do udziału w postępowaniu, wydłużenie terminów na składanie ofert, udzielanie zaliczek i częściowych płatności również w umowach zawieranych na okres krótszy niż 12 miesięcy.
Wszystkie te zalecenia na poziomie ogólności są jak najbardziej słuszne. Ale już niektóre bardziej szczegółowe mogą budzić pewne wątpliwości.
- Dla przykładu zalecenie nieograniczania liczby części, na które w postępowaniu można złożyć ofertę, może w konsekwencji doprowadzić do tego, że żadne małe przedsiębiorstwo zamówienia nie uzyska i we wszystkich częściach wygra wielka korporacja, z którą mali wykonawcy nie będą mogli konkurować. Dlatego można postulować, aby, wyznaczając skądinąd słuszne cele, nie formułować w „Polityce...” zbyt szczegółowych i stanowczych zaleceń działań, które czasami mogą okazać się do tego typu celów nieadekwatne. Lepiej pozostawić w takich przypadkach pole manewru zamawiającym i zdać się w tym zakresie na ich zdrowy rozsądek - uważa Sylwester Kuchnio, radca prawny w Zespole Prawa Zamówień Publicznych i Kontraktów Rządowych kancelarii Dentons, były członek KIO.
Niektóre z zaleceń mogą wręcz prowadzić do konfliktu między zakładanymi celami. Z jednej strony postuluje się bowiem centralizację zamówień, która bez wątpienia może przynieść duże oszczędności zamawiającym ze względu na efekt skali, ale z drugiej z tego samego powodu mniejsze firmy zwyczajnie nie będą w stanie sprostać tak dużemu zamówieniu.
Zmianą od dawna oczekiwaną przez rynek, nie tylko małych i średnich firm, ma być certyfikacja wykonawców. Dzięki niej przedsiębiorcy nie musieliby za każdym razem na nowo potwierdzać, że spełniają warunki i nie podlegają wykluczeniu, co pozwoli na oszczędność czasu i pieniędzy.
„Wykonawca będzie uprawniony do posługiwania się certyfikatem na potrzeby wielu różnych postępowań, bez potrzeby każdorazowego gromadzenia i składania dokumentów” - można przeczytać w dokumencie.
Profesjonalizacja zamówień
Sporo uwagi dokument poświęca profesjonalizacji procesu udzielania zamówień. Jej elementem ma być wdrożenie najnowszych rekomendacji wynikających z Europejskich ram kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych opracowanych przez Komisję Europejską w czerwcu 2020 r. (ProcurCompEu). Ma to pozwolić na wymianę informacji pomiędzy zamawiającymi a prezesem UZP w zakresie luk kompetencyjnych, jakie pojawiają się wśród praktyków zamówień publicznych w całej administracji rządowej. Kolejnym elementem będzie system szkoleń oraz stworzenie nowego portalu internetowego dla zamawiających, na którym - poza materiałami edukacyjnymi czy zbiorem dobrych praktyk - znajdzie się również moduł e-learningowy.
Priorytetami dla rządu są również zrównoważone i innowacyjne zamówienia. Dlatego rekomenduje on stosowanie metody kalkulacji kosztów cyklu życia produktu, która uwzględnia koszty nie tylko nabycia, ale i użytkowania (np. zużycia energii), utrzymania, a wreszcie także wycofania produktu z eksploatacji. Promowane mają też być proekologiczne zakupy (w tym celu zostanie powołany specjalny zespół ds. zielonych zamówień), szersze wykorzystanie etykiet i norm w dokumentacji, uwzględnianie aspektów zdrowotnych i wreszcie innowacyjne zamówienia.
- Dokument imponuje swoim rozmachem i kompleksowym podejściem do zamówień publicznych rozumianych nie tylko jako zbiór formalnych (a nawet formalistycznych) procedur, ale przede wszystkim jako skuteczne narzędzie do realizacji różnych celów państwa. Wypada tylko życzyć rządowi i nam wszystkim, aby przynajmniej część tych celów przy pomocy wskazanych narzędzi udało się zrealizować - podsumowuje Sylwester Kuchnio.
- Z drugiej jednak strony trudno oprzeć się wrażeniu, iż wiele z przedstawianych pomysłów to zbiór pobożnych życzeń, które w zderzeniu z siermiężną i w sumie dość banalną rzeczywistością większości publicznych zakupów skutkować będą tylko i wyłącznie wzrostem niepotrzebnej biurokracji, a nie realną poprawą systemu - dodaje. ©℗

Jak rozwiązać problemy z dostawami

Urząd Zamówień Publicznych przygotował wskazówki dla zamawiających, jak przeciwdziałać problemom wynikającym z zakłóceń w łańcuchach dostaw.
Na problemy z terminową realizacją zamówień zwracała uwagę m.in. branża sprzętu elektronicznego. Z jednej strony są one efektem pandemii, brakiem kontenerów i opóźnieniami w transporcie morskim, z drugiej nałożyły się na to też zakłócenia w dostawie półprzewodników. Dlatego też Związek Cyfrowa Polska prosił o interwencję UZP oraz Ministerstwo Rozwoju i Technologii. W swym piśmie zwracał uwagę, że o kilkanaście procent spadło zainteresowanie firm udziałem w przetargach. Powód - strach przed niedotrzymaniem terminów i związaną z tym koniecznością płacenia kar umownych.
W odpowiedzi UZP przygotował zalecenia, które mogą pomóc w rozwiązywaniu problemów dotyczących dostaw na podstawie obowiązującej ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.). Wskazuje w nich m.in. na możliwość (a powyżej progów unijnych konieczność) przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań, której elementem jest rozeznanie rynku w zakresie możliwych wariantów realizacji zamówienia i zdefiniowanie ewentualnych ryzyk. Temu też może służyć inny instrument - wstępne konsultacje rynkowe z wykonawcami.
„Taka forma dialogu z rynkiem może stanowić doskonałe narzędzie umożliwiające pozyskanie przez zamawiającego wiedzy rynkowej, a także przygotowanie rozwiązań dla ewentualnych ryzyk, dotyczących etapu realizacji zamówienia (np. adekwatne klauzule przeglądowe i waloryzacyjne, odpowiednie terminy dostawy, itp.)” - zaznacza UZP.
Wspomniane klauzule przeglądowe mogą być konkretnym sposobem na minimalizowanie negatywnych dla przedsiębiorców skutków związanych z ewentualnym niedotrzymaniem terminu. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy p.z.p. dopuszczalna jest zmiana umowy, niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych. Muszą one jednak spełniać trzy warunki:
• określać rodzaj i zakres zmian,
• określać warunki wprowadzenia zmian,
• nie mogą przewidywać zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
Wprowadzenie klauzul przewidujących możliwość wydłużenia terminu dostaw w przypadku sytuacji, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, mogłoby zachęcić przedsiębiorców do udziału w przetargach. Dostaną bowiem jednoznaczny sygnał, że w razie problemu nie będą musieli płacić kar umownych za problemy, których nie można było uniknąć.
Etap legislacyjny
Projekt uchwały skierowany do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych
Konkurencyjność wciąż nie imponuje / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe