Jedynie połowa instytucji publicznych oraz firm z sektora prywatnego posiada wewnętrzne kanały do zgłaszania nieprawidłowości. Co gorsza, przyjęte rozwiązania nie chronią odpowiednio tożsamości pracowników.
Do wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów pozostało mniej niż pół roku. Nowe przepisy obejmą kilkanaście tysięcy podmiotów w Polsce, w tym instytucje publiczne, podmioty z sektora finansowego oraz średnie i duże firmy prywatne. Z badania przeprowadzonego przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie polskiej spółki informatycznej braf.tech „Ochrona sygnalistów – świadomość pracowników i praktyki w firmach w Polsce” wynika, że przed rodzimymi firmami jeszcze daleka droga do spełnienia nadchodzących wymogów prawnych.
Obecnie bowiem jedynie 45 proc. firm i 49 proc. instytucji publicznych posiada kanały komunikacji dla sygnalistów. Mniej niż 40 proc. z nich ma zaś procedury związane ze zgłaszaniem niewłaściwych zachowań i przypadków łamania prawa. A tylko w co trzecim podmiocie mają one wymiar formalnych dokumentów. W 56 proc. firm zgłoszenia o nieprawidłowościach są przyjmowane pisemnie (59 proc. w instytucjach), np. w formie tradycyjnego listu lub drogą mailową, a 36 proc. przedsiębiorstw stosuje zgłoszenia osobiste (48 proc. instytucji).
W zdecydowanej większości przypadków firmy oraz instytucje stosują kanały zgłoszeń, które nie zapewniają anonimowości sygnalistom. Jednocześnie około połowy wszystkich pracowników jest zdania, że podstawową cechą systemu do raportowania nieprawidłowości w organizacji powinna być właśnie możliwość wprowadzania zgłoszeń anonimowych. Również 48 proc. przedstawicieli firm i 56 proc. przedstawicieli instytucji publicznych jest zdania, że to zachęciłoby sygnalistów do działania.
Katarzyna Matyja, adwokat w Axelo Prawo i Podatki dla Biznesu, wskazuje, że dyrektywa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek ustanowienia kanałów i procedur dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, tj. przekazywanych w ramach struktury danego podmiotu i podejmowania związanych z tym działań następczych. A ich kluczowym elementem jest zapewnienie poufności – i osobie dokonującej zgłoszenia, i osobie trzeciej wymienionej w zgłoszeniu.
– Poufność w zakresie tożsamości dokonującego zgłoszenia może być jednak ograniczona, na pewnych warunkach, w związku z prowadzonym przez właściwy organ postępowaniem wyjaśniającym lub sądowym – tłumaczy Katarzyna Matyja.
Z kolei radca prawny Tomasz Bek dodaje, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych mają gwarantować podejmowanie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych, jeżeli prawo krajowe przewiduje taki skutek. – Dyrektywa nie wyłącza uprawnienia państw członkowskich do tego, aby obciążyć podmioty sektora prywatnego lub publicznego obowiązkiem przyjmowania zgłoszeń anonimowych – mówi. Co więcej, przepisy unijne zapewniają anonimowym sygnalistom także ochronę, jeśli zgłaszający zostali zidentyfikowani i doświadczą działań odwetowych.
Prawnicy uważają, że w początkowym okresie od wdrożenia dyrektywy często stosowanymi rozwiązaniami będą rozwiązania oparte na kanałach komunikacji dokumentowej (np. w formie osobnego adresu korespondencyjnego) lub elektronicznej (np. osobny adres e-mail). – Rozwiązaniem zapewniającym lepszą ochronę, choć zapewne droższym oraz wymagającym organizacyjnego wysiłku, są rozwiązania oferowane przez podmioty zewnętrzne, gwarantujące zachowanie poufności, jak i anonimowości – uważa Katarzyna Matyja.
Pomimo bliskiego terminu wejścia w życie unijnych przepisów z badania wynika, że tylko co trzecia firma z sektora prywatnego i zatrudniająca co najmniej 50 osób w ogóle słyszała o istnieniu dyrektywy o ochronie sygnalistów. 69 proc. przedsiębiorców nie posiada wystarczającej wiedzy na temat jej podstawowych założeń, a jedynie 21 proc. jest w stanie wskazać prawidłowy termin jej wdrożenia w Polsce. Ba, prawie 60 proc. przedstawicieli firm deklaruje, że nie zna nawet znaczenia terminu „sygnalista”.
W przypadku instytucji publicznych jedynie 27 proc. jej przedstawicieli nie słyszało o dyrektywie, a blisko 40 proc. nie posiada wystarczającej wiedzy na jej temat. Jednocześnie aż 71 proc. przedstawicieli firm i 58 proc. pracowników instytucji uważa, że zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów jest szansą na identyfikowanie realnych problemów.
